Responsable du secrétariat général (h/f) — Mairie de Saint-Pryvé-Saint-Mesmin

1. Présentation Générale et Finalité du Poste

Placé(e) sous l'autorité directe du Directeur Général des Services (DGS) et en lien étroit avec le Maire, le/la Responsable du Secrétariat Général occupe une position pivot au cœur de l'administration communale. Ce poste stratégique combine le soutien opérationnel et décisionnel auprès de la Direction Générale, la supervision d’un service de proximité (accueil, état-civil, cimetière), l'organisation de la vie institutionnelle, le pilotage de la chaîne du courrier, le déploiement de la dématérialisation pour les élus, ainsi qu'une assistance informatique de premier niveau.

2. Répartition Synthétique du Temps de Travail

La quotité de travail est répartie entre sept grands axes opérationnels complémentaires. Cette ventilation garantit une couverture harmonieuse de l'ensemble des missions stratégiques et quotidiennes de la Direction Générale.

3. Description Détaillée des Missions et Activités

3.1. Axe 1 : Assistance DGS / Maire & Suivi de Dossiers

• Gestion d'agenda et filtrage : Gestion prévisionnelle et dynamique des agendas complexes du Maire et du Directeur Général des Services. Prise de rendez-vous téléphoniques et physiques, accueil direct des interlocuteurs et filtrage des sollicitations
• Suivi des dossiers transversaux : Accompagnement du DGS dans le suivi des projets stratégiques, du projet d'administration et préparation des réunions du Comité de Direction (CODIR). Suivi du tableau de bord des contentieux, conventions et délégations
• Rédaction et travaux de secrétariat : Rédaction autonome de notes de synthèse, courriers confidentiels, relevés de décisions. Classement rigoureux des dossiers de la Direction Générale
• Préparation RDV Maire/pryvatains : Organisation des RDV du Maire du Samedi matin: planning : preparation des pochettes avec n° de dossier. Archivage et suivi des suites à donner

3.2. Axe 2 : Supervision du Service Accueil / État Civil / Cimetière

• Encadrement et coordination : Supervision fonctionnelle des 2 agents d'accueil du public, des élections, de l'état civil et de la gestion du cimetière communal
• Qualité du service et continuité : Organisation du planning de présence, veille à la qualité du service rendu à l'usager et au respect des délais de réponse
• État civil et opérations funéraires : Suivi de la tenue des registres d'état civil, délivrance d'actes, gestion administrative des concessions funéraires et des démarches liées au cimetière

3.3. Axe 3 : Gestion de la Vie Institutionnelle (Conseils Municipaux & Commissions)

• Préparation des assemblées : Organisation globale du cycle du Conseil Municipal, du Bureau, de la Plénière, des commissions thématiques 1 et 2. Préparation du support, vérification et envoi des convocations. Rédaction et diffusion des comptes-rendus
• Gestion des délibérations : Vérification de la conformité juridique formelle des projets de délibérations, contrôle des dossiers soumis aux élus et transmission des notes explicatives
• Gestion et suivi des Décisions du Maire: Rédaction et suivi des decisions du Maire et production du register
• Rédaction et publication des actes : Rédaction des comptes-rendus synthétiques, procès-verbaux (PV) et extraits de délibérations via des logiciels spécialisés (logiciel I-Delibre)
• Conservation et registre : Suivi des signatures des actes, télétransmission en Préfecture, publication légale et tenue des registres réglementaires (délibérations, arrêtés du Maire, recueil des actes administratifs)

3.4. Axe 4 : Gestion du Courrier & Circuits de Traitement

• Enregistrement et ventilation du courrier entrant : Réception, ouverture, numérisation et enregistrement systématique de l'ensemble du courrier postal et électronique via l'outil de GED/GRC (logiciel Maarch)
• Attribution et suivi des circuits : Ventilation auprès des services instructeurs, suivi des délais de réponse et pilotage des circuits de validation de la Direction Générale
• Traitement du courrier sortant de la Direction Générale et du Maire : Relecture, mise en forme, contrôle des pièces jointes, affranchissement, mise sous pli et envoi du courrier sortant de la Direction Générale

3.5. Axe 5 : Organisation des Cérémonies Protocolaires

• Préparation logistique et administrative : Organisation complète des cérémonies officielles du Maire, commémorations patriotiques, inaugurations et événements de la municipalité (voeux,…)
• Fichier protocolaire et invitations : Mise à jour du fichier des personnalités et acteurs institutionnels, rédaction et expédition des invitations, suivi des réponses (RSVP)
• Coordination du jour J : Présence opérationnelle lors des événements, accueil des officiels et suivi du déroulé du protocole en lien avec les élus
• Gestion des bons de commande de la Direction: Sur SEDIT RH, émission des bons de commande concernant la direction generale et les besoins du secrétariat general

3.6. Axe 6 : Appui à la Dématérialisation Élus & Parapheur Électronique

• Accompagnement numérique des élus : Assistance des élus dans l'appropriation des outils dématérialisés mis à leur disposition et la gestion des clés de signature électronique (Chambersign)
• Pilotage du parapheur électronique (Ixbus) et hybride : Supervision et coordination des circuits de signature, en assurant l'articulation fluide entre le parapheur papier traditionnel et le parapheur électronique

3.7. Axe 7 : Gestion et Support Informatique de Premier Niveau

• Support de proximité : Assistance informatique de premier niveau (niveau 1) via AMI auprès des élus (résolution d'incidents simples, paramétrage de postes, tablettes, boîtes mail)
• Horaires et organisation : Temps complet (37h hebdomadaires avec RTT). Horaires réguliers avec amplitudes modulables, réunions du CODIR. Ponctuellement cérémonies protocolaires (en soirée ou le week-end)
• Lieu de travail : Hôtel de Ville / Mairie annexe. Possibilité de télétravail (2 jours par semaines)
• Moyens matériels et informatiques : Poste informatique complet, double écran, accès sécurisé au réseau communal, clé de signature Chambersign, smartphone de service, outils de télétransmission (iXbus) et progiciels métier (Maarch, I-Delibre, Incovar, Sedit GF)

Savoirs

(Connaissances) • Connaissance approfondie du fonctionnement des collectivités territoriales et des procédures administratives.

• Maîtrise du cadre réglementaire des actes administratifs, des délibérations et du contrôle de légalité
• Notions juridiques en état civil, réglementation des cimetières et règles d'organisation des assemblées

Savoir-faire

(Compétences techniques) • Aisance avérée avec les outils informatiques et progiciels métier : Pack Office, Maarch (GED), I-Delibre, Teams, iXbus, Chambersign, Sedit GF.

• Excellentes capacités rédactionnelles, de synthèse, de correction syntaxique et d'orthographe rigoureuse
• Gestion méthodique des priorités, anticipation des échéances institutionnelles et suivi rigoureux de tableaux de bord

Savoir-être

(Aptitudes relationnelles) • Discrétion professionnelle absolue, sens de la confidentialité et devoir de réserve.

• Aisance relationnelle, diplomatie, capacité d'écoute et de médiation auprès des élus, agents et usagers
• Autonomie, réactivité, rigueur organisationnelle et sens des initiatives