Agent administratif polyvalent — Mairie de Peyrins

Les missions s'exercent dans le cadre de l'organisation du service, en coordination avec les agents référents et sous l'autorité hiérarchique compétente.

Missions principales

1. Accueil et gestion administrative

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés, associations et partenaires
• Informer, renseigner et orienter les usagers vers les interlocuteurs ou services compétents
• Identifier et traiter les demandes de premier niveau
• Gérer la boîte mail générale de la mairie et assurer le suivi des sollicitations
• Réceptionner, trier et distribuer le courrier entrant et traiter le courrier sortant (mise sous pli, affranchissement et dépôt)
• Assurer la gestion administrative de l'agenda du Maire et le suivi des demandes de rendez-vous

2. Vie associative et gestion des équipements communaux

• Être l'interlocuteur administratif des associations communales
• Recueillir et traiter leurs demandes, notamment les demandes d’équipements et de subventions
• Assurer le suivi du planning d'occupation des salles communales
• Coordonner les aspects administratifs liés à la mise à disposition des salles (conventions, remise et restitution des clés, suivi des réservations, etc.)

3. Démarches de la population

• Assurer le suivi des demandes de recensement citoyen : vérification des justificatifs, établissement des attestations et transmission des déclarations trimestrielles
• Assurer le suivi administratif des demandes d'attestation d'accueil des personnes étrangères
• Assurer le suivi des demandes d'autorisations de débits de boissons
• Assurer le suivi administratif des autorisations de stationnement des taxis

4. Communication et information municipale

• Assurer l'affichage réglementaire et non réglementaire
• Participer à la diffusion des informations municipales et associatives
• Mettre à jour les supports de communication de la commune : PanneauPocket, panneau lumineux et site internet
• Veiller à la bonne diffusion des informations relatives aux manifestations et événements communaux

5. Centre communal d’action sociale

• Assurer le suivi administratif des demandes sociales des administrés (obligation alimentaire, etc.), en lien avec les élus et les interlocuteurs concernés
• Participer à l'organisation et au suivi administratif des actions et événements portés par le CCAS : repas des aînés, distribution des colis, plan canicule, etc
• Assurer le suivi administratif des demandes de logement social, en lien avec les élus, les bailleurs sociaux et, le cas échéant, la responsable du CCAS

6. Elections

• Assurer le traitement administratif des demandes d'inscription et de radiation sur les listes électorales
• Participer à la préparation et à l'organisation matérielle des scrutins, en appui à la responsable du pôle

Missions secondaires

• Apporter un renfort au pôle Services à la population en cas d'absence de l'agent référent ou lors des permanences du samedi matin
• Participer, dans ce cadre, au traitement des demandes relevant de l'état civil : mariages, décès, reconnaissances et naissances, dans le respect de la réglementation et des habilitations requises

Relations hiérarchiques et fonctionnelles :

• Rattachement hiérarchique : responsable du service
• Relations fonctionnelles : Maire, élus, agents municipaux, CCAS, associations, partenaires institutionnels et administrés

Savoirs :

• Connaissance de l'environnement territorial, du fonctionnement des collectivités et de la fonction publique territoriale
• Connaissance des principales procédures administratives et réglementaires relevant des missions confiées
• Connaissance des règles relatives à l'accueil du public et au service aux usagers
• Notions en matière d'état civil et de gestion des élections appréciées

Savoir-faire :

• Accueillir, renseigner et orienter différents publics
• Analyser une demande et apporter une réponse adaptée
• Constituer, instruire et assurer le suivi de dossiers administratifs
• Rédiger des courriers et documents administratifs
• Organiser son travail, gérer les priorités et respecter les échéances réglementaires
• Utiliser les logiciels métiers et les outils bureautiques (suite Office, navigation internet, messagerie)
• Appliquer les procédures administratives et respecter les règles de confidentialité

Savoir-être :

• Sens du service public
• Qualités relationnelles, d’écoute et de diplomatie
• Polyvalence, réactivité, adaptabilité
• Rigueur, méthode et sens de l’organisation
• Autonomie et force de propositions
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
• Disponibilité et esprit d’équipe
• Capacité à rendre compte à ses responsables et à travailler en lien avec les élus et les services municipaux