Responsable de l'assemblée et de l'administration générale — Mairie de L'Isle-sur-la-Sorgue

1.1 Missions principales :

• Organisation, préparation et suivi du conseil municipal et des commissions municipales :
• Elaboration et suivi des calendriers internes de préparation
• Gestion de l’ensemble de la procédure règlementaire (convocation, quorum, pouvoir, etc.)
• Organisation matérielle des séances
• Centralisation des projets de délibérations et d’actes soumis à l’assemblée, établissement de l’ordre du jour, etc.)
• Transmission des délibérations au contrôle de légalité, mise en ligne sur le site internet de la Ville des documents relatifs aux assemblées
• Tenue des registres
• Administration générale :
• Pilotage et exécution des marchés de l’administration générale (fournitures, registres, mobiliers) : recensement et expression des besoins, rédaction des pièces techniques, analyses des offres, exécution financière
• Gestion du budget « administration générale »
• Centralisation et exécution des commandes de fournitures administratives
• Gestion des abonnements et de la documentation
• Modernisation de l’administration :
• Mise en place d’un parapheur électronique
• Appui à la direction sur la modernisation des procédures internes
• Appui à la direction sur l’encadrement de l’usage de l’intelligence artificielle
• Appui et assistance administrative à la responsable du service commande publique :
• Gestion de la commission d’appel d’offres (CAO) et autres commissions particulières (préparation et envoi des convocations, ordres du jour, quorum)
• Rédaction des courriers de procédure (courriers aux candidats évincés, lettres de notification d'attribution…)
• Suivi et mise à jour des tableaux de bord de la commande publique
• Suivi et relance semestrielle des pièces administratives des titulaires à échéance (attestations de vigilance URSSAF, attestations d’assurance)