Un(e) technicien(ne) du traitement de l'information — Etablissement National des Invalides de la Marine

Description de l’équipe

Le Département de la relation clients DRC est composé de 3 groupes comprenant 39 agents : la PFS (Lorient, Paimpol, Saint-Malo), le Pôle Conseil retraite, le Pôle acquisition – gestion des flux entrants, le service réclamation.

Position hiérarchique

L’agent est placé sous l’autorité hiérarchique du responsable du pôle GED,

Missions du poste

Faciliter pour les services internes, la circulation, l'accès et l'utilisation de l'information par une mise à disposition des documents sous format électronique ou papier ;

Garantir le lien, avec les ressortissants par l’accueil téléphonique, physique, la gestion des flux entrants : courriers, fax, mails, espace personnel, visio-conférence et autres canaux de communication mis à leur disposition ;

Fournir une réponse efficace et adaptée à la demande de l’assuré ou du pensionné ;

Traiter le courrier reçu et dématérialiser les documents destinés à l'ensemble des processus métier de l'établissement :

• Préparer et constituer les lots à numériser, Numériser les documents, Archiver les lots numérisés
• Assurer l’envoi du courrier postal

Principales activités :

Traiter le courrier reçu sur le site de l’adresse unique (réception et comptabilisation des courriers entrants, (ouverture, tri et ventilation entre chaque service selon les procédures et typologie de dossiers, traitement des pochettes in ’verso) ;

Dématérialiser les documents destinés à l’ensemble des processus métier de l’établissement (préparer et constituer les lots, numériser les documents, archiver les lots numérisés) ;

Gérer les demandes de sorties d’archives ;

Gérer les courriers sortants lorsqu’ils nécessitent le renvoi des originaux ;

Assurer le traitement des documents non identifiés (recherche de l’assuré) ou non conformes et gérer leur retour ;

Assurer les contrôles de qualité et de conformité des documents numérisés ;

Suivre les flux « courriers égrenés » ;

Numériser les dossiers « GED aval » ;

Traiter les flux numérisés ;

Assurer le typage et l’indexation des documents numérisés ;

Vérifier en GED l’arrivée des lots numérisés et mise en corbeille métier ;

Injecter en GED (Diadème ou Enim) les mails issus des Balo métier.

Compétences et ressources attendues

• Savoirs :

Connaître les principes fondamentaux du service public, les fondamentaux de la Sécurité sociale, l'environnement, les missions de l'établissement et la COG, le projet d'établissement, la politique et les objectifs de la direction;

Connaître les partenaires internes et externes de l'établissement ;

Connaître les règles de déontologie et de secret professionnel.

• Savoir-faire requis/capacité à :

Connaître son environnement professionnel : structures, procédures, circuits et acteurs ;

Connaître la place de la GED dans la chaîne de traitement de l'information et des archives ;

Maîtriser les techniques de typage et d'indexation des documents ;

Maîtriser les outils utilisés sur la plateforme (scanner, GED Diadème, GED Enim, applicatifs Cnam, machines courriers, etc.) ;

Identifier la nature des documents reçus et les trier ;

Assurer la pérennisation de l'information en contrôlant les documents ;

Diagnostiquer les dysfonctionnements techniques et alerter.

• Savoir-faire requis/capacité à :

Être autonome ;

Travailler en équipe.

• Connaissances associées :

Connaître son environnement professionnel : structures, procédures, circuits et acteurs ;

Connaître la place de la GED dans la chaine de traitement de l’information et des archives ;

Maîtriser les techniques de typage et d’indexation des documents ;

Maîtriser le fonctionnement des outils et applications utilisés sur la plate-forme (scanner, GED Diadème, GED Enim, applicatifs Cnam, machines courriers, etc…).

• Ressources générales :

Être autonome,

Coopérer avec les autres membres de l’équipe.

Mission de la structure

La SDRS est chargée de définir une stratégie en vue d’accorder une attention particulière aux ressortissants de l’Enim. Le but est d’offrir un service de qualité afin de répondre à la satisfaction des assurés. Le développement d’une stratégie multi-canal, avec la mise en place d’outils adaptés, assurera la qualité technique de la relation de services. La SDRS gère les missions suivantes :

Assurer le contact avec les ressortissants de l’Enim au profit de l’ensemble des services,

Proposer à la direction et mettre en œuvre une stratégie de relation client multicanal : courrier, téléphone, courriel, accueil physique, espace personnel etc.,

Assurer la mise en œuvre de la politique d’accès aux droits,

Piloter le processus réclamations et assurer le traitement des réclamations sur l’ensemble du périmètre de l’établissement,

Mettre en œuvre le droit à l’information retraite,

Assurer l’administration fonctionnelle de l’Espace personnel et de tout autre outil permettant le contact avec les usagers,

Reconstituer et fiabiliser les carrières,

Simuler les retraites,

Participer aux échanges d’information pour la coordination entre les différents régimes de retraite,

Assurer la dématérialisation des flux entrants de l’Enim,

Assurer le traitement du précontentieux et du contentieux,

Assure les fonctions de conciliation avec les publics de l’établissement,

Assure le suivi de la recherche de l’accord amiable en matière de faute inexcusable de l'employeur