Agent d’accueil Mairie et Accueil Agence Postale Communale — Mairie de Sainte-Eulalie

** AGENT D’ACCUEIL MAIRIE **

• Accueil physique et téléphonique du public
• Orienter les administrés vers les différents services
• Informer, renseigner le public, les administrés, les partenaires
• Prises de notes rapides des messages
• Transmettre les messages par écrit, oral ou par mails
• Tri et répartition du courrier entrant par service
• Scanner les factures pour le service comptabilité
• Gestion des locations des salles municipales (planning, matériel, etc.)
• Prospecter, relancer les entreprises pour les encarts publicitaires
• Centraliser les informations et formulaires aux publics des différents services (fichiers, classeurs, etc.)
• Informer et distribuer les pièges à frelon, chocolats aînés…
• Renforce le service Etat-Civil/Elections/Fêtes et cérémonies: instruction des reconnaissances et gestion des actes de naissances, mariages, décès, PACS, livrets de familles + obsèques + ventes concessions + recensement militaire + inscription liste électorale + légalisation de signature + actes notariés... Préparation administrative, secrétariat, commandes vin d'honneur (aux cuisines ou traiteurs) et de fleurs, déclaration Guso/Sacem (orchestres), relatives aux manifestations culturelles : cérémonies, médailles du travail, concerts, thés dansants, concerts, gala

** AGENT ADMINISTRATIF AGENCE POSTALE COMMUNALE **

• Ouverture et fermeture de l'agence
• Accueillir, renseigner et conseiller les usagers
• Appliquer les procédures de contrôle d'identité
• Enregistrer et tenir à jour un tableau journalier d'enregistrement de la fréquentation du public
• Affranchir les envois postaux et recommandés
• Vendre les timbres à usage courant, les enveloppes et Prêt à Poster
• Déposer les procurations, recommandés et colis
• Retirer les lettres et colis en instance
• Organiser le stockage du courrier et des colis
• Gérer les réexpéditions du courrier et des colis + contrats de ré-expedition
• Gérer les retraits et encaissement d'espèces sur les comptes courants ou livrets

** ESPACE FRANCE SERVICES **

• Accueil physique et téléphonique des usagers, et gestion de la messagerie électronique dédiée aux usagers, à la Préfecture, aux opérateurs …
• Information de premier niveau et conseil sur les droits et démarches
• Accompagnement des usagers dans l’exécution des démarches administratives intégrées au bouquet des opérateurs (démarches principalement dématérialisées)
• En cas de situation complexe, relais facilitateur auprès de l’opérateur pour suivre la demande (via une messagerie sécurisée)
• Soutien aux usagers dans la création d’une identité numérique (adresse mail, compte sur les espaces personnels des opérateurs)
• Suivi de l’activité quotidienne d’après l’outil de reporting de l’ANCT et tout autre outil interne mis en place (fréquentation, objets des demandes, ...)
• Gestion de l’affichage et de la documentation (flyer, formulaire, ...)
• Promotion du dispositif auprès des acteurs du territoire
• Participation au réseau départemental des conseillers France Services animé par la Préfecture de la Gironde
• Information, conseil et orientation des usagers vers les acteurs associatifs et institutionnels locaux selon les besoins (hors opérateur France Services)

** Savoir **

• Connaissance (bases) de l’organisation, fonctionnement et compétences de la collectivité
• Règlementation postale : Connaissance des produits et services de La Poste (affranchissements, recommandés, etc.)
• Environnement institutionnel : Connaissance du fonctionnement des services publics, de la mairie
• Procédures de sécurité : Connaissance des consignes de sécurité des biens, des personnes et des valeurs (manipulation de numéraire, gestion de caisse)
• Outils bureautiques et logiciels métiers : Notions de base sur l'utilisation d'un ordinateur, des logiciels de gestion postale et des outils de communication

** Savoir-faire **

• Accueil et orientation : Accueillir physiquement et au téléphone, identifier rapidement la demande de l'usager et l'orienter vers le bon service ou la bonne démarche
• Opérations postales : Traiter le courrier et les colis, scanner, affranchir, gérer les instances (gardes, retraits de colis/lettres recommandées)
• Gestion administrative et encaissement : Tenir une régie de recettes (manipulation de la caisse, comptabilité journalière de l'agence postale), rédiger des écrits professionnels simples
• Maîtrise des outils : Utiliser avec aisance les équipements informatiques, les terminaux de paiement électronique (TPE) et les logiciels de gestion ou d'état civil

** Savoir-être **

• Écoute et bienveillance : Être à l'écoute des besoins de l'usager, faire preuve d'empathie et de pédagogie
• Patience et diplomatie : Garder son calme en toute circonstance, y compris lors d'affluence en guichet ou face à des usagers mécontents ou agressifs
• Rigueur et discrétion : Respecter le secret professionnel et la confidentialité des données (postales et administratives)
• Polyvalence et adaptabilité : Savoir passer rapidement d'une tâche à une autre