Project Manager – Erasmus Mundus - chargé(e) de coordination opérationnelle du programme — Université de Pau et des Pays de l'Adour

Les activités principales

1. Suivi administratif d’un Master International

• Assurer le suivi administratif courant du programme M-FLEET dans le respect des procédures de l’UPPA, du programme Erasmus Mundus et des règles du consortium
• Préparer, collecter, les documents administratifs nécessaires au suivi du programme

2. Suivi des étudiants et des mobilités

• Participer au suivi administratif des candidatures et des admissions
• Accompagner les étudiants dans leurs démarches administratives en lien avec les différents établissements du consortium (visa, logements…) et contribuer à leur accueil
• Contribuer au suivi des mobilités internationales et des changements d’établissement

3. Coordination opérationnelle avec les partenaires

• Assurer les échanges administratifs courants avec les établissements partenaires du consortium
• Coordonner les activités des différentes instances liées au consortium /Organiser et suivre les réunions du consortium ou les réunions de travail : convocations, ordre du jour, documents préparatoires, comptes rendus et suivi des actions
• Faciliter la circulation de l’information entre les partenaires et les services internes de l’UPPA

4. Suivi des données et reporting

• Alimenter et mettre à jour les tableaux de bord du programme
• Collecter et consolider les informations transmises par les différents partenaires
• Participer à la préparation des éléments nécessaires aux bilans et rapports du programme à destination de la commission européenne
• Contribuer au suivi des indicateurs administratifs du projet

5. Information et communication

• Répondre aux demandes d’information des étudiants, candidats
• Contribuer à la mise à jour des supports d’information destinés aux étudiants et partenaires

-Participer à la valorisation des activités du programme en lien avec les personnes en charge de la communication.

Ce poste est fait pour vous si

Vous êtes :

• Titulaire d’un diplôme de niveau BAC+2/3

Vous possédez :

• Une première expérience dans une structure de l’enseignement supérieur, dans le domaine de la coopération internationale, de la mobilité étudiante ou de la gestion administrative de projets
• Une bonne connaissance de l’environnement administratif de l’enseignement supérieur
• Un intérêt pour les programmes européens et la mobilité internationale
• Une bonne compréhension des enjeux liés à l’accompagnement d’étudiants internationaux

Vous maîtrisez :

• L’anglais à l’écrit comme à l’oral
• Les outils bureautiques et les outils collaboratifs
• Les techniques de gestion et de suivi administratif
• Les outils de suivi et de gestion de projets

Vous êtes en capacité :

• De travailler en équipe et en réseau avec des interlocuteurs français et internationaux
• D’être autonome dans l’organisation de votre activité
• De gérer plusieurs dossiers et échéances simultanément
• De vous adapter à un environnement international et multiculturel
• De faire preuve de rigueur et d’organisation
• De faire preuve de réactivité et de capacité d’adaptation
• De communiquer avec des publics variés, notamment des étudiants internationaux

Ce poste est fait pour vous si

Vous êtes :

• Titulaire d'un diplôme de niveau BAC+2/3

Vous possédez :

• Une première expérience dans une structure de l'enseignement supérieur, dans le domaine de la coopération internationale, de la mobilité étudiante ou de la gestion administrative de projets
• Une bonne connaissance de l'environnement administratif de l'enseignement supérieur
• Un intérêt pour les programmes européens et la mobilité internationale
• Une bonne compréhension des enjeux liés à l'accompagnement d'étudiants internationaux

Vous maîtrisez :

• L'anglais à l'écrit comme à l'oral
• Les outils bureautiques et les outils collaboratifs
• Les techniques de gestion et de suivi administratif
• Les outils de suivi et de gestion de projets

Vous êtes en capacité :

• De travailler en équipe et en réseau avec des interlocuteurs français et internationaux
• D'être autonome dans l'organisation de votre activité
• De gérer plusieurs dossiers et échéances simultanément
• De vous adapter à un environnement international et multiculturel
• De faire preuve de rigueur et d'organisation
• De faire preuve de réactivité et de capacité d'adaptation
• De communiquer avec des publics variés, notamment des étudiants internationaux

Une université d’excellence

Université multi-sites implantée sur 5 campus à Pau, Anglet, Bayonne, Mont de Marsan et Tarbes, l’UPPA est une université pluridisciplinaire (hors santé) qui s’est fortement transformée avec l’obtention du label d’excellence I-SITE « Solutions pour l’Énergie et l’Environnement » pérennisé en 2022. Elle accueille environ 13 000 étudiants au sein de 3 collèges sur les niveaux licence, master et doctorat :

• le collège Sciences et Technologies pour l’Energie et l’Environnement (STEE)
• le collège Sciences Sociales et Humanités (SSH)
• le collège Études Européennes et Internationales (EEI)

Une université engagée et inclusive

La stratégie de l’UPPA, en adéquation avec le plan France 2030, vise à répondre aux défis de demain et en particulier celui de la transition écologique. La visibilité d’une recherche intensive de niveau international spécialisée et interdisciplinaire répondant aux enjeux sociétaux, l’intensité du partenariat avec les acteurs socio-économiques et culturels du territoire, l’attractivité et le rayonnement international de l’établissement, une offre de formation conçue pour répondre aux besoins tout au long de la vie en soutien aux besoins émergents du monde socio-économique et la capacité à accompagner l’innovation, constituent les piliers de l’université cible.

Cette trajectoire est soutenue par l’alliance européenne UNITA qui est orientée sur des axes venant renforcer cette dynamique.

Le challenge

L’Université de Pau et des Pays de l’Adour (UPPA) coordonne le consortium international du programme M-FLEET – Erasmus Mundus Joint Master, formation internationale portée conjointement par plusieurs établissements européens.

Le projet implique la coordination d’activités pédagogiques, administratives et opérationnelles liées à la mise en œuvre du programme : information et accompagnement des candidats et étudiants, suivi des mobilités, relations avec les établissements partenaires, organisation des activités du programme, suivi documentaire et administratif, collecte d’informations et contribution au reporting du projet.

Le/la Project Manager intervient au sein du Collège des Études Européennes et Internationales (EEI), en lien étroit avec la coordination académique du programme, les établissements partenaires du consortium et les différents services de l’UPPA concernés par sa mise en œuvre (cellule Europe notamment).

Il/elle contribue à la bonne mise en œuvre du programme en assurant le suivi des dossiers, des échéances et des procédures, la circulation de l’information entre les différents interlocuteurs ainsi que l’organisation pratique des activités du programme.

Il/elle constitue un point d’appui opérationnel pour la coordination du programme et contribue à la qualité du suivi administratif des étudiants, des partenaires et des différentes activités du projet.