Responsable de la commande publique, des assurances et des financements extérieurs (h/f) — Mairie de Saint-Pryvé-Saint-Mesmin

1. Présentation générale et finalité du poste

Placé(e) sous l’autorité du directeur général des services, le/la responsable de la commande publique, des assurances et des financements extérieurs assure le pilotage opérationnel, la sécurisation et le suivi des procédures de commande publique, des contrats d’assurance et des dossiers de financement des projets communaux.

Il/elle constitue un référent ressource auprès des services municipaux et de la direction générale. À ce titre, il/elle conseille les services prescripteurs, organise les procédures qui lui sont confiées, veille au respect des échéances et propose des méthodes et outils communs. Il/elle intervient en lien avec les assistants à maîtrise d’ouvrage (AMO), les partenaires institutionnels, les assureurs, les centrales d’achat, Orléans Métropole.

Le poste vise à garantir la régularité et la traçabilité des procédures, à optimiser la mobilisation des financements extérieurs, à anticiper les risques contractuels et assurantiels et à apporter à la direction générale une vision consolidée des dossiers, de leurs échéances et des arbitrages nécessaires.

2. Répartition indicative du temps de travail

Répartition indicative, susceptible d’évoluer selon le calendrier des consultations, des sinistres et des appels à projets.

Domaine d’activité Temps indicatif Priorité

Commande publique : préparation, passation et suivi des marchés 45 % Permanente / forte

Contrats d’assurance et gestion des sinistres 15 % Régulière / réactive

Recherche, montage et suivi des financements extérieurs 25 % Périodique / stratégique

Centrales d’achat, groupements de commande 10 % Transversale / régulière

Tableaux de bord, veille et appui à la direction Générale (Référent RGPD) 5 % Continue

3. Missions et activités principales

3.1. Pilotage de la commande publique (45 %)

• Programmation et préparation des consultations : accompagner les services prescripteurs dans la formalisation de leur besoin, contribuer à la définition du calendrier et proposer, en lien avec la hiérarchie, la procédure adaptée au projet
• Constitution des dossiers :
  • élaborer les pièces administratives (CCAP, RC, AE )des dossiers de consultation des entreprises (DCE), en articulation avec les pièces techniques établies par les services ou les AMO
  • veiller à la cohérence et à la complétude des documents
• Publicité et dématérialisation : préparer et publier les avis, mettre en ligne les dossiers sur le profil acheteur (AWS), assurer les mises à jour, organiser les questions-réponses et veiller au respect des délais
• Conduite administrative des procédures : assurer le suivi des candidatures et des offres, contrôler la complétude des pièces et accompagner les services dans la formalisation de l’analyse des offres, sans se substituer à leur expertise technique
• Attribution et notification :
  • préparer les courriers de rejet, les pièces d’attribution, les actes nécessaires et la notification des marchés
  • assurer, le cas échéant, les formalités de transmission et de publication
• Suivi de l’exécution contractuelle :
  • tenir à jour le tableau de bord des marchés
  • suivre les échéances, reconductions, avenants, actes de sous-traitance et autres actes modificatifs
  • alerter les services sur les renouvellements et obligations contractuelles. Travail étroit avec le service des finances
• Conseil et sécurisation : apporter un conseil de premier niveau aux services, assurer une veille réglementaire et proposer des outils, modèles et procédures internes permettant d’harmoniser et de fiabiliser les pratiques

3.2. Gestion des contrats d’assurance et des sinistres (15 %)

• Assurer le suivi administratif des polices d’assurance, garanties, échéances, avenants, attestations et pièces contractuelles ; préparer les éléments utiles aux renouvellements et consultations
• Centraliser les déclarations de sinistres, recueillir les pièces auprès des services, transmettre les dossiers aux assureurs ou courtiers et suivre leur instruction jusqu’à leur clôture
• Coordonner les échanges avec les experts, assureurs, courtiers et services concernés ; suivre les demandes d’indemnisation, franchises, responsabilités présumées et délais de traitement
• Tenir un registre des contrats et sinistres, repérer les récurrences, alerter la direction générale sur les dossiers sensibles et proposer des mesures d’amélioration ou de prévention

