Agent chargé d'accueil contractuel (F/H) — Mairie de Mordelles

La ville de Mordelles, commune de 8000 habitants à l’Ouest de RENNES est l’une des 43 communes de la Métropole rennaise et se caractérise par un développement harmonieux entre ville et campagne. Riche de ses espaces verts et de ses milieux aquatiques, la commune offre une multitude d’infrastructures de sports, de loisirs et d’événements culturels et deux groupes scolaires publics.

La commune de Mordelles recrute un agent chargé d’accueil contractuel (F/H). Représentant de l’image de la collectivité auprès des usagers, les agents d’accueil accueillent le public, le renseigne ou l’oriente vers les services instructeurs.

Rattaché au pôle ressources humaines et vie citoyenne, au sein d’un service composé de deux agents, vous avez pour mission :

I. MISSIONS PRINCIPALES:

• Accueillir physiquement et téléphoniquement le public
• Identifier et gérer le degré d’urgence et de technicité de la demande
• Prendre des messages
• Orienter les personnes vers les services compétents
• Répondre aux demandes d’informations simples, présenter des documents d’information ou de communication en lien avec les différentes missions de la collectivité (état civil, urbanisme, éducation, …)
• Délivrer des imprimés
• Fixer des rendez-vous avec les services instructeurs quand les demandes le nécessitent
• Gérer les affichages des informations
• Réaliser des formalités administratives simples
• Réceptionner des dossiers et vérifier leur complétude
• Enregistrer des demandes d’intervention ou des signalements sur Open GST
• Gérer le planning des salles communales (locations)

II. MISSIONS EN BACK OFFICE:

• Gérer le courrier et les courriels
• Participer à la création d’outils
• Gérer et actualiser le fichier des associations
• Réaliser et suivre les contrats de location des salles
• Participer à la gestion des inscriptions électorales
• Gestion des demandes de logement social
• Participer au traitement des démarches relevant de l’état-civil

Savoir-faire :

• Accueil physique et téléphonique du public, techniques d’accueil et de communication
• Prendre des messages
• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
• Appliquer les règles de communication et les protocoles
• Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
• Gérer les situations de stress et réguler les tensions
• Faire preuve de neutralité et d’objectivité face aux situations
• S’adapter aux différents publics
• Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
• Faire preuve de capacité d’adaptation
• Savoir prendre des initiatives en cas d’interventions urgentes
• Être capable de suivre des processus logiques et méthodologiques dans son activité et de respecter des consignes orales ou écrites
• Faire preuve d’autonomie dans l’organisation de son travail
• Être en capacité de communiquer fréquemment avec l’utilisateur ou les équipes
• Savoir rendre compte de son travail
• Être soigneux, discret, ponctuel et dynamique

Savoir-être :

• Sens du service public et du travail en équipe
• Réactivité et sens des responsabilités
• Discrétion professionnelle