Secrétaire général de mairie (h/f) — Mairie de Forest-sur-Marque

Missions principales

Assistance et conseil aux élus

• Conseiller le Maire et les adjoints dans l'exercice de leurs fonctions et alerter sur les risques juridiques, financiers ou techniques
• Préparer, mettre en œuvre et suivre les décisions du conseil municipal
• Instruire les dossiers nécessitant une expertise réglementaire (marchés publics, funéraire, domaine public, etc.)
• Construire une relation de confiance avec l'équipe municipale et l'accompagner dans la définition des priorités communales

Élaboration et suivi des documents administratifs et budgétaires

• Préparer, rédiger et mettre en forme les délibérations, arrêtés et actes administratifs
• Élaborer et suivre l'exécution du budget communal (préparation, exécution, décisions modificatives)
• Assurer le suivi comptable en lien avec le Trésor public et veiller à la fiabilité des engagements financiers
• Rédiger et actualiser les documents réglementaires

Marchés publics

• Recenser les besoins des services et programmer les achats et travaux de la commune
• Déterminer la procédure adaptée selon la nature et le montant du marché (MAPA, procédure adaptée, accord-cadre)
• Rédiger les pièces administratives des dossiers de consultation (règlement de consultation, CCAP, avis de publicité)
• Publier les avis et gérer la réception, l'analyse et le classement des offres reçues
• Assurer le suivi de l'exécution des marchés (avenants, réception des travaux, facturation) et sécuriser juridiquement les procédures

Recherche et montage des dossiers de subventions

• Effectuer une veille active sur les dispositifs de financement mobilisables (État, Région, Département, MEL, CAF, fonds européens, DETR/DSIL)
• Identifier les projets communaux éligibles et évaluer l'opportunité de solliciter chaque dispositif
• Monter les dossiers de demande de subvention (constitution des pièces, plan de financement prévisionnel, rédaction des notes de présentation)
• Assurer le suivi administratif et financier des subventions obtenues (conventions, appels de fonds, justificatifs, bilans d'exécution)
• Rendre compte aux élus de l'état d'avancement des demandes et des financements mobilisés

Gestion des affaires générales et des ressources humaines

• Assurer la gestion du personnel communal (carrières, paie, temps et planning de travail, formation)
• Organiser les élections et suivre la liste électorale
• Garantir l'application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail au sein des services
• Assurer une veille juridique et réglementaire sur l'ensemble des domaines de compétence communale

Accueil et service à la population

• Organiser et superviser l'accueil physique et téléphonique du public en mairie
• Développer et animer des dispositifs de concertation avec les habitants (réunions publiques, information municipale)

Gestion du patrimoine communal et coordination des services

• Planifier l'entretien des bâtiments, équipements et espaces publics communaux
• Assurer le suivi des contrats avec les prestataires et fournisseurs
• Coordonner l'action des agents techniques et périscolaires en lien avec les besoins de la commune
• Piloter les dossiers de coopération intercommunale avec la Métropole Européenne de Lille et les communes voisines

bis. Mission complémentaire : coopération territoriale avec la CAF

En complément de ses missions générales, l'agent(e) assure le rôle de chargé(e) de coopération territoriale avec la CAF dans le cadre de la Convention Territoriale Globale (CTG) de la commune, pour une quotité de temps à définir selon l'organisation du service).

• Être l'interlocuteur ou l'interlocutrice privilégié(e) de la CAF pour le suivi de la Convention Territoriale Globale
• Participer au diagnostic des besoins des familles et contribuer à l'élaboration du plan d'actions CTG
• Assurer le montage et le suivi administratif et financier des demandes de financement CAF liées à la CTG
• Organiser et participer aux comités de pilotage et comités techniques associant la CAF et les partenaires locaux
• Rendre compte aux élus des actions engagées et des bilans annuels transmis à la CAF

Compétences requises

Savoirs

• Statut de la fonction publique territoriale et cadre juridique des collectivités locales
• Règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique (M57 ou nomenclature applicable)
• Règles d'état civil, d'urbanisme et de fonctionnement des assemblées délibérantes
• Procédures de passation des marchés publics et des contrats
• Fonctionnement des collectivités territoriales et de l'intercommunalité

Savoir-faire

• Analyser un dossier réglementaire et sécuriser juridiquement les décisions communales
• Élaborer et piloter le budget dans un contexte de ressources contraintes
• Organiser son activité en autonomie et gérer les priorités et les échéances
• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers (comptabilité, état civil, urbanisme)
• Rédiger avec clarté et rigueur des actes, courriers et comptes rendus

Savoir-être

• Discrétion professionnelle et devoir de réserve
• Sens du service public, disponibilité et adaptabilité
• Diplomatie et capacité d'écoute vis-à-vis des élus, des agents et des administrés
• Rigueur, sens de l'organisation et esprit d'initiative