Chef(fe) de cabinet (CABD0006) H/F — Agence Régionale de Santé Occitanie

Placé sous l’autorité du directeur de cabinet, le chef de cabinet assure l’organisation opérationnelle et la continuité de fonctionnement de la Direction générale. En lien quotidien avec le Directeur général et son équipe rapprochée, il encadre le secrétariat de direction et supervise les agendas, déplacements, flux d’information, courriers, saisines et processus internes.

Le chef de cabinet, l’adjoint au directeur de cabinet et le directeur de la communication sont rattachés au directeur de cabinet au même niveau hiérarchique et travaillent en articulation fonctionnelle, sans lien hiérarchique entre eux.

Ses principales missions sont :

1. Manager le secrétariat de la Direction générale

Encadrer l’équipe composée de deux assistantes, d’une gestionnaire et d’un chauffeur.

Organiser l’activité, répartir la charge de travail, fixer les priorités et assurer la continuité du secrétariat.

Harmoniser les pratiques, formaliser les procédures et accompagner les agents.

2. Piloter les agendas et déplacements

Superviser les agendas du Directeur général et de son équipe rapprochée et arbitrer les sollicitations.

Anticiper et coordonner l’organisation des rendez-vous, réunions et déplacements.

Assurer l’interface avec les partenaires institutionnels.

Identifier les besoins de préparation et garantir la disponibilité des dossiers dans les délais requis.

La coordination du fond des dossiers institutionnels, stratégiques ou transversaux relève de l’adjoint au directeur de cabinet et de son pôle.

3. Piloter les courriers, saisines et flux entrants

Superviser la réception, l’attribution et le suivi des courriers et saisines, notamment sensibles et institutionnels.

Organiser les contributions, relances et circuits de validation, signature et archivage.

Garantir la fiabilité du suivi dans ELISE et signaler les dossiers nécessitant un arbitrage ou une coordination particulière.

4. Sécuriser les processus internes

Formaliser les procédures et sécuriser les circuits de validation et de signature.

Garantir la traçabilité, les suppléances et la continuité d’activité.

Développer les outils permettant d’améliorer la fluidité et la réactivité du fonctionnement.

5. Assurer la coordination opérationnelle

Organiser la circulation de l’information entre le cabinet, les directions et les délégations départementales.

Anticiper les besoins logistiques, documentaires, protocolaires et de communication liés à l’agenda du Directeur général.

Identifier les urgences et risques de rupture, suivre les décisions et rendre compte au directeur de cabinet.

Savoir :

Organisation, missions et fonctionnement d’une agence régionale de santé ;

Fonctionnement d’une Direction générale et d’un cabinet ;

Environnement administratif et institutionnel de l’ARS ;

Principes du protocole institutionnel et règles de préséance ;

Règles applicables au traitement, à la traçabilité et à l’archivage des courriers ;

Savoir-Faire :

Encadrer, organiser et réguler l’activité d’une équipe ;

Gérer des agendas complexes et arbitrer entre des priorités concurrentes ;

Organiser des déplacements et des séquences institutionnelles ;

Piloter des flux de courriers et de saisines ;

Formaliser, sécuriser et améliorer des processus ;

Identifier les urgences, les risques et les besoins d’arbitrage ;

Coordonner plusieurs interlocuteurs dans des délais contraints ;

Produire des tableaux de bord et des outils de reporting ;

Rédiger avec clarté et fiabilité ;

Rendre compte de manière synthétique et alerter à bon escient ;

Maîtriser les outils bureautiques, collaboratifs et de gestion documentaire, notamment ELISE.

Savoir-être :

Loyauté institutionnelle ;

Rigueur et fiabilité ;

Sens aigu de l’organisation et des priorités ;

Réactivité et disponibilité ;

Sang-froid et capacité à travailler sous contrainte ;

Diplomatie et qualité relationnelle ;

Capacité d’anticipation ;

Autonomie et sens de l’initiative ;

Aptitude à rendre compte ;

Sens du collectif et posture managériale.