Responsable du Service Communication et Evènementiel — Mairie de Saint-Hilaire-de-Brethmas

MISSIONS PRINCIPALES

1. Stratégie et pilotage de la communication municipale.

• Définir et mettre en œuvre la stratégie globale de communication de la commune, conformément aux orientations municipales
• Élaborer et piloter le plan annuel de communication
• Construire un calendrier éditorial et assurer sa mise à jour
• Développer une communication municipale moderne, accessible, dynamique et cohérente
• Garantir le respect de l'identité visuelle et de la charte graphique de la commune
• Proposer de nouveaux supports et formats pour améliorer l'information des habitants
• Accompagner les services municipaux dans leurs besoins de communication
• Assurer une veille sur les pratiques et les évolutions de la communication publique
• Évaluer les actions engagées et proposer des améliorations

2. Création de contenus et communication multicanale.

• Concevoir, coordonner et superviser les supports de communication municipale
• Piloter la réalisation du magazine municipal Traits d'union, des guides, brochures, affiches et autres publications
• Organiser la production des contenus destinés au site internet et aux supports numériques
• Définir les lignes éditoriales des réseaux sociaux officiels de la commune
• Superviser la préparation et la publication des contenus Facebook et Instagram
• Développer les contenus photographiques, vidéos, stories et formats courts
• Assurer la cohérence et la qualité rédactionnelle et graphique des publications
• Coordonner les prestataires extérieurs intervenant dans la création et la diffusion des supports
• Veiller au respect des règles applicables à la communication institutionnelle, au droit à l'image et à la protection des données

3. Pilotage de l'événementiel municipal.

• Élaborer, en lien avec les élus concernés, le calendrier annuel des manifestations et événements municipaux
• Concevoir et proposer des projets événementiels adaptés aux orientations de la municipalité
• Assurer le pilotage général des manifestations organisées par la commune
• Définir les objectifs, les moyens humains, matériels et financiers nécessaires
• Superviser la préparation et le déroulement des événements
• Coordonner les interventions des services municipaux, des prestataires et des partenaires
• Veiller à l'anticipation des besoins logistiques et techniques
• Travailler avec les services compétents sur les conditions de sécurité, d'accueil et d'accessibilité des manifestations
• Superviser la communication avant, pendant et après chaque événement
• Organiser des réunions de préparation et de bilan
• Évaluer la fréquentation, les dépenses et les résultats des manifestations afin de proposer des améliorations

La coordination opérationnelle du protocole, des cérémonies, des manifestations et des relations associatives demeure assurée par Judith METZINGER, conformément à sa fiche de poste, sous l'encadrement du responsable du service.

4. Management et organisation du service.

• Assurer l'encadrement hiérarchique direct de Cédric PHILIPPOT et Judith METZINGER
• Organiser le fonctionnement quotidien du service
• Définir les priorités, répartir les missions et planifier les activités
• Fixer des objectifs individuels et collectifs adaptés aux missions de chaque agent
• Contrôler l'avancement des dossiers, la qualité des réalisations et le respect des échéances
• Organiser des réunions régulières de service
• Mettre en place des outils de planification et de suivi des tâches
• Accompagner les agents dans l'évolution de leurs compétences et de leurs méthodes de travail
• Identifier les besoins de formation
• Participer aux entretiens professionnels et à l'évaluation des agents selon les responsabilités confiées par la collectivité
• Veiller à la continuité du service et organiser les remplacements nécessaires dans le respect des missions de chacun
• Rendre compte régulièrement au Directeur général des services du fonctionnement et des résultats du service

Le responsable veille à maintenir une répartition claire des responsabilités entre les deux agents et à favoriser leur coopération.

5. Gestion administrative, financière et budgétaire.

• Préparer les propositions budgétaires annuelles du service Communication et Événementiel
• Élaborer les budgets prévisionnels des manifestations municipales
• Assurer le suivi des dépenses et le respect des enveloppes budgétaires validées
• Rechercher des solutions permettant d'optimiser les coûts
• Consulter les prestataires et analyser les propositions techniques et financières
• Suivre les commandes, devis, contrats et prestations en lien avec les services compétents
• Travailler en collaboration avec le service Finances et la commande publique
• Participer à la recherche de partenariats et de financements pour les manifestations, dans le respect des règles applicables
• Établir des bilans financiers et opérationnels des principaux événements
• Présenter au DGS des tableaux de suivi et des propositions d'arbitrage

Les missions administratives de Judith METZINGER relatives aux locations de salles, aux prêts de matériel, aux commandes, aux relations associatives et à la sous-régie de recettes sont maintenues.

Le responsable en assure la coordination dans le cadre du fonctionnement du service, sans se substituer aux responsabilités réglementaires propres au régisseur ou au mandataire de régie.

6. Relations presse et relations publiques.

• Développer et entretenir les relations avec la presse locale et régionale
• Préparer les communiqués et dossiers de presse
• Organiser les points presse et les opérations de communication institutionnelle
• Coordonner la communication des inaugurations, cérémonies et réunions publiques
• Développer les relations avec les partenaires institutionnels, associatifs et économiques
• Veiller à la cohérence des messages diffusés par la commune

7. Communication interne et situations particulières.

• Participer à l'amélioration de la communication interne entre les services
• Organiser la diffusion des informations institutionnelles destinées aux agents et aux élus
• Accompagner les services dans la préparation de leurs supports d'information
• Participer à la préparation de la communication en situation d'urgence ou de crise, sous l'autorité du Maire et du DGS
• Veiller à la fiabilité des informations communiquées et à la réactivité des publications

MISSIONS PONCTUELLES

• Participer aux réunions de préparation des manifestations et aux réunions institutionnelles nécessitant l'intervention du service
• Assurer une présence lors des principaux événements municipaux
• Accompagner ponctuellement les élus dans la préparation d'actions de communication institutionnelle
• Participer à des projets transversaux avec les autres services
• Assurer toute mission relevant de son champ de compétences confiée par le Directeur général des services

Compétences professionnelles

• Maîtrise des techniques de communication institutionnelle, éditoriale et numérique
• Capacité à concevoir et piloter une stratégie de communication
• Bonne maîtrise des réseaux sociaux et de leurs formats
• Maîtrise des outils de création graphique et de production de contenus
• Compétences en organisation et pilotage de projets événementiels
• Capacités de management, d'organisation et de coordination d'équipe
• Connaissance des principes de gestion budgétaire et de suivi financier
• Capacité à gérer plusieurs projets simultanément
• Excellentes qualités rédactionnelles
• Capacité à analyser les résultats et à rendre compte
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales ou capacité à acquérir rapidement ces connaissances
• Connaissance des règles essentielles de la communication publique et de la commande publique

Savoir-être.

• Sens des responsabilités et du service public
• Autonomie et esprit d'initiative
• Capacité à encadrer, mobiliser et accompagner une équipe
• Rigueur, méthode et sens de l'organisation
• Créativité et force de proposition
• Réactivité et capacité d'adaptation
• Qualités relationnelles et sens du dialogue
• Capacité à travailler avec les élus, les agents et les partenaires extérieurs
• Diplomatie, discrétion et confidentialité
• Capacité à anticiper les difficultés et à proposer des solutions
• Aptitude à respecter les échéances et les orientations fixées