Agent administratif — Mairie de Wittisheim

ACTIVITES ET TACHES PRINCIPALES DU POSTE

• Accueil et renseignement du public
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés
• Identifier les demandes, apporter un premier niveau de réponse et orienter les interlocuteurs vers les services ou organismes compétents
• Informer les administrés sur les démarches administratives et les services proposés par la commune
• Réceptionner, enregistrer et transmettre les courriers, documents et demandes
• Assurer le suivi des demandes et veiller à la qualité de l’accueil et à la confidentialité des échanges
• Etat civil :
• Recevoir les déclarations et demandes relevant des compétences de l’officier de l’état civil
• Préparer et assurer le suivi administratif des actes d’état civil
• Délivrer les copies et extraits d’actes d’état civil dans le respect des règles de délivrance
• Instruire les demandes de mariage et de PACS relevant de la compétence communale
• Assurer le suivi des mentions marginales, des avis de mise à jour et des échanges avec les autres communes et administrations
• Participer à la tenue et à la mise à jour des registres et dossiers d’état civil
• Préparer les dossiers et documents nécessaires aux cérémonies et aux formalités correspondantes
• Population et formalités administratives :
• Assurer les opérations relatives à l’inscription et à la radiation sur les listes électorales, dans le cadre des procédures applicables
• Participer à la préparation et à l’organisation des scrutins électoraux
• Assurer le suivi administratif du recensement citoyen
• Délivrer les documents administratifs relevant des compétences de la commune
• Répondre aux demandes courantes des administrés en matière de formalités administratives
• Urbanisme :
• Accueillir et renseigner les administrés sur les démarches d’urbanisme et les règles applicables, dans la limite de ses compétences
• Réceptionner, vérifier la complétude administrative de premier niveau, enregistrer et transmettre les dossiers d’autorisations d’urbanisme
• Assurer le suivi administratif des demandes : certificats d’urbanisme, déclarations préalables, permis de construire, permis d’aménager et autres autorisations relevant des procédures applicables
• Transmettre les dossiers au service instructeur compétent et assurer le suivi des échanges
• Préparer les courriers, notifications et documents administratifs nécessaires à la procédure, selon les circuits de validation établis
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers
• Participer à la mise à jour des registres, tableaux de suivi et outils de gestion de l’urbanisme
• Orienter les demandes complexes vers l’adjointe à la secrétaire générale de mairie ou le service compétent
• Relations avec l’école
• Assurer les inscriptions en petite section
• Gérer les dérogations scolaires
• Secrétariat administratif et polyvalence
• Participer au traitement du courrier et à la gestion documentaire du service
• Assurer la saisie, la mise en forme et le suivi de documents administratifs
• Participer au classement et à l’archivage des dossiers
• Assurer la continuité de l’accueil et des missions essentielles du service en cas d’absence d’une collègue
• Contribuer à l’amélioration des procédures et à la bonne circulation de l’information au sein du service

COMPETENCES REQUISES

• Savoirs :
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
• Connaissance des principales procédures relatives à l’état civil, à la population et à l’urbanisme
• Connaissance des règles de confidentialité, de protection des données personnelles et de communication des documents administratifs
• Maîtrise des outils bureautiques et capacité à utiliser les logiciels métiers
• Savoir-faire :
• Accueillir, écouter, renseigner et orienter le public
• Appliquer des procédures réglementaires et respecter les délais
• Constituer, vérifier et suivre des dossiers administratifs
• Rédiger des courriers et documents administratifs simples
• Organiser son travail, gérer les priorités et assurer le suivi des demandes
• Travailler en équipe et transmettre les informations utiles
• Savoir-être :
• Sens du service public et qualités relationnelles
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
• Rigueur, méthode et fiabilité
• Autonomie et sens de l’organisation
• Disponibilité, patience et capacité à gérer des situations délicates
• Esprit d’équipe et polyvalence

AUTONOMIE ET RESPONSABILITES

L’agent exerce ses missions dans le cadre des procédures et des consignes définies par la secrétaire générale de mairie.

Il assure le traitement courant des dossiers relevant de son périmètre de compétences et rend compte des difficultés rencontrées, des situations particulières et des dossiers nécessitant un arbitrage ou une validation hiérarchique.

Les actes et décisions relevant de la compétence du maire ou d’un élu délégataire sont préparés et soumis à validation ou signature selon les règles applicables et selon les circuits de validation internes.

PROFIL RECHERCHE

• Formation ou expérience en secrétariat administratif, idéalement en collectivité territoriale
• Une expérience en état civil et/ou en urbanisme serait appréciée
• Capacité à acquérir et à actualiser les connaissances réglementaires nécessaires à l’exercice des missions
• Sens du contact avec le public et aptitude au travail en équipe