Responsable de pôle - service du planning et examens — Université Paris I - Panthéon- Sorbonne

Assurer la gestion du planning central de la Direction de la logistique (7 bâtiments, 200 salles d'enseignement et 18 amphithéâtres) ainsi que la gestion du bureau des surveillants d’examens (recrutement et encadrement des surveillants)

Diriger et coordonner l’ensemble du service : bureau du planning et bureau des surveillances.

Participer à la mise en œuvre de la politique de l'établissement en matière de gestion et d'optimisation des locaux d'enseignement, en veillant à leur utilisation efficiente et adaptée aux besoins des formations.

Les missions du poste sont susceptibles d'évoluer en fonction des orientations stratégiques et des décisions des instances dirigeantes de l'Université, notamment dans le cadre des projets d’évolution du patrimoine immobilier :

• réflexion sur les outils utilisés dans l’établissement et leurs fonctionnalités
• coordination avec les services des plannings locaux

Activités principales :

• Établissement et gestion des plannings d’enseignement et d’examens des centres relevant du service
• Établissement et gestion des plannings d’examens des centres gérés par le service (Panthéon, Sorbonne, La Chapelle, Lourcine, Censier, Broca, Mahler) et gestion des locations extérieures (évaluation des besoins, établissement des devis, services faits, budget d’environ 120 000 euros annuel)
• Gestion des réservations pour toutes les activités organisées dans les locaux d’enseignement (événementiel, réunions, associations étudiantes, soutenances…)

-Recrutement annuel de près de 300 surveillants d’examens, établissement des demandes de recrutement, des dossiers RH, élaboration de leurs plannings d’examens (de 3000 à 5000 créneaux à pourvoir par session), suivi des heures, établissement des états liquidatifs.

• Référent Campus-Condorcet, intermédiaire entre les services de l’EPCC Condorcet et les services de scolarité et laboratoires de recherche de l’Université Paris 1 (et associés, CNRS etc). Gestion d’une adresse courriel dédiée à cet effet
• Direction et coordination des activités du service et des personnels qui le compose
• En relation avec le Vice-président chargé du patrimoine immobilier, le Directeur général des services, le Directeur du patrimoine immobilier (DPI) et la Directrice de la Logistique, élaboration de synthèses et définition en amont des besoins de l’établissement afin d’orienter au mieux les choix en matière de stratégie immobilière sur l’aspect locaux d’enseignement (SPSI)

RELATIONS FONCTIONNELLES ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :

Au sein de la Direction de la Logistique (65 agents) le service du planning et examens se compose de 7 agents. Il est organisé en deux bureaux :

• Un bureau en charge de la gestion des plannings implanté sur les centres La chapelle (1er cycle Sciences humaines majoritairement) et sur le centre Panthéon ; il se compose de 4 agents :1 B/ASI responsable et 3 C gestionnaires

Compétences requises :

• Maîtriser les techniques de planification, de programmation et d'optimisation de l'occupation des locaux
• Connaître l'organisation et le fonctionnement d'un établissement d'enseignement supérieur (Établissement public national à caractère scientifique culturel et professionnel)
• Appliquer la réglementation et les procédures relatives à la gestion des locaux d'enseignement
• Analyser les besoins, identifier les contraintes et proposer des solutions adaptées
• Élaborer, suivre et ajuster des plannings complexes
• Prioriser les demandes et gérer les situations d'urgence ou les conflits de planification
• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels de gestion des plannings (Excel, Word, Pronote Campus…)
• Exploiter des données, produire des tableaux de bord et réaliser un reporting d'activité
• Rédiger des notes, procédures et comptes rendus
• Conseiller les interlocuteurs et assurer une communication adaptée auprès des composantes et des services
• Coordonner des activités et accompagner la mise en œuvre des décisions du responsable de service
• Participer à la conduite du changement et à l'amélioration continue des procédures

SAVOIR-ÊTRE requis:

• Sens de l'organisation et de l'anticipation
• Rigueur, méthode et fiabilité
• Sens des responsabilités et capacité à prendre des initiatives dans son domaine de compétence
• Réactivité et aptitude à gérer les priorités ainsi que les situations d'urgence
• Qualités relationnelles, sens de l'écoute et diplomatie
• Capacité à travailler en équipe et en transversalité avec de nombreux interlocuteurs
• Aptitude à la coordination et à l'accompagnement de l'activité du service
• Sens du service public et de la qualité de service
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
• Capacité d'adaptation, notamment dans un contexte d'évolution des besoins et de l'organisation
• Esprit d'analyse, de synthèse et aptitude à proposer des solutions
• Maîtrise de soi et gestion du stress en période de forte activité

L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne associe le glorieux héritage du collège fondé par Robert de Sorbon au XIIIe siècle avec un projet pluridisciplinaire novateur. Première université française en sciences humaines et sociales (SHS), elle cultive depuis 1971 un esprit unique qui associe une approche scientifique exigeante et l’ambition de faire émerger de nouveaux savoirs qui transforment le monde.

Implantée sur 26 sites franciliens, ouverte sur le monde et l'Europe avec les onze établissements qui composent l'alliance Una Europa, elle accompagne près de 45 000 étudiants par an et revendique l’un des plus grands réseaux d’alumni du continent.

L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne est aujourd’hui la grande université française en sciences humaines et sociales, engagée pour replacer l’humain au cœur de l’approche scientifique, pour des sciences plus humaines ainsi que pour une société plus juste et durable.

Cet engagement se traduit notamment par la mise en place depuis plusieurs années d’une démarche structurée et ambitieuse en matière de développement durable et de responsabilité sociétale (DD&RS).

Le 23 août 2021, l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne a obtenu le label Human Resources Strategy for Researchers (HRS4R) qui confirme son positionnement à l’échelle européenne et son engagement à appliquer les principes de la Charte européenne du chercheur et du Code de conduite pour le recrutement des chercheurs.