Responsable du service passation des achats et concessions (h/f) — Mairie du Moule

La Ville de LE MOULE recrute un responsable du service passation des achats et concessions (h/f) à temps complet.

Rattaché(e) à la Direction des achats et concessions, vous exercerez sous l'autorité directe du Directeur.

Vous animerez et encadrerez une équipe de gestionnaires des marchés.

Dans ce cadre, vous prendrez part à la préparation et à la rédaction des pièces contractuelles, ainsi qu'à la passation des procédures de marchés publics de la collectivité. Vous organiserez et piloterez les procédures de marchés publics pour l'achat de fournitures, de services et de travaux, en lien étroit avec le Directeur des achats et concessions.

Vous collaborerez également avec les équipes internes et les usagers afin de garantir un service public de qualité, dans le strict respect du cadre réglementaire en vigueur.

Ce poste représente une belle opportunité de mettre votre expertise juridique et administrative au service d'une collectivité engagée, en contribuant concrètement à la sécurisation et à l'optimisation de la commande publique.

Missions ou activités :

Piloter, organiser et superviser l'ensemble des procédures de marchés publics et de concessions, de la programmation des achats jusqu'à la notification du marché, en garantissant la sécurité juridique, la traçabilité des opérations et le management de l'équipe du service.

Préparation et programmation des procédures

• Recueillir et examiner les demandes d'achat transmises par les services
• Vérifier la définition préalable du besoin
• Identifier la procédure appropriée à la nature, au montant et aux caractéristiques du besoin
• Participer à la programmation des consultations
• Élaborer et actualiser le calendrier prévisionnel des procédures
• Identifier les éventuels risques juridiques, administratifs ou calendaires
• Vérifier la cohérence entre le besoin exprimé, les crédits disponibles et la procédure envisagée
• Conseiller les services prescripteurs sur la définition du besoin et la stratégie de consultation
• Proposer, le cas échéant, un allotissement pertinent
• Identifier les besoins récurrents susceptibles de faire l'objet d'un accord-cadre ou d'une mutualisation
• Participer à la mise en oeuvre d'une stratégie d'achat permettant notamment de rechercher le juste besoin et le juste prix

Rédaction des pièces contractuelles

Sous le contrôle du supérieur hiérarchique :

• Assurer la préparation et/ou la rédaction des documents administratifs nécessaires à la consultation (AE, CCAP, RC)
• Veiller à la cohérence juridique, administrative et économique de l'ensemble du dossier de consultation

Publicité et mise en concurrence

• Préparer les avis de publicité
• Déterminer les supports de publicité appropriés à la procédure
• Constituer et contrôler le dossier de consultation des entreprises
• Procéder à la mise en ligne du DCE sur le profil acheteur
• Vérifier l'accessibilité et la cohérence des documents publiés
• Assurer la gestion des questions/réponses des candidats
• Coordonner la préparation des réponses avec les services concernés
• Préparer, lorsque cela est nécessaire, les modifications du DCE
• Assurer le report des délais lorsque les circonstances l'imposent
• Veiller au respect de l'égalité de traitement des candidats

Ouverture et examen des candidatures

À l'issue de la consultation :

• Procéder à l'ouverture des plis
• Vérifier les pièces déposées par les candidats
• Contrôler la recevabilité des candidatures
• Examiner les capacités économiques, financières, techniques et professionnelles
• Identifier les pièces manquantes ou irrégulières
• Organiser, lorsque cela est juridiquement possible, les demandes de régularisation
• Vérifier les motifs éventuels d'exclusion
• Formaliser les résultats de l'examen des candidatures
• Préparer les tableaux de synthèse et documents nécessaires à l'analyse

Analyse des offres

• Organiser l'analyse des offres
• Vérifier leur conformité aux exigences du dossier de consultation
• Analyser les prix
• Analyser les mémoires techniques
• Appliquer les critères et sous-critères annoncés dans le règlement de la consultation
• Solliciter les services techniques pour l'analyse des éléments relevant de leur compétence
• Organiser, le cas échéant, les auditions ou négociations
• Analyser les offres après négociation
• Détecter les offres anormalement basses lorsque les conditions sont réunies
• Identifier les offres inappropriées, irrégulières et inacceptables
• Établir les tableaux de classement
• Rédiger les rapports et notes d'analyse
• Sécuriser la motivation du classement proposé
• Préparer les documents nécessaires à la décision d'attribution

Attribution et signature

• Effectuer les vérifications préalables à l'attribution
• Recueillir les pièces exigées auprès de l'attributaire
• Contrôler la situation administrative et les attestations nécessaires
• Préparer les courriers destinés aux entreprises retenues
• Préparer les courriers d'information aux candidats évincés
• Préparer les documents soumis à la signature de l'autorité compétente
• Assurer le suivi de la signature des marchés
• Procéder à la notification des marchés
• Transmettre les pièces aux services concernés
• Organiser l'archivage du dossier de consultation et du dossier de marché
• Assurer la traçabilité complète de la procédure

Management et encadrement de l'équipe

Le/la Responsable assure l'encadrement direct des agents du service. À ce titre, il/elle :

