Agent d'état-civil et d'affaires générales — Mairie de Cluny

1) État-civil et Affaires générales

1.1) Etat civil/recensement de la population/Formalités administratives diverses :

En votre qualité de futur responsable à terme, vous pilotez l’ensemble des missions, encadrez l'équipe, supervisez l’instruction et la délivrance des actes, assurez la tenue des registres, des tables décennales et organisez les cérémonies (mariages, parrainages civils) dans le respect strict de la réglementation, vous maîtrisez le dispositif de recueil des CNI/Passeports

-Vous assurez la fonction de coordonnateur communal en relation avec le superviseur de l’Insee, constituer et piloter l’équipe des agents recenseurs.

• Vous gérez les formalités administratives diverses (jurés d’assises, recensement citoyen, débits de boissons, vente au déballage, légalisation de signatures…)
• Vous contribuez, en appui de l'équipe, à l’accueil du public et accompagnez les agents dans le suivi des dossiers complexes

1.2) Élections :

• Vous organisez les élections, vous gérez la tenue et la révision des listes électorales et vous pilotez la commission de contrôle

1.3) Cimetière :

Vous supervisez la gestion administrative et technique du cimetière, le lien avec les entreprises, inhumations, exhumations, concessions, et travaux, reprises administratives, vous assurez une veille législative funéraire.

1.4) Logements :

Vous gérez les commissions d'attribution des logements sociaux dématérialisées

2) Accueil/Gestion de la Relation aux Usagers

Vous assurez le pilotage de l’accueil et de la relation aux usagers, supervisez le traitement des dossiers, courriers et outils administratifs, garantissez des réponses cohérentes en coordination avec les services municipaux concernés.

3) Vie associative

Vous supervisez l’activité du service associatif

Vous garantirez un fonctionnement efficace, structuré et sécurisé de l’activité du service.

Missions annexes :

• Rôle de référent interne RGPD, accompagnement du service dans la mise en œuvre des obligations RGPD et veille réglementaire

Moyens techniques :

Progiciels de gestion pour l’État-civil, le recensement citoyen (Odyssée), les élections (Ciril), la gestion du cimetière (Gescime), le recensement de la population (Omer), le Dispositif de Recueil (DR) pour les titres d’identité.

Spécificités liées au pôle :

Ouverture de l’accueil et du service État civil/Affaires générales chaque samedi matin. Roulement au sein des membres de l’équipe. Célébration des mariages le samedi.

Compétences / Exigences requises/ Qualifications

Vous disposez de solides connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales.

• Vous maîtrisez la réglementation relative à l’état civil, aux élections, au funéraire ainsi qu’au recensement
• Vous possédez également une bonne connaissance des procédures administratives liées à la délivrance des actes, la tenue des registres
• Doté(e) de solides capacités rédactionnelles, vous êtes à l’aise avec l’utilisation des logiciels métiers et savez mener efficacement des recherches d’informations
• Attaché(e) aux valeurs du service public, vous faites preuve de disponibilité, de neutralité, de discrétion et de confidentialité
• Vous savez rendre compte de votre activité et faire preuve de maîtrise de soi. Rigueur et sens de l’organisation sont des qualités essentielles dans votre travail
• Des qualités managériales, un esprit d’analyse, de synthèse et d’anticipation sont attendus, ainsi qu’un véritable esprit d’équipe et une capacité à travailler en transversalité

-Expérience sur un poste similaire exigée.