Adjoint(e) au Directeur de cabinet (DTMO0833) H/F — Agence Régionale de Santé Occitanie

Placé sous l’autorité du directeur de cabinet, l’adjoint au directeur de cabinet contribue à la préparation, à la coordination et au suivi des dossiers institutionnels et transversaux du cabinet.

Il encadre deux chargés de mission et organise l’activité du pôle « Relations institutionnelles et dossiers transversaux ». Il contribue directement à la préparation des dossiers du Directeur général et assure le suivi des conseils d’administration, des dialogues de gestion, du CPOM État-ARS et des principales relations partenariales.

Ses principales missions sont :

1. Encadrer et animer le pôle

Encadrer les deux chargés de mission, fixer les priorités et répartir les dossiers.

Garantir la qualité des productions et le respect des échéances.

Participer aux travaux du pôle et prendre en charge les dossiers sensibles, complexes ou transversaux.

Rendre compte au directeur de cabinet des alertes et besoins d’arbitrage.

2. Préparer les dossiers du Directeur général

Coordonner les contributions nécessaires aux rendez-vous, déplacements, réunions et décisions du Directeur général.

Analyser et synthétiser les éléments transmis et rédiger notes, analyses et propositions d’arbitrage.

Identifier les enjeux, risques et points d’attention des dossiers sensibles ou transversaux.

Veiller à leur cohérence avec les priorités de la Direction générale et assurer le suivi des décisions.

3. Préparer et suivre les conseils d’administration

Programmer et préparer les ordres du jour.

Coordonner les contributions et préparer les synthèses, positions et interventions du Directeur général.

Assurer le suivi des décisions et engagements.

L’organisation administrative et matérielle des séances relève de la chefferie de cabinet.

4. Coordonner les dialogues de gestion et le CPOM État-ARS

Préparer les dialogues de gestion, coordonner les contributions et élaborer les propositions d’arbitrage.

Suivre les décisions, engagements et résultats.

Coordonner pour le cabinet le suivi du CPOM État-ARS, analyser les écarts et risques et préparer les synthèses pour la Direction générale.

5. Piloter les relations bilatérales et partenariales

Préparer et suivre les principales relations bilatérales de la Direction générale.

Analyser les enjeux institutionnels et préparer les éléments de positionnement.

Suivre les décisions, conventions, accords-cadres et partenariats relevant de son périmètre.

Entretenir les relations de travail avec les cabinets et partenaires concernés.

Savoir :

Organisation, missions et fonctionnement des agences régionales de santé ;

Environnement institutionnel, administratif et politique de l’ARS ;

Organisation de l’État territorial et fonctionnement des collectivités territoriales ;

Fonctionnement des organismes de sécurité sociale et des principaux partenaires du système de santé ;

Processus de décision, de gouvernance et de pilotage d’une administration ;

Techniques de conduite de projet et de coordination transversale ;

Règles de confidentialité, de discrétion professionnelle et de protection de l’information ;

Principes fondamentaux du management.

Savoir-Faire :

Encadrer, animer et réguler l’activité d’une équipe ;

Coordonner des contributions provenant de directions différentes ;

Analyser un environnement institutionnel complexe ;

Identifier les enjeux, les risques et les besoins d’arbitrage ;

Rédiger des notes de synthèse et des éléments d’aide à la décision ;

Préparer et suivre des instances et des relations bilatérales ;

Conduire des projets et dossiers transversaux ;

Travailler dans des délais courts et hiérarchiser les priorités ;

Développer et entretenir des relations institutionnelles de haut niveau ;

Rendre compte de manière synthétique et alerter à bon escient ;

Savoir-être :

Discrétion et respect de la confidentialité ;

Sens politique et institutionnel ;

Capacité d’analyse et de discernement ;

Rigueur et fiabilité ;

Réactivité et disponibilité ;

Diplomatie et qualités relationnelles ;

Aptitude à la négociation et à la recherche de consensus ;

Autonomie et sens de l’initiative ;

Capacité à travailler sous contrainte ;

Aptitude à rendre compte ;