Assistant administratif (H/F) en gestion administrative et ressources humaines — CNRS

Missions :

Assurer, avec autonomie dans son périmètre, la préparation, le suivi et la coordination de dossiers administratifs, principalement dans le domaine des ressources humaines, et contribuer au bon fonctionnement quotidien du service administratif du LMD. Apporter un appui opérationnel aux agents, à la direction et aux interlocuteurs des tutelles, dans le respect des procédures et des échéances.

Activités :

Gestion administrative et appui aux ressources humaines

• Préparer, vérifier et assurer le suivi des dossiers administratifs RH, en lien avec les responsables concernés et les services des tutelles
• Contribuer à la préparation et au suivi des contrats, conventions d’accueil, conventions de stage et autres documents administratifs relevant de son périmètre
• Assurer l’interface administrative avec les agents, les étudiants, les services RH des tutelles; orienter les demandes vers les interlocuteurs compétents
• Mettre à jour les bases de données, tableaux de suivi et dossiers partagés ; veiller à la fiabilité, à la traçabilité et à la confidentialité des informations
• Participer à la collecte des données et à la préparation d’éléments de bilan ou de réponse aux enquêtes administratives et RH
• Informer les agents sur les procédures usuelles et contribuer à la diffusion de supports d'information et à l'amelioration des pratiques administratives
• Contribuer aux activités transverses du service administratif, notamment en matière de communication interne et de circulation de l’information,
• Assurer un interface avec la cellule QVT du laboratoire ainsi que celle des tutelles (CNRS, Polytechnique, SU et ENS)

Accueil, logistique et fonctionnement du site

• Assurer l’accueil et l’orientation des interlocuteurs et contribuer au traitement des demandes administratives courantes
• Assurer un soutien au site de Palaiseau: courrier, badges et accès, signalétique des bureaux, restauration …

Coordination et amélioration des activités

• Coordonner le suivi de dossiers et les échanges entre les interlocuteurs internes et externes, en veillant au respect des délais
• Assurer un reporting régulier auprès de la hiérarchie sur l’avancement des dossiers et les points nécessitant un arbitrage

Contexte de travail :

Le Laboratoire de Météorologie Dynamique (LMD), unité mixte de recherche consacrée à l’étude de l’atmosphère et du changement climatique, est placé sous les tutelles du CNRS, de l’École polytechnique, de l’École normale supérieure et de Sorbonne Université, avec une tutelle secondaire de l’ENPC. Le laboratoire est réparti sur trois sites : Palaiseau, Jussieu et l’ENS à Paris.

L'assistant-e en gestion administratif contribue à la continuité et à la fiabilisation de la gestion RH du laboratoire, dans un environnement multi-tutelles.

Competences :

Savoirs / connaissances

• Connaissance des principes et procédures de gestion administrative dans un établissement public ou un organisme de recherche
• Connaissances de base en gestion des ressources humaines et compréhension de l’environnement multi-tutelles de la recherche publique
• Connaissance des règles de confidentialité et de protection des données administratives et RH
• Connaissance des outils bureautiques et des méthodes de suivi de dossiers

Savoir-faire

• Instruire et suivre des dossiers administratifs, vérifier la complétude des pièces et appliquer les procédures
• Organiser et prioriser son activité, anticiper les échéances et gérer plusieurs demandes simultanément
• Construire et actualiser des tableaux de suivi et exploiter des données administratives
• Rédiger des courriels, comptes rendus, notes et supports d’information clairs et adaptés aux destinataires
• Utiliser les outils bureautiques, notamment Word et Excel, et s’approprier les applications de gestion des tutelles
• Communiquer avec des interlocuteurs variés et rendre compte de l’avancement des dossiers

Savoir-être

• Sens de l’organisation, rigueur et fiabilité
• Autonomie, esprit d’initiative et capacité à rendre compte
• Qualités relationnelles, sens de l’accueil et aptitude au travail en équipe
• Discrétion professionnelle, respect de la confidentialité et sens du service public
• Adaptabilité, réactivité et capacité à gérer les priorités

Formation de niveau bac +2 / bac +3 ou expérience équivalente en gestion administrative, gestion RH ou administration publique. Une expérience en environnement universitaire, scientifique ou multi-tutelles serait appréciée. Une expérience des procédures RH de la fonction publique constitue un atout.

Contraintes et risques :

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Le Centre national de la recherche scientifique est l’une des plus importantes institutions publiques au monde : 34 000 femmes et hommes (plus de 1 000 laboratoires et 200 métiers), en partenariat avec les universités et les grandes écoles, y font progresser les connaissances en explorant le vivant, la matière, l’Univers et le fonctionnement des sociétés humaines. Depuis plus de 80 ans, y sont développées des recherches pluri et interdisciplinaires sur tout le territoire national, en Europe et à l’international.

Le lien étroit que le CNRS tisse entre ses missions de recherche et le transfert vers la société fait de lui un acteur clé de l’innovation en France et dans le monde. Le partenariat qui le lie avec les entreprises est le socle de sa politique de valorisation et les start-ups issues de ses laboratoires (près de 100 chaque année) témoignent du potentiel économique de ses travaux de recherche.

Le Centre national de la recherche scientifique est un organisme public de recherche pluridisciplinaire placé sous la tutelle du ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation.

C’est l’une des plus importantes institutions publiques au monde : 33 000 femmes et hommes (dont plus de 16 000 chercheurs et plus de 16 000 ingénieurs et techniciens), en partenariat avec les universités et les grandes écoles, y font progresser les connaissances en explorant le vivant, la matière, l’Univers et le fonctionnement des sociétés humaines.

Depuis plus de 80 ans, le CNRS développe des recherches pluri et interdisciplinaires sur tout le territoire national, en Europe et à l’international. Le lien étroit entre ses missions de recherche et le transfert vers la société fait du CNRS un acteur clé de l’innovation en France et dans le monde.

Le partenariat qui lie le CNRS avec les entreprises est le socle de sa politique de valorisation et les start-ups issues de ses laboratoires témoignent du potentiel économique de ses travaux de recherche.

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