Gestionnaire finances et budget (H/F) — Institut d'Etudes Politiques d'Aix en Provence

Placé(e) sous l’autorité de la responsable du service, le/la gestionnaire a en charge la prise en charge et le suivi de l’ensemble des dépenses de fonctionnement (hors dépenses de restauration, de réception et des dépenses liées à la logistique et patrimoine), des dépenses liées aux missions des personnels ainsi que des mobilités étudiantes. Il/elle pourra occasionnellement se voir confier la prise en charge de recettes le cas échéant.

1. Engagement des dépenses de fonctionnement

-Recevoir les demandes de bons de commande des gestionnaires des Centres de Responsabilités

-Contrôler les données fournisseur dans SIFAC

-Créer les nouveaux tiers (mise à jour de la base tiers) le cas échéant

-Vérifier l’existence ou non d’un marché ou d’un contrat – saisir le marché le cas échéant

-Vérifier la disponibilité des crédits sur la ligne budgétaire concernée

-Saisir la commande dans SIFAC et annexer les pièces dans l’outil financier

-Transmettre le bon de commande au gestionnaire initiateur de la commande

-Archiver les bons de commande

2. Traitement des factures, comptabilisation des services faits dans un fonctionnement en mode « service facturier ».

-Traiter les workflows : factures transmises via Chorus Pro par les entreprises en attente de comptabilisation du service fait.

• Demander aux gestionnaires ayant reçu les fournitures ou prestations de confirmer leur réalisation (totale ou partielle), via le bon de livraison ou l’attestation de service fait

-Comptabiliser les services faits valant ordre de payer de l’ordonnateur. Réponses aux workflows le cas échéant.

-Traiter les relances fournisseurs.

-Assurer le suivi financier des contrats de maintenance avec tenue d’un tableau de bord.

• Saisir dans SIFAC les marchés des biens et services (bibliothèque, informatique …) et collecter les pièces justificatives constitutives du marché

-Assurer le suivi des services faits non soldés (restes à facturer) et des restes à payer.

3. Dépenses sur missions des agents

• Réceptionner les demandes d’ordre de mission et saisir les OM dans SIFAC
• Réceptionner les justificatifs de dépenses et procéder à la saisie des états liquidatifs
• Transmettre les états liquidatifs signés à l’agence comptable pour validation et règlement
• Suivre et appliquer les procédures
• Accompagner l’établissement dans le projet de mise en place de la dématérialisation des missions
• Archiver les dossiers

4. Traitement des mobilités étudiantes

-Recueillir la liste des boursiers (Erasmus, UFA, AMI) accompagnée des pièces nécessaires à la création dans SIFAC de chaque étudiant bénéficiaire (fiche d’identification + RIB). Contrôler leur conformité.

-Créer dans SIFAC des tiers étudiants le cas échéant après contrôle des pièces.

-Etablir un bon de commande pour chaque boursier

-Transmettre au service facturier la liste préalablement contrôlée valant demande de paiement.

Connaissances :

-Connaissance de l’enseignement supérieur et de la recherche

-Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative.

-Connaissance des règles et techniques de la comptabilité générale, et règles de conservation des pièces comptables.

-Connaissance de l’outil SIFAC

Savoir-faire :

-Analyser les données comptables et financières

-Appliquer des règles financières

-Assurer le suivi des dépenses et des recettes

-Exécuter la dépense et la recette

-Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

-Savoir rendre compte

-Communiquer et faire preuve de pédagogie

-Mettre en œuvre des procédures et des règles

-Travailler en équipe

-Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité

-Assurer une veille

-Mettre en œuvre une démarche qualité

-Classer et archiver des documents

Savoir-être :

-Respecter la confidentialité

-Être organisé et prioriser ses activités

-Avoir le sens relationnel

-Être réactif et dynamique

-Être autonome, vigilant et rigoureux

-Communiquer et faire preuve de pédagogie

-Savoir rendre compte, être fiable et transparent

-Faire preuve de polyvalence