Assistant administratif de pôle (H/F) — Mairie de Melesse

1. Gestion des demandes courantes:

Gérer l’accueil physique et téléphonique,

Recevoir et orienter les demandes (BetterStreet, mails),

Hiérarchiser des demandes selon leur caractère d'urgence,

Gérer le flux quotidien de la boite mail du service,

Réceptionner les demandes des entreprises et prestataires (renseignements, rendez-vous, interventions, orientations, livraisons, contacts, etc…),

Rechercher et proposer des solutions aux problématiques des administrés,

2. Activités administratives :

Apporter un soutien administratif aux agents du pôle dans les domaines financier, technique et administratif,

Faciliter et sécuriser les procédures internes,

Apporter une aide administrative auprès du responsable du pôle et du responsable du centre technique (rédaction des courriers, des rapports, compte-rendu de réunions, trame de réunion et notes),

Assurer la gestion de dossiers transversaux,

Participer aux réunions de services et de pôle

Créer et mettre à jour les tableaux de suivi et procédures

Réceptionner, trier, classer et archiver les documents du service,

Créer et effectuer la mise à jour des supports administratifs

Saisir les congés validés des agents du pôle,

Rendre compte au responsable du pôle des demandes et informations concernant la commune,

3. Activités budgétaires et comptables :

Assurer un suivi de l’exécution budgétaire (fonctionnement/investissement) de l’ensemble des services du pôle et faire le lien avec le pôle ressources (Finances et commande publique)

Vérifier les pièces comptables (devis, contrats et marché)

Contrôler la cohérence des factures avec les devis

Points réguliers avec les chefs d’équipe sur les soldes de lignes budgétaires