Secrétaire général de mairie (h/f) — Mairie de Cattenières

Travail 6 jours par semaine (du lundi au samedi)

Secrétariat général et assemblées :

• Préparer et organiser les conseils municipaux : convocations, ordres du jour, dossiers, comptes rendus, procès-verbaux
• Rédiger les délibérations, arrêtés municipaux et courriers, et en assurer la transmission, l’affichage et l’archivage
• Tenir le registre des délibérations et des arrêtés
• Conseiller le maire sur la réglementation et la sécurité juridique des actes

État civil, population et élections :

• Établir et mettre à jour les actes d’état civil (naissances, mariages, décès, PACS, reconnaissances)
• Instruire les demandes administratives courantes (recensement citoyen, attestations, etc.)
• Gérer les listes électorales et organiser les scrutins (cartes, bureaux de vote, résultats)
• Gérer le recensement de la population en lien avec l’INSEE

Finances et comptabilité :

• Préparer le budget communal avec le maire et suivre son exécution
• Assurer l’engagement des dépenses, l’émission des mandats et des titres, et la liaison avec le comptable public
• Suivre les subventions et les dossiers de demande de financement (DETR, DSIL, fonds départementaux, etc.)
• Gérer les facturations locales (location de salles, concessions, etc.)

Ressources humaines :

• Préparer la paie et les déclarations sociales des agents communaux
• Suivre les contrats, les congés et les arrêtés individuels
• Appuyer le maire dans le recrutement et la gestion des agents

Urbanisme et patrimoine :

• Accueillir et orienter les porteurs de projets, enregistrer les demandes d’urbanisme (déclarations préalables, permis de construire) et assurer le lien avec le service instructeur intercommunal
• Suivre les dossiers de cimetière, de voirie, de bâtiments communaux et de location
• Veiller aux obligations de sécurité et d’accessibilité des bâtiments recevant du public

Accueil, communication et relations extérieures :

• Accueillir les habitants, physiquement et par téléphone, et les renseigner
• Gérer la boîte mail, le site internet, l’affichage
• Assurer les relations avec la préfecture, l’intercommunalité, le département, les syndicats et les associations

Missions ponctuelles

• Préparer les dossiers de gestion de crise (plan communal de sauvegarde, intempéries)
• Assurer le suivi des marchés publics et des contrats d’assurance

• SAVOIRS :
• connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation
• connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme
• connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats
• connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs
• connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics
• SAVOIR FAIRE :
• respecter les délais réglementaires
• savoir gérer la polyvalence et les priorités
• vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
• préparer les dossiers de mandatement, des dépenses et recettes, des demandes et justifications de subventions et des déclarations financières
• préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire et les actes d'état civil
• élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population
• contrôler et évaluer les actions des services
• piloter, suivre et contrôler les activités des agents
• SAVOIR ETRE :
• savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension
• avoir le sens du service public (déontologie et discrétion)
• disposer d'une capacité à animer des équipes et de capacités managériales
• bénéficier d'excellentes qualités relationnelles