Secrétaire de mairie - Service Mutualisé (h/f) — Communauté de communes de Cattenom et Environs

Dans le cadre de l'organisation mutualisée mise en place par la Communauté de Communes de Cattenom et Environs vous serez rattaché(e) au service secrétaire de mairie mutualisé.

Vous contribuez à assurer la continuité du service public au sein des 22 communes du territoire, en apportant un renfort ponctuel aux équipes municipales. À ce titre, vous êtes amené(e) à intervenir au sein des mairies du territoire notamment pour assurer des remplacements (maladies, congés, vacances temporaires de poste) ou dans l'attente du recrutement d'un agent.

Votre mission consiste à assurer la préparation, la sécurisation et le suivi des activités administratives et des dossiers relevant du fonctionnement des mairies, en vous adaptant aux besoins et aux spécificités de chaque commune.

Dans le cadre de vos missions vous serez notamment chargé(e) de :

Assurer la gestion administrative de la commune dans les domaines de l'état civil, des services à la population, des élections, de l'urbanisme, de la commande publique, etc ... :

Accueillir, renseigner et orienter les usagers dans leurs démarches, notamment en matière d'état civil, de services à la population, d'élections et d'urbanisme,

Préparer et établir les actes d'état civil et assurer la tenue et la mise à jour des registres communaux,

Assurer le suivi des naissances, mariages, décès, listes électorales,

Assister les maires et les adjoints dans la préparation, la gestion et le suivi des dossiers communaux,

Préparer et rédiger les courriers, arrêtés et décisions et autres actes administratifs,

Assurer l'enregistrement, le classement, la conservation et l'archivage des documents administratifs,

Organiser et faciliter la circulation de l'information entre les communes, les élus, les services et les différents partenaires,

Elaborer et actualiser les tableaux de bord, administratifs,

Recenser les besoins des communes en matière d'achats et de prestations,

Préparer les consultations dans le respect des règles de la commande publique,

Assurer le suivi administratif des marchés publics, contrats et conventions,

Suivre les échéances relatives aux contrats, conventions, assurances et abonnements et autres engagements de la commune,

Préparer les réponses aux sollicitations et courriers des administrés et des partenaires et des organismes institutionnels,

Préparer les notes, synthèses, tableaux de suivi et documents nécessaires à l'information et à l'aide à la décision des élus,

Assurer une veille juridique et réglementaire dans les domaines relevant des compétences communales.

La préparation et le suivi des conseil municipaux / commissions :

Élaborer, en lien avec le maire, le calendrier des séances du conseil municipal, et commissions,

Préparer les convocations, les ordres du jour, les rapports et projets de délibération,

Réunir les pièces nécessaires à l'instruction des dossiers soumis au conseil municipal,

Assurer la préparation matérielle et administrative des séances,

Participer aux réunions du conseil municipal et, le cas échéant, des commissions et en assurer le secrétariat,

Rédiger et mettre en forme les procès-verbaux et les listes des délibérations,

Assurer la tenue, la mise à jour et la conservation des registres,

Organiser la publicité et la transmission des actes administratifs,

Suivre la mise en œuvre des délibérations et décisions municipales

D'assurer la gestion financière de la commune :

Assurer le suivi de l'exécution budgétaire en fonctionnement comme en investissement,

Contrôler la disponibilité des crédits avant tout engagement de dépense,

Préparer les bons de commande, les engagements comptables et pièces nécessaires au mandatement,

Assurer le suivi des factures, des recettes, des impayés et des relations avec le comptable public,

Participer à l'élaboration des demandes de subvention auprès des partenaires publics,

Suivre les emprunts, contrats, conventions financières et opérations d'investissement,

Préparer et actualiser les documents et tableaux de suivi budgétaire propres à la commune,

Lorsque la commune dispose d'agent communaux, vous assurerez le suivi administratif des Ressources Humaines :

Assurer le suivi administratif des carrières et des situations individuelles des agents,

Préparer les actes relatifs au recrutement, à la nomination et à la cessation de fonctions,

Assurer le suivi des absences, congés, accidents de service et arrêts de travail,

Préparer les éléments nécessaires à la rémunération des agents

Tenir et mettre à jour et assurer le suivi des dossiers individuels des agents,

Veiller au respect des échanges et obligations administratives liées à la gestion des personnels,

Alerter les élus ainsi que votre supérieur hiérarchique en cas de situation nécessitant une attention particulière de la collectivité en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail.