Chargé(e) d'accueil et de gestion administrative et financière — Mairie de Bourg-de-Péage

ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES/ SAVOIRS FAIRE

Accueil du public à la Maison des associations - Service Sport, culture et vie associative

Participer à l’accueil physique du public et le renseigner, à la Maison des associations ou ponctuellement sur des évènements organisés par la ville

Recevoir, filtrer et réorienter si nécessaire les appels téléphoniques

Comprendre les demandes et s’exprimer correctement à l’oral et à l’écrit

Gestion et suivi administratif du Service Sport, culture et vie associative

Utiliser l’outil informatique (Pack office, logiciels métiers).

Suivre les demandes de subventions des associations en lien avec la Direction des Finances.

Assister l’adjoint au responsable du service sur les contrôles d’accès dans les établissements municipaux équipés et la gestion des badges.

Rédiger et mettre en forme différents documents de contenus et formes divers (tableaux Excel, diaporama, courriers, décisions, arrêtés…).

Classer, trier, ordonner et archiver les dossiers service sport culture et vie associative et les documents de manière simple et accessible à tous

Transmettre des documents à la préfecture via XBUS.

Saisir des bons de commandes à la demande de sa direction sur CIRIL et assurer leur transmission aux prestataires.

Assurer le suivi des livraisons pour permettre la validation des factures par sa direction.

Gérer les commandes, la distribution et le stock des vêtements de travail et des EPI, des agents SCVA, en lien avec le service juridique (coordonnateur de ce marché public).

Anticiper et suivre les commandes de fournitures administratives du service SCVA en lien avec la direction des finances.

Organisation évènementielle

Assister le chargé de mission évènementiel dans le suivi administratif et financier des projets évènementiels organisés par le service SCVA (Demandes de devis, bons de commande, contrats, conventions, SACEM, sécurité, réservations WC, containers OM…).

Planifier et organiser des réunions, y participer et en assurer les comptes rendus si nécessaire.

Participer à l’organisation des évènements le jour J si besoin.

ACTIVITÉS TRANSVERSALES

Gérer le courrier arrivé/départ du service SCVA, ainsi que les mails reçus sur la messagerie générique SCVA – MDA.

Assurer les visites de la Maison des associations et la distribution des badges et des clefs.

Participer à la mise en place du mobilier ou du matériel dans les salles de la Maison des associations.

Assurer l’accueil des bénévoles associatifs lors des permanences « reprographie » ou autres.

Traiter les réservations de salles sur le logiciel Planitech et assurer les réponses aux demandes (Accusé réception et réponses plus complètes).

Suivre la facturation des locations de salles et de prestations diverses suivant la décision municipale, en lien avec la direction des finances.

Mettre à jour les plannings évènementiels et les diffuser en interne et aux partenaires en cas de besoin

Saisir des demandes d’intervention et de réservation de matériel auprès des services techniques via le logiciel Open GST.

Conditions de travail :

Peut être amené(e) ponctuellement à travailler en soirée et le week-end sur des évènements ou des réunions.

Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle + CNAS + COS + Tickets restaurant+ participation mutuelle santé et prévoyance labellisées.

Recrutement à compter du 1er décembre 2026