Secrétaire de Renfort F/H — AP-HP Hospitalisation à domicile

MISSION GENERALE :

En tant que secrétaire de renfort, vous êtes rattaché(e) au Département Adulte et exercez en lien avec les secrétariats de votre secteur et en lien avec l’encadrante des secrétaires, votre rôle est :

• Lorsque vous n’êtes pas amené à soutenir les US, vous travaillez en lien avec le département adulte sur des missions transversales de support au métier de secrétaire avec l’encadrement
• Lorsqu’il manque une secrétaire sur une des US de votre secteur, vous êtes amené(e) à vous déplacer pour assurer le secrétariat de l’Unité de Soins : missions de remplacement sur une US
• Lorsqu’une US à forte activité nécessite un support vous pouvez être amener à vous déplacer ou bien à réaliser le renfort à distance

MISSIONS TRANSVERSALES EN LIEN AVEC L’ENCADREMENT

• Soutien aux difficultés diverses des secrétaires d’US et inter-US
• Participation à la création de supports à destination du secrétariat en lien avec l’encadrement : rédaction de procédures, réalisation de supports de formation, formation des nouveaux arrivants
• Participation ponctuelle à des groupes de travail avec l’encadrement ou la DIEP
• Ambassadeur informatique

REMPLACEMENT SUR UNE US

• Gestion de la réponse téléphonique : Accompagnement, écoute et orientation des patients/aidants tout au long de leur parcours d’HAD

Première interface lors des urgences patients/aidants : relais vers le bon interlocuteur (médecin, cadre, …), traçage des informations pertinentes, suivi du dossier sur la partie du secrétariat médical ou administrative.

Garantir la permanence téléphonique de l’US de 8h à 17h en coordination avec le secrétariat d’US. En charge du relais fonctionnel de la ligne patient ; à l’arrivée depuis le téléphone de garde, à la fin de la journée vers la ligne de garde le cas échéant.

• Présence au staff de l’Unité de Soins et proposition de comptes-rendus à destination du cadre
• Saisie et mises à jour des données dans le dossier patient, impression de documents, préparation de la pochette patient, génération de documents divers, renseignement des entrées / sorties patients dans fichier MVT
• Gestion de la logistique au domicile du patient : gestion du matériel (commande, retrait ou suspension), contrôle de la facturation en lien avec le matériel, commandes de taxi ou ambulances
• Gestion des infirmiers libéraux (IDEL) : génération et envoi de la feuille de mission, SAP BDC et MIGO et saisie DLK, aide à la résolution d’incidents et suivi administratif en lien avec la Cellule Libéraux
• Organisation des visio-consultations patients- médecin/idelia
• Commandes auprès du magasin (petites fournitures)
• Relance sur les questionnaires de satisfaction, relais circuit des éloges / réclamations