Agent d'accueil (h/f) — Centre communal d'action sociale Plaine des Pal

Missions principales :

• Secretariat du Conseil d’Administration et de l’établissement :
• Edition, transmission des convocation, mise en page des rapports, préparations et suivi des délibérations
• Suivi des arrêtés
• Gestion des conventions stagiaire en interne
• Gestion administrative des courriers/mails départs et arrivés :
• Rédiger et imprimer les bordereaux d’envoi et parapheurs
• Enregistrer en suivant la procédure de nomination les BE dans le fichier réseau « Utilisateur »
• Enregistrer les courriers arrivés sur le logiciel métier « FOLLOWIN »
• Gestion administrative des courriers des domiciliés :
• En lien avec l’assistante sociale, enregistrer sur le logiciel métier « DOMIFA » les courriers des domiciliés ainsi que leurs passages,
• Organiser la remise des courriers aux domiciliés en capitalisant sur ELISSAR et DOMIFA
• Gestion administrative du matériels et salles du C.C.A.S :
• Recenser et faire le suivi des demandes (entrée/sortie) de matériels (informatique, véhicules, produits d’entretiens…) et salles du C.C.A.S
• Participer à la capitalisation des données en vue d’insérer dans le bilan d’activité
• Conseiller(ère) France Service spécialité « Point Justice » :
• Accompagner le public dans tous les démarches « Point Justice »
• Informer, conseiller, orienter le public concernant le conciliateur, le médiateur, et autres intervenants en lien avec le CDAD
• Aider à l’impression, scan des documents
• Aider à la lecture et à la compréhension des documents des usagers
• Détecter les cas de non-recours aux droits
• Suivre les formations
• Abonder les outils de suivis dédiés
• Secrétaire Point Justice :
• Accueillir les usagers souhaitant un accompagnement dans le cadre de l’accès au droit
• Assurer la gestion des rendez-vous et le lien avec les intervenants juridiques (avocat, délégué du Défenseur des droits, conciliateur, etc.)
• Préparer et suivre les dossiers de demande d’aide juridictionnelle ou autres aides légales
• Veiller à la bonne confidentialité des échanges et à la sécurisation des données
• Accueil physique et téléphonique du service :
• Recenser la demande et le suivi dans la base de données ELISSAR afin de faciliter la circulation de l’information auprès des collègues chargés de la prise en charge des dossiers
• Ecouter, Analyser et orienter les usagers vers les services compétents internes et externes
• Remettre les formulaires types s’il y a lieu
• Organiser les photocopies en lien avec les demandes administratives des usagers
• Surveiller la salle d’attente
• Vérifier et actualiser la documentation (affichage)
• Mise en conformité Loi Informatique Liberté :
• Participer à l’archivage et la mise en œuvre de la procédure de mise en conformité dans les différents services (Notamment dans le service Accueil et Démarches numériques et le service Social)

Savoir-faire :

• Être capable d’évaluer et de gérer les priorités
• Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les demandeurs
• Maitrise de l’outil informatique [logiciel de traitement de texte (Word -Excel)], outil de gestion du courrier électronique (Outlook) et des logiciels métiers (ELISSAR, FOLLOXIN, DOMIFA…)
• Maîtrise de soi, gestion des situations de stress et régulation des tensions
• Sens des responsabilités
• Organisation, soin et rigueur dans le travail
• Conscience professionnelle
• Réactivité, adaptabilité
• Dynamisme
• Discrétion, respect de la confidentialité
• Autonomie

Savoir-Être :

• Principe du secret et de la discrétion professionnelle liés à l’éthique et à la déontologie
• Qualité relationnelle : sens de l’accueil, du contact et de l’écoute, capacité d’adaptation, savoir communiquer
• Organisation, soin et rigueur dans le travail
• Conscience professionnelle
• Réactivité, adaptabilité
• Dynamisme
• Discrétion, respect de la confidentialité
• Autonomie
• Bon équilibre personnel (métier éprouvant face aux situations de détresse)
• Grande détermination pour venir au bout des situations et amener l’usager à être autonome
• Sens des responsabilités
• Disponibilité

Prérequis : CAP/BEP avec une expérience professionnelle significative dans le domaine