Secrétariat Général - Assistant (e) de direction (h/f) — Mairie de Gleizé

1/ MISSIONS PRINCIPALES :

ACCUEIL/SECRETARIAT/COURRIER :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique du secrétariat général : Maire, DGS et adjoints
• Assurer la réception et la gestion de la boîte mail générale de la mairie
• Assurer la gestion du courrier entrant : réception, ouverture et orientation vers les services et parapheur et concernant le courrier sortant, suivi des circuits parapheur
• Assurer la diffusion du courrier après orientation par le maire et le DGS (procédure d’enregistrement), procéder à des relances auprès des services pour s’assurer que des réponses ont été apportées à toutes les demandes
• Réaliser et diffuser la revue de presse quotidienne et assurer le suivi et la gestion des abonnements du secrétariat générale
• Assurer la tenue des agendas du maire et du DGS et du BM, en l’absence du directeur de cabinet
• Assurer le suivi et l’organisation des rendez-vous des élus
• Assurer le suivi de l’organisation matérielle de réunions internes et externes avec réservation des salles et matériels
• Assurer la rédaction et mise sous plis de courriers : riverains, invitations aux cérémonies notamment
• Préparer et mettre en forme des courriers et des comptes-rendus pour le DGS
• Opérer la mise à jour et la tenue des bases de données et des contacts du cabinet du Maire

ASSEMBLEES :

• Assurer le secrétariat du conseil municipal d’enfants, et tous les actes administratifs afférents à son fonctionnement : organisation des réunions, convocations, élections…
• Assurer le secrétariat du conseil municipal des aînés, et tous les actes administratifs afférents à son fonctionnement : organisation des réunions, convocations, élections…

EVENEMENTIEL

• Assurer l’exécution et la coordination des préparatifs des fêtes et cérémonies (patriotique, citoyenneté, saison culturelle, nouveaux habitants, semaine Europe, forum association, programme environnement et éducation, permis piéton, les conscrits en interne et les classes, fêtes des familles, marathon du Beaujolais, rendez-vous au jardin, remise des dictionnaires, vœux du Maire …) : invitations, passages de commandes, réservation de salles
• Etablir et suivre les fiches techniques d’organisation des fêtes et cérémonies
• Assurer les commandes de gerbes, fleurs, cadeaux de fin d’année
• Assurer le suivi de l’exécution budgétaire du service fêtes et cérémonies / communication : engagements, bons de commande, vérifier la livraison
• Assurer le Suivi et la mise à jour du répertoire téléphonique et des mails
• Assurer la diffusion et la communication interne de documents

SECRETARIAT GENERAL :

• Traiter les demandes d’occupation domaine public, brocante et vide maison
• Assurer la tenue et la mise à jour fichier access ou autres supports de base de données (ainés, associations, population)
• Rédiger les arrêtés pour les manifestations sportives ou de grande ampleur et les arrêtés de voirie permanents, d’occupation du domaine, de taxi
• Assurer le suivi des autorisations de taxi sur la commune
• Assurer le suivi et l’instruction des dossiers bourses BAFA et Permis Conduire
• Rédaction et classement des arrêtés de voiries permanentes, d’occupation du DP, de taxi…
• Assurer le suivi de l’attribution des licences de débit de boissons
• Assurer le suivi des commandes de fournitures administratives et du budget associé
• Lors des élections : assurer la constitution des bureaux de vote et la recherche des assesseurs, les plannings des bureaux de votes

LOGEMENTS

(Communaux)

• Assurer la gestion et la tenue des dossiers administratifs des locataires (baux et avenants, assurances…)
• Assurer la rédaction des baux,
• Assurer la publication des annonces en cas de vacances de logement et réception des candidatures et analyse selon les critères définis,
• Assurer le suivi des avenants et des indexations de loyers, le suivi des impayés avec les gestionnaires finances,
• Assurer le suivi administratif des états des lieux entrant/sortant avec les services techniques,

(Sociaux)

• Assurer le suivi des demandes de logements sociaux dont les logements réservés,
• Assurer le suivi des relations avec les bailleurs sociaux,

2/ MISSIONS SECONDAIRES :

• Rédaction de divers actes et tableaux pour le DGS
• En l’absence de l’agent en charge du service scolaire social, assurer la continuité des demandes sociales