• Organise et répartit les tâches entre les agents
• Établit les priorités en fonction des urgences, des échéances réglementaires et des orientations de la direction
• Établit et suit les tableaux de charge
• Contrôle la qualité des productions réalisées
• Accompagne les agents dans le traitement des dossiers complexes
• Apporte un appui technique et juridique à l'équipe
• Assure la transmission des connaissances et des bonnes pratiques
• Organise les réunions de service
• Fixe les objectifs individuels et collectifs
• Réalise le suivi de l'activité
• Participe aux entretiens professionnels
• Identifie les besoins en formation
• Favorise la montée en compétences des agents
• Veille à la continuité du service
• Assure la suppléance et la répartition des dossiers en cas d'absence
• Régule les éventuelles difficultés internes
• Contribue à la cohésion et à la professionnalisation de l'équipe

Pilotage et organisation du service

Le/la Responsable :

• Élabore des outils de suivi des procédures
• Met en place des tableaux de bord
• Suit les délais de chaque procédure
• Identifie les procédures présentant un risque de retard
• Alerte la Direction des achats et concessions sur les difficultés rencontrées
• Propose des mesures correctives
• Contribue à l'amélioration continue des procédures
• Participe à la rédaction et à l'actualisation des procédures internes
• Contribue à la dématérialisation des processus
• Participe à la sécurisation du fonctionnement du profil acheteur
• Assure la traçabilité des opérations effectuées par le service

Le responsable du service devra pouvoir gérer, pour assurer la continuité de service, les dossiers relevant d'un autre service en cas d'absence du gestionnaire ou en cas de surcharge de travail. Il devra également pouvoir dans un objectif de polyvalence assurer l'ensemble des missions et tâches relevant de la direction des achats et concessions.

SAVOIR

• Maîtriser le Code de la commande publique
• Connaître le droit administratif et le droit des contrats publics
• Connaître les règles relatives aux marchés publics et aux concessions
• Connaître les procédures de passation
• Connaître les règles de publicité et de mise en concurrence
• Connaître les règles relatives à l'analyse des candidatures et des offres
• Avoir des connaissances sur le fonctionnement et l'organisation des collectivités territoriales
• Connaître les règles budgétaires et financières applicables aux collectivités
• Maîtriser les outils de dématérialisation de la commande publique

SAVOIR-FAIRE

• Être capable de rédiger des documents administratifs et contractuels
• Savoir construire une procédure de consultation
• Être en mesure d'analyser juridiquement une situation
• Savoir analyser et comparer des offres
• Être capable de rédiger un rapport d'analyse
• Savoir sécuriser une procédure
• Être en mesure d'identifier et de prévenir les risques contentieux
• Savoir organiser et planifier l'activité d'un service
• Être capable d'élaborer des tableaux de suivi
• Savoir gérer les priorités et les délais
• Être en mesure d'encadrer et d'accompagner une équipe
• Savoir conduire des réunions
• Être capable de conseiller les services opérationnels
• Savoir communiquer avec les entreprises et les partenaires

SAVOIR-ÊTRE

• Faire preuve de rigueur dans la gestion des dossiers
• Être capable d'organisation et de méthode
• Posséder un esprit d'analyse et de synthèse
• Avoir le sens des responsabilités
• Être capable de réactivité face aux situations urgentes
• Faire preuve de discrétion professionnelle
• Garantir neutralité et impartialité dans l'exercice de ses missions
• Faire preuve de diplomatie dans ses relations avec les interlocuteurs
• Être capable de travailler en transversalité avec les différents services
• Posséder une réelle aptitude au management
• Être capable de prendre des initiatives dans son champ de compétence
• Avoir le sens du service public et faire preuve de discrétion professionnelle

CONDITIONS ET AVANTAGES

• Rémunération statutaire complétée par un régime indemnitaire : IFSE (part fixe + part variable)
• Participation financière de la collectivité à la mutuelle santé labellisée et à la prévoyance
• Accès à un tarif préférentiel pour la garantie obsèques
• Tickets restaurant
• Accès aux prestations du CNAS et à l'Amicale du personnel : chèques vacances, aides à la famille, activités de loisirs

Avantages :

• Carte titres-restaurant
• CNAS
• RIFSEEP
• CIA
• Mutuelle

Située sur la côte est de la Grande-Terre en Guadeloupe, la Ville de LE MOULE compte environ 23 000 habitants et s’inscrit au sein de la Communauté d’Agglomération du Nord Grande-Terre (CANGT). Territoire dynamique, elle conjugue développement urbain, qualité du service public et valorisation de son identité culturelle et patrimoniale.

Labellisée « Ville d’Art et d’Histoire », Le Moule se distingue par la richesse de son patrimoine historique, architectural et culturel.

Cette reconnaissance valorise les actions menées pour préserver, transmettre et mettre en valeur l’histoire de la commune auprès des habitants et des visiteurs.

Ville littorale au cadre de vie remarquable, Le Moule bénéficie d’un environnement naturel exceptionnel entre plages, espaces agricoles et sites emblématiques. La commune porte des projets structurants en matière d’éducation, de proximité et de cohésion sociale, au service des habitants.

Rejoindre la collectivité, c’est intégrer une équipe engagée au service d’un service public de proximité, humain et dynamique.