Appariteur - courrier/réceptif — Mairie de Biarritz

MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE

Assure la mission de coursier, de courrier et d'appariteur pour la collectivité

Assure la réception, la distribution, la collecte et l’expédition de l’ensemble du courrier (services municipaux, administrations extérieures, Trésor public, Centre de tri à la Poste…)

Organisation et assure le bon fonctionnement du servie des réceptions

MISSIONS SPÉCIFIQUES DU POSTE

COURSIER – COURRIER

Réception, tri et orientation du courrier entrant

Participation à l’enregistrement du courrier dans l’outil dédié (logiciel métier Elise)

Collecte du courrier dans les différents sites et boîtes postales

Distribution du courrier dans les services et organismes extérieurs

Affranchissement, tri et préparation du courrier sortant

Dépôt et récupération du courrier auprès de La Poste

Réponse aux besoins logistiques du Maire, du Cabinet et des Élu(e)s dans le cadre de leurs fonctions

Portage et acheminement de documents, de fournitures et marchandises auprès des partenaires et prestataires

RECEPTIF

Organisation des réceptions et participations au service

Gestion des stocks et des commandes liées aux réceptions

Achats et négociations avec les différents fournisseurs et mis en concurrence des tarifs pour minimiser les charges et les dépenses

Préparation logistique des réceptions de la collectivité

Encadrement opérationnel de l’équipe de service des réceptions de la collectivité lors des événements

Suivi administratif des dépenses : réalisation des bons de commande (logiciel métier Ciril), réception des commandes…

Contribution au suivi de la ligne budgétaire du réceptif

Mise à jour des fichiers et outils de suivi

Collaboration avec les services municipaux et partenaires extérieurs (direction de la communication, centre technique municipal, services des jardins, fêtes et cérémonies, reprographie – Destination Biarritz…)

Aménagement des salles en configuration « réception »

Commande et distribution des repas dans le cadre des déjeuners de travail

Mise en place des salles du 1er étage de la Mairie, en collaboration avec le service fêtes et cérémonies (mariages, conseils municipaux, chevalets, eau…)

Qualifications nécessaires :

BEP – Permis VL

Maitrise de l’expression écrite

Compétences techniques :

Savoirs

Connaissance de l’environnement professionnel et de l’organisation de la collectivité

Connaissance du circuit courrier et des procédures internes

Connaissance sur l’organisation des réceptions

Notions de formalisme administratif

Savoir-Faire

Réceptionner, trier, enregistrer et distribuer le courrier

Compléter et renseigner des documents administratifs liés à l’activité

Appliquer des consignes et des procédures

Utiliser les outils informatiques courants

Organiser son activité en fonction des priorités et des délais

Organiser et assurer le bon fonctionnement du servie des réceptions

Savoir Être :

• Relationnel :

Sens du relationnel et capacité à travailler en équipe

Sens du service public

Discrétion

• Autonomie :

Identification et hiérarchisation des priorités

Esprit d’initiative

Information du directeur des difficultés rencontrées

Respect des procédures et des consignes

• Efficience :

Organisation, méthode

Rigueur

Motivation

Polyvalence

Réactivité

• Implication :

Disponibilité

Adaptabilité

• Management : Encadrement et désignation de l’équipe de service lors des manifestations et réceptions de la Collectivité