Assistant administratif d'équipes de recherche (H/F) — INRIA Paris

Assurer l’interface avec les services d’appui du centre et des partenaires (pour les équipes communes), notamment service administratif et financier, service dépenses, service ressources humaines, service communication et médiation ;

Diffuser l’information aux membres de l’équipe : nouveautés réglementaires, information sur les actualités du centre/de l’institut/du site universitaire (politique de site) ;

Préparer l’accueil des nouveaux arrivants : point de contact administratif, contribution au onboarding, orienter les agents dans leurs démarches administratives, aider à l’organisation/affectation des bureaux;

Conseiller les membres de l’équipe dans la prise en mains et l’utilisation des outils numériques du quotidien et informer sur les procédures associées

Organiser les réunions d’équipe, les séminaires, les soutenances de thèses et de HDR, en lien avec les services dédiés (logistiques).

Renseigner et accueillir les interlocuteurs externes et les visiteurs (professeurs invités, partenaires, etc.).

Être un point de cohésion de l’équipe, notamment dans un contexte de multilocalisation des sites et/ou des agents.

Suivre le budget global de l’équipe de manière consolidée avec les budgets existants chez les partenaires pour les équipes communes (universités, autres EPST …).

Préparer les demandes et modifications budgétaires (dépenses de fonctionnement, d’investissement et de personnels) sur les différentes ressources financières de l’équipe (dotation, contrats, moyens incitatifs), dans un contexte annuel et pluriannuel ;

Aider à l’optimisation de l’utilisation des ressources budgétaires de l’équipe de recherche selon le calendrier budgétaire.

Coordonner et suivre les achats de l'équipe, en lien avec le service financier du centre (informer sur les marchés existants et les procédures à respecter).

Assister les scientifiques dans l’organisation de leurs déplacements : informer sur la réglementation applicable, conseiller et effectuer des recherches de billetterie et d’hébergement

Être un relai au sein de l’équipe de la communication interne et externe du centre et de l’institut ;

Documenter et mettre à jour le site web de l’équipe celui dédié à évènement scientifique (programme, organisateurs, orateurs, contributions, logistique) ;

Coordonner l’organisation administrative et logistique d’un évènement scientifique (workshop, conférence) : prospecter pour le choix d’un lieu, effectuer les réservations,

préparer et suivre le budget, organiser les déplacements des invités, accueillir les participants ….

Constituer et suivre les dossiers de recrutement des personnels non permanents

Informer et orienter les personnels de l'équipe (permanents et non permanents) dans leurs démarches RH

Mettre à jour l'outil de gestion des effectifs (EKSAE) et répondre à des demandes spécifiques (enquêtes, etc.)

Préparer l'arrivée des nouveaux entrants, les accueillir, les renseigner, les orienter, les guider

Initialiser les demandes d'autorisation FSD

SAVOIR

Avoir une connaissance de base concernant l'organisation de l'environnement du monde de la recherche

Connaître les principes de la gestion financière notamment les règles budgétaires et les différents financements de la recherche et les règles des contrats

Connaître les différents statuts des personnels et les procédures les concernant

SAVOIR-FAIRE

Maîtriser les outils de bureautique

Maîtriser les techniques de reporting

Faire preuve de rigueur et fiabilité dans la mise en oeuvre des procédures pour collecter, traiter, vérifier et transmettre les données financières et RH

Savoir planifier et respecter des délais

Savoir évaluer et hiérarchiser des besoins

S'adapter aux différents outils et procédures

Travailler en équipe tant au sein de l'équipe projet qu'au sein du service

Maîtriser l'anglais écrit et oral

Savoir rédiger (notes, compte-rendu, courrier)

SAVOIR-ETRE

Avoir le sens du service

Faire preuve d'un bon relationnel, tant en interne qu'en externe

Savoir s'adapter aux différents interlocuteurs et situations

Respecter la confidentialité

Faire preuve de réactivité et de proactivité

Etre autonome