3.3. Recherche et suivi des financements extérieurs (25 %)

• Assurer une veille active sur les dispositifs de financement mobilisables auprès de l’État, de la Région, du Département, d’Orléans Métropole, des organismes publics et de tout autre partenaire pertinent
• Repérer les opportunités de financement en fonction des projets communaux, des calendriers et des critères d’éligibilité ; informer la direction générale et les services concernés des dispositifs identifiés
• Coordonner le montage des demandes : collecter les éléments techniques, administratifs et financiers auprès des services (ou de la maitrise d’oeuvre), constituer les dossiers, vérifier les pièces requises et assurer leur transmission dans les délais
• Assurer le suivi de l’instruction des demandes, répondre aux sollicitations des financeurs, suivre les notifications et conventions et veiller au respect des conditions d’attribution
• Suivre les démarches nécessaires au versement des aides : déclarations de commencement d’opération, demandes d’acomptes, justificatifs, demandes de solde et bilans, en lien avec les services concernés et les finances
• Tenir un tableau de bord consolidé des financements sollicités, obtenus, en cours d’instruction ou restant à justifier ; alerter sur les échéances et les risques de perte de financement

3.4. Achats mutualisés et groupement de commandes (10 %)

• Identifier les centrales d’achat et dispositifs de commande groupée pertinents ; suivre les adhésions, conventions, marchés accessibles et échéances
• Coordonner les besoins communaux avec Orléans Métropole et les partenaires concernés ; informer les services des modalités d’accès et des conditions d’exécution des marchés mutualisés

3.5. Pilotage transversal, reporting et appui à la direction générale (5 %)

• Produire et actualiser des tableaux de bord relatifs aux marchés, assurances, sinistres, financements extérieurs et achats mutualisés
• Rendre compte régulièrement à la direction générale de l’avancement des dossiers, des échéances à venir, des risques juridiques ou financiers et des décisions ou arbitrages attendus
• Proposer un appui juridique au service dans les contrats et/ou les conventions
• Assurer le classement et la conservation des pièces dans le respect des règles de confidentialité, de traçabilité et d’archivage de la collectivité

3.5.1 Rôle de référent RGPD

• Interlocuteur privillégier du DPO mutualisé
• Tenir le register des traitements et appuyer les équipes sur les bonnes pratiques

Conditions d’exercice et moyens mis à disposition

• Organisation du travail :
  • temps complet, 37 heures hebdomadaires avec RTT
  • horaires réguliers, avec des périodes de charge plus soutenue lors des consultations, des renouvellements de contrats, du traitement des sinistres et des campagnes de financement
• Lieu de travail :
  • Hôtel de Ville de Saint-Pryvé-Saint-Mesmin
  • déplacements ponctuels auprès des partenaires institutionnels, assureurs, services mutualisés ou organismes financeurs
• Moyens matériels et informatiques : poste informatique, suite bureautique, accès au profil acheteur et aux logiciels métiers de la collectivité, outils de suivi budgétaire et documentaire
• Rémunération et avantages : rémunération statutaire selon le cadre d’emplois et le grade, régime indemnitaire (RIFSEEP/CIA selon les règles applicables), participation à la protection sociale complémentaire et prestations sociales de la collectivité. Poste Télétravaillable 2 jours/semaine

Profil et compétences attendues

SAVOIRS

• Bonne connaissance de la réglementation de la commande publique et des procédures de passation
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leurs circuits de décision
• Connaissances en gestion des contrats d’assurance et traitement des sinistres
• Connaissance des dispositifs de financement public et des règles de justification des aides
• Notions de gestion budgétaire, comptable et contractuelle

SAVOIR-FAIRE

• Capacité à organiser et piloter plusieurs procédures en parallèle et à respecter des échéances réglementaires
• Aptitude à conseiller les services, formaliser les besoins et coordonner des interlocuteurs variés
• Capacité à constituer des dossiers de financement et à suivre leur instruction jusqu’au versement du solde
• Maîtrise des plateformes de dématérialisation des marchés, des outils bureautiques et des tableaux de bord
• Qualités rédactionnelles, esprit d’analyse et de synthèse ; capacité à identifier les risques et à proposer des solutions

SAVOIR-ÊTRE

• Rigueur, méthode, sens de l’organisation et fiabilité dans le suivi des engagements
• Autonomie, anticipation, esprit d’initiative et capacité d’alerte
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
• Diplomatie, pédagogie, sens du service public et aptitude au travail transversal