PP-DILT-CABINET- Coordonnateur(trice) du secrétariat particulier H/F — Préfecture de Police de Paris

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

Au sein du cabinet de la direction de l’innovation, de la logistique et de la technologie (DILT) et sous l’autorité du chef de cabinet et de la communication, le (la) coordinateur(trice) du secrétariat particulier a pour principales activités :

• encadrer le travail et l’activité des deux assistantes de direction
• prendre en charge la bonne coordination des agendas du directeur et du directeur adjoint, en lien avec les secrétariats des différents services de la préfecture de Police et ceux des services internes de la DILT
• assurer le suivi et le traitement de la messagerie fonctionnelle du secrétariat particulier, véritable porte d’entrée des courriels adressés à la DILT
• coordonner la gestion du courrier, en lien avec le service interne chargé de la dématérialisation : traitement des courriers entrants et sortants dans l’application Maarch
• veiller au bon classement numérique et à l’archivage des documents pour sécuriser la bibliothèque numérique de la direction
• sécuriser l’ensemble de l’activité du secrétariat (organisation et gestion des réunions, mise en place d’accueil café, réservation des salles, accueil physique et téléphonique des visiteurs, …)
• en l’absence du personnel chargé de la rédaction, participer à la mise en forme de lettres ou de notes dans le respect de la charte graphique Etat)
• au quotidien, le (la) titulaire du poste pourra apporter son soutien au chef de cabinet et de la communication pour le seconder sur certaines missions

Force de proposition et d’innovation, le (la) coordonnateur(trice) est capable d’organiser et de prioriser les activités dont il a la charge. Il (elle) participera à des missions stratégiques dévolues au cabinet.

Au regard des sujets traités, il est indispensable de faire preuve de discrétion. Il est également demandé d’avoir une appétence pour le travail en équipe et d’être force d’entraînement pour faire évoluer favorablement les agents.

Votre environnement professionnel :

Activités du service

Le cabinet a pour mission principale de centraliser et de fluidifier la coordination interne entre les services de la DILT et les services extérieurs de la direction. Il est le service « facilitateur » de la direction et doit garantir le cœur de métier de la DILT, direction « force de soutien » au service des autres entités de la préfecture de police.

Le cabinet est identifié comme la porte d’entrée pour l’ensemble des autorités préfectorales mais aussi pour les directions/services clients de la DILT.

Il est chargé des rendez-vous et des dossiers à préparer, en lien étroit avec le service du pilotage et de la gouvernance (SPG), de la bonne organisation et tenue des réunions du comité de direction, des questions protocolaires et honorifiques, ainsi que de la communication interne et externe.

Composition et effectifs du service

Le cabinet de la direction de l’innovation, de la logistique et des technologies est une équipe mixte composée de personnels administratifs et de personnels actifs de la police nationale. Il est composé de la chefferie de cabinet (2 agents), d’un secrétariat particulier (3 agents), d’une unité chargée de la communication (2 agents et 2 alternants) et d’une unité chargée de la sécurité intérieure et du soutien opérationnel (9 agents et 1 réserviste de la police nationale).

Liaisons hiérarchiques

Le chef de cabinet et de la communication (N+1)

Le directeur de l’innovation, de la logistique et des technologies et son adjoint (N+2)

Liaisons fonctionnelles

Le cabinet du préfet de police, le cabinet de la préfète SGA, les directions actives et administratives de la préfecture de police, l'ensemble des services de la DILT ainsi que les services du ministère de l'intérieur.

Il conviendra de tisser des liens étroits avec l’ensemble de ces intervenants, pour entretenir avec ces derniers d’excellentes relations et garantir la bonne réalisation des missions.

Vos compétences principales mises en œuvre:

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique - bureautique/niveau maîtrise

requis

Connaître l'environnement professionnel/niveau maîtrise/à acquérir

Savoir-faire

Savoir manager/niveau maîtrise/requis

Savoir rédiger/niveau expert/requis

Savoir travailler en équipe/niveau maîtrise/requis

Gérer les calendriers, les priorités et les contraintes/niveau maîtrise

requis

Savoir s'organiser/niveau maîtrise/requis

Savoir-être

Capacité à rendre compte/niveau maîtrise/requis

Avoir le sens des relations humaines/niveau maîtrise/requis

savoir s'exprimer oralement/niveau maîtrise/requis

savoir communiquer/niveau maîtrise/requis

Dynamisme et réactivité/niveau maîtrise/requis

Vos perspectives :

Le travail en équipe, les nombreux contacts avec des interlocuteurs variés, la diversité des tâches et l’acquisition de connaissances dans des domaines variés sont autant de points d’intérêt de ce poste, qui doivent vous permettre de développer une carrière et progresser.

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Localisation géographique :

PP-DILT-CABINET -66, boulevard de l'hôpital - 75013 PARIS

Date limite de candidature: 31/12/2026

Qui contacter ? Indiquer les coordonnées ou adresse mail des personnes à contacter

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :

Personnels du ministère de l'Intérieur

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Personnels externes

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Emploi fonctionnel (codification RMFP pour publication) :

Vous trouverez le référentiel RMFP sous le lien suivant :

https://www.fonction-publique.gouv.fr/biep/repertoire-interministeriel-des-metiers-de-letat

Code fiche de l’emploi type 1 (RMFP) : ERDIR022 – Assistante/Assistant de direction

Emploi fonctionnel (codification REMI indispensable pour la prise d’acte dans D2)

Vous trouverez le référentiel REMI sous le lien suivant :

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/mgmrh/Page_mgmrh/Referentiel_des_emplois_version_2011_modifiee_12_fevrier_2015_copie.pdf

Code fiche de l’emploi type 1 (REMI) : ADM004A - Assistant d’administration générale

Codes d'affectation:

SAA: 75IL0010

SAO: 75IL0010

Depuis sa création en 1800, la préfecture de Police, dont le siège se trouve à Paris, au cœur de l’Île de la Cité, est une administration unique en France, riche de près de 43 000 agents, dont quelques 27 000 policiers et 8 500 sapeurs-pompiers.

La préfecture de Police est dirigée par le préfet de Police, qui est responsable de la sécurité des personnes et des biens, ainsi que de la sécurité civile, pour l’agglomération parisienne (Paris et les départements de la première couronne). Il est également en charge, pour la capitale, de la délivrance des titres administratifs, de la circulation, des transports et du commerce, de la protection du public, mais aussi de la lutte contre les nuisances et de la protection de l’environnement.

Le préfet de Police est préfet de la zone de défense et de sécurité de Paris (Paris et les sept départements de la petite couronne), avec pour mission de préparer et de coordonner toutes les mesures permettant de gérer une crise à l’échelle de son territoire. Pour protéger, porter assistance, sauver, sécuriser, enquêter, accueillir… tous les personnels de la préfecture de Police répondent présents 24h/24 et 7j/7 !

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