Secrétaire général de mairie (h/f) — Mairie de Herzeele

MISSIONS PRINCIPALES

Sous l’autorité du Maire et en lien étroit avec les élus, vous assurez la direction générale des services de la commune et garantissez la mise en œuvre opérationnelle des orientations définies par l’équipe municipale. Vous veillez à la sécurité juridique, administrative et financière de la collectivité, tout en assurant la coordination de l’ensemble des services communaux dans un souci de qualité du service public rendu à la population.

À ce titre, vous êtes notamment chargé(e) de :

• Traduire les orientations politiques et les projets municipaux en objectifs opérationnels et en plans d’actions pour les services
• Piloter et animer le projet d’administration en définissant les modalités de mise en œuvre des politiques publiques locales
• Assurer la coordination générale des services municipaux et veiller à leur bon fonctionnement
• Définir et conduire les stratégies de gestion des ressources financières, économiques, numériques et organisationnelles de la collectivité
• Garantir le respect des procédures administratives, budgétaires et réglementaires dans l’ensemble des domaines d’intervention communaux
• Conseiller les élus dans leurs prises de décision et les alerter sur les risques juridiques, financiers ou organisationnels liés aux projets et aux actes de la collectivité
• Sécuriser l’ensemble des actes administratifs et juridiques de la commune
• Assurer le suivi des contentieux et des précontentieux en lien avec les élus, les services compétents et les conseils de la collectivité
• Préparer les séances du Conseil municipal, élaborer les projets de délibérations et garantir leur bonne exécution
• Participer activement aux réunions du bureau municipal, des commissions communales et des différentes instances de concertation
• Représenter l’administration communale et développer les relations avec les partenaires institutionnels et opérationnels (Préfecture, Sous-préfecture, Trésor public, Centre de Gestion, Département, Région, CCHF, organismes publics, entreprises et prestataires)

IMPULSION ET ANIMATION DE LA POLITIQUE MANAGÉRIALE

Dans un contexte de collectivité à taille humaine nécessitant polyvalence, proximité et réactivité, vous assurez l’encadrement et l’animation des équipes afin de garantir la cohésion des services et l’atteinte des objectifs fixés.

À ce titre, vous :

• Assurez le management et la coordination des services municipaux
• Accompagnez les agents dans l’exercice de leurs missions et dans l’évolution de leurs compétences
• Favorisez le dialogue social et participez à la prévention ainsi qu’à la résolution des situations conflictuelles
• Constituez l’interface privilégiée entre les élus et les agents en garantissant une communication fluide et constructive
• Accompagnez les évolutions de l’organisation municipale et l’adaptation des services aux nouvelles exigences réglementaires et territoriales
• Veillez à une gestion équitable, transparente et conforme au statut de la Fonction Publique Territoriale
• Pilotez les démarches de modernisation et les transitions numériques, écologiques et organisationnelles
• Contribuez au maintien d’un climat de travail serein fondé sur la confiance, le respect mutuel et la collaboration
• Supervisez l’ensemble des processus de gestion des ressources humaines : recrutement, carrière, formation, temps de travail, santé au travail, rémunération et paie

PILOTAGE ET STRATÉGIE DE GESTION DES RESSOURCES

Vous participez à la définition des orientations financières de la collectivité et veillez à l’optimisation des moyens mis à disposition afin de garantir la soutenabilité des projets communaux.

À ce titre, vous :

• Analysez les besoins de la collectivité et adaptez les ressources disponibles aux projets et priorités définis par les élus
• Élaborez et mettez en œuvre une stratégie financière et fiscale à moyen et long terme
• Identifiez les marges de manœuvre financières et proposez des pistes d’optimisation des dépenses et des recettes
• Transmission du budget du CCAS à la DGFIP en lien avec les agents concernés
• Recherchez et mobilisez les financements extérieurs et dispositifs d’aides susceptibles d’accompagner les projets de la collectivité
• Assurez le suivi des indicateurs financiers et proposez les ajustements nécessaires au maintien des équilibres budgétaires
• Veillez à l’utilisation efficiente des moyens humains, matériels et financiers afin d'améliorer la performance et la qualité du service public

ACTIVITÉS COMPLÉMENTAIRES

Compte tenu de la taille de la collectivité et des exigences liées à la fonction de secrétaire général de mairie, une disponibilité particulière est attendue pour accompagner la vie institutionnelle et les événements communaux.

À ce titre, vous êtes amené(e) à :

• Participer aux cérémonies officielles, manifestations communales, opérations électorales et événements institutionnels
• Assurer le suivi des relations avec les associations locales et contribuer au développement des partenariats associatifs
• Participer aux réunions organisées en soirée (conseils municipaux, bureaux municipaux, commissions, réunions d’adjoints ou groupes de travail)
• Préparer et présenter les dossiers soumis à l’examen des élus
• Représenter la collectivité lors de réunions occasionnels avec les partenaires
• Faire preuve de disponibilité lors des périodes à forte activité (préparation budgétaire, marchés publics, élections, projets structurants, situations d’urgence ou de crise)
• Contribuer à la continuité du service public et à la gestion des situations exceptionnelles nécessitant une réactivité particulière

SAVOIRS :

• connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation
• connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme
• connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats
• connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs
• connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics

SAVOIR FAIRE :

• respecter les délais réglementaires
• savoir gérer la polyvalence et les priorités
• vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
• contrôle les mandatements, des dépenses et recettes, des demandes et justifications de subventions et des déclarations financières
• préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire et occasionnellement les actes d'état civil
• contrôler et évaluer les actions des services
• piloter, suivre et contrôler les activités des agents

SAVOIR ETRE :

• savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension
• avoir le sens du service public (déontologie et discrétion)
• disposer d'une capacité à animer des équipes et de capacités managériales
• bénéficier d'excellentes qualités relationnelles

MOYENS MIS A DISPOSITION

• Douzaine d’agents techniques, administratifs et animations
• Ordinateurs, imprimantes, et le nécessaire pour travailler en autonomie
• Horaires selon la quantité de travail