Responsable du service affaires générales H/F — Université Paris-Saclay

Missions principales de l’agent :

Programmer les réunions de la direction et les instances de l’IUT

Préparer et assister la direction sur le bon déroulement des instances de l’IUT et sur l’organisation des élections

Préparer les projets de conventions et assurer leur suivi

Réaliser les commandes et le suivi du budget de la direction

Garantir le bon déroulement du circuit des parapheurs

Assister l’équipe communication/relations entreprises lors des évènements organisés à l’IUT (forum des formations, forum entreprises, journées portes ouvertes, rallye de rentrée, accueil de séminaires…)

Assurer l’organisation des évènements de la direction

Être un des interlocuteurs privilégiés du Bureau des Étudiant·es (association de l’IUT)

Participer à la bonne information des personnels de l’IUT (envoi de mailings)

Assurer le classement et l’archivage des documents de la direction et de l’accueil et suivre l’archivage des services communs de l’IUT

Encadrement des collègues de l’accueil qui assurent les missions d’accueil téléphonique et physique, réception et envoi du courrier et des colis, réponses et orientation des mails « informations.iut-orsay », gestion des réservations des véhicules de service, distribution des badges, réservation des salles pour les réunions hors enseignement, aide à l’affichage…

Encadrement du collègue responsable de l’atelier de reprographie pour l’IUT

Être conseil et force de proposition

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux.

Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie.

Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Au sein de l’université Paris Saclay, l’IUT d’Orsay représente un pôle de formation de référence dans les secteurs de la chimie, de l’informatique et des mesures physiques. Doté de plateformes technologiques de pointe, il accueille 1 200 étudiant·es réparti·es en formation initiale, en formation par apprentissage et en formation continue. Depuis 50 ans, l’IUT d’Orsay entretient des relations privilégiées avec les entreprises autour des stages et des formations en alternance.

L’IUT regroupe près de 150 enseignant·es/enseignants-chercheurs/enseignantes-chercheuses, plus de 50 personnels BIATSS supports et environ 200 vacataires.

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Le service affaires générales est composé de deux agents d’accueil et un responsable de l’atelier de reprographie encadrés par le/la responsable de service.

Le/la responsable de service est placé·e sous l’autorité hiérarchique de la Déléguée de le Direction Générale des Service de l’IUT, et fait partie de l’équipe de direction avec le Directeur, le Directeur-Adjoint et la Responsable du pilotage de l’information.

Le service est en interaction forte avec le service technique et logistique, le service financier, le service pilotage de l’information (communication et relations entreprises), le service des formations et de la vie étudiante.