Responsable administratif auprès du Maire — Mairie de Bourg-de-Péage

Activités principales

Organisation de l’environnement professionnel

• Faire la synthèse des ordres du jour des Conseils communautaires de Valence Romans Agglo (VRA),
• Sensibiliser le Maire sur les thèmes à enjeux,
• Veiller et organiser le retour d’information quant à la participation des élus aux différentes commissions de l’Agglo,
• Créer un modèle type de retour d’information,
• Prendre attache auprès du Maire afin de connaitre et de diffuser les orientations politiques de la ville auprès des élus participant aux commissions de VRA,
• Assurer la diffusion des retours de commissions auprès du cabinet, et de la Direction Générale,
• Rappeler au Maire les informations importantes et transmettre des messages,
• Organiser les déplacements du Maire,
• Assurer la continuité du service lors des absences de la secrétaire des élus

Management opérationnel

• Manager organisationnellement et hiérarchiquement la secrétaire des élus,
• Adapter son management aux situations,
• Evaluer la secrétaire des élus et contribuer à son développement professionnel,
• Concevoir des outils de planification et des procédures de contrôle,
• Veiller à la réactivité et à la qualité des dossiers traités,
• Répartir et planifier les activités en fonction des contraintes,

-Assurer la gestion et suivi de l’activité.

Accueil téléphonique et physique

• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent,
• Permanence mensuelle du Maire en alternance avec la secrétaire des élus,
• Adapter son propos en fonction de l’interlocuteur,
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques à destination du Maire

Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques

• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
• Réaliser la saisie de documents de formes et de contenus divers,
• Organiser le classement et l’archivage des dossiers

Organisation/ planification des réunions et des instances officielles (conseils municipaux, réunions de coordination, conseils d’adjoints et de listes, conseils communautaires)

• Respecter les délais de transmission des documents avant les réunions,
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger des comptes-rendus

Suivi des projets et des activités

• Intégrer les priorités dans la gestion quotidienne dans le planning hebdomadaire du maire,
• Assurer la préparation des vœux du Maire,
• Assurer le suivi Relations aux Citoyens

Gestion administrative et financière

• Réaliser la coordination du Congrès des Maires (de la Drôme et national) – APVF,
• Assurer l’organisation (la participation des élus a la tenue des bureaux de vote) en période électorale,
• Suivi des visites du Maire aux administrés,
• Liens avec l’Agglo (VRA) et le Syndicat Départemental d'Énergie de la Drôme (SDED) pour la gestion de l’agenda