Standardiste Assistante/assistant du bureau logistique Agente/agent d'accueil — Préfecture de la Loire

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales

Le titulaire du poste fait partie d'une équipe, il assure les missions listées ci-dessous en lien avec ses collègues et selon un planning établi au moins un mois à l’avance :

1) Standard préfecture et département :

• Assurer l’accueil téléphonique de la préfecture et du conseil départemental : recevoir, traiter et acheminer les appels téléphoniques, répondre aux appels du public et les orienter dans les services, renseigner les usagers sur diverses questions simples (numéros de téléphones, horaires, tarifs, démarches dématérialisées,…)
• Mettre à jour les annuaires des élus, des agents.es de la préfecture, du SGCD et des DDI, du document unique et des informations publiées sur MUST (permanences,…)
• Effectuer les extractions des statistiques mensuelles

2) Gestion du courrier :

• Gestion du courrier arrivée et du courrier départ
• Publication au recueil des actes administratifs

3) Accueil général préfecture et département et/ou DDI :

• Orientation et information de premier niveau du public dans le respect des instructions et référentiels qualité en vigueur (Qual-e-ATE) pour la préfecture
• Suivi des réservations de salles de réunions
• Suivi des données statistiques
• Premier accueil téléphonique/physique et orientation des usagers vers les services
• Appui au gestionnaire parc auto

4) Gestion des fournitures administratives :

• Approvisionnement et suivi des stocks

5) Suivi des archives du périmètre SGCD :

• Lien avec les différents services et les archives départementales

6) Assurer la gestion de l'inventaire :

• Suivi du mobilier des résidences préfectorales à partir du logiciel TELEINV

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Votre environnement professionnel

Activités du service

Le service logistique - immobilier est composé de deux bureaux.

Les missions du bureau logistique couvrent la gestion du parc automobile, de l’accueil, du courrier, des archives, des fournitures

Composition et effectifs du service

Le bureau est composé d’un chef de bureau (catégorie A), d’un agent de catégorie B adjoint au chef de bureau et de 10 agents de catégorie C

Caractéristiques du poste

Manutention de cartons de papier et fournitures

Permis B obligatoire, conduite sur véhicules thermiques, hybrides, électriques.

Liaisons hiérarchiques

chef.fe du bureau logistique, chef.fe de service

Liaisons fonctionnelles

Tous les services de la préfecture, des sous-préfectures et des DDI

Tous les services déconcentrés de l’État

Les collectivités territoriales départementales

Les archives départementales

Les usagers, autres préfectures,...

Vos compétences principales mises en œuvre

Vos connaissances techniques:

Avoir des compétences en informatique -bureautique / niveau maîtrise - requis

Application de la réglementation / niveau maîtrise - à acquérir

Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise - requis

Savoir-faire:

Savoir accueillir / niveau maîtrise - requis

Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise - requis

Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis

Savoir analyser / niveau maîtrise - à acquérir

Savoir rédiger / niveau pratique - requis

Savoir-être

Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise - requis

Savoir communiquer / niveau maîtrise - requis

Savoir s'adapter / niveau maîtrise - requis

Savoir s’exprimer oralement / niveau maîtrise - requis

Avoir le sens de la pédagogie / niveau pratique - requis

Vos perspectives :

Poste qui permet d’acquérir une très bonne connaissance des missions des différentes administrations, de l’actualité des différents ministères, de développer ses capacités d’adaptation à des environnements professionnels différents, ainsi que ses capacités de travailler en équipe.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Concernant le standard de la préfecture :

• Le standard est ouvert de 8h à 19 h
• L’astreinte une semaine sur trois ou quatre ouvre droit à une indemnité
• Lors d’un rappel d’astreinte, les heures effectuées donnent lieu à une récupération
• Le planning est organisé alternativement en postes du matin (arrivée à 7h45), de l’après-midi (arrivée à 10h40) et de la journée (arrivée à 9h maximum) sur la base du règlement intérieur
• Le standard est transféré les nuits et les week-ends sur la préfecture du Rhône, il peut être réactivé à tout moment en cas de crise ou d’évènement particulier (alerte météo, crues, élections, dysfonctionnement d’un standard…)
• Le standard est ouvert les jours ouvrés qui sont antérieurs ou postérieurs à un jour férié
• L’agent doit pouvoir rejoindre la préfecture en moins d’une heure pour répondre aux situations d’urgence

Qui contacter :

Date limite de dépôt des candidatures :

13 novembre 2026

Date de mise à jour de la fiche de poste : octobre 2026