Assistant de direction / appui CEVU (F/H) — Université Montpellier 3

Mission principale : Assister le Directeur de la DGSA FAR / le Directeur et la Directrice adjointe de la DES et apporter l’aide nécessaire au Vice-Président du CEVU dans la gestion et l’organisation du Conseil des Etudes et de la Vie Universitaire et des commissions afférentes

Mission 1 : Assister le Directeur de la DGSA FAR / le Directeur et la Directrice adjointe de la DES :

Organiser et gérer les agendas

Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports, etc.), les reproduire et les diffuser

Traiter et diffuser des informations internes et externes

Organiser les réunions et leurs aspects logistiques, rédiger les relevés de décisions

Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière

Participer à la gestion administrative, financière et des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées

Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administrative

Classer, pré-archiver les documents

Mission 2 : Assurer l'appui au Vice-Président du CEVU dans la préparation des conseils et assurer la gestion du CEVU

Contribuer à l'élaboration des documents soumis au vote des conseils : dossier-type de demande d'accréditation, règlement des études, calendrier universitaire, chartes liées à la scolarité, collecte des modalités de candidature

Gérer l'organisation matérielle et logistique des CEVU

Assurer l'envoi des ordres du jour et des convocations

Vérifier la régularité des conseils (quorum, vote, etc.)

Participer au conseil, prendre des notes, rédiger les relevés de décision, les délibérations et les diffuser

Assurer le lien avec le secrétariat de la Présidence et la Direction des Affaires Juridiques et Institutionnelles

Suivre les décisions en lien avec les services de l'Université

Mission 3 : Assurer le suivi de l'application OS-ticket pour la gestion des réclamations /recours en lien avec le Vice-Président du CEVU

Vérifier la régularité des demandes de réclamations/recours

Consulter les composantes et assurer le suivi des réponses aux étudiants lorsque c'est nécessaire

Préparer les réponses en lien avec le VP CEVU et le Directeur de la DES

Informer les étudiants des décisions et assurer le suivi de la décision avec les services gestionnaires

Mission 4 : Assurer la gestion et le suivi des commissions (commission pédagogique du CEVU, exonération des droits d'inscription, commission engagement étudiant, césure, etc.)

Enregistrer les demandes dans les tableaux de bord pour les commissions

Convoquer les commissions et préparer les documents utiles à la prise de décision

Participer aux réunions et aux commissions, enregistrer les décisions

Préparer les courriers réponses et les soumettre à la signature de la Présidente de l'Université

--> Suite de la description en suivant le lien de candidature

Compétences

CONNAISSANCES ET SAVOIRS

• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Techniques d'élaboration de documents
• Techniques de communication
• Connaitre l'organisation et le fonctionnement de l'enseignement supérieur et des Universités

SAVOIR FAIRE OPÉRATIONNELS

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Maitriser les techniques de communication orale et écrite et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Travailler en équipe
• Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
• Mettre en œuvre une démarche qualité
• Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (Apogée, Parcoursup, Etudes en France, eCandidat, Mon Master)

SAVOIR ÊTRE

• Autonome
• Capacité d'anticipation et d’adaptation
• Discrétion
• Rigueur/ Fiabilité
• Très bon sens relationnel
• Calme
• Sens de l'écoule
• Sens du service public

Formations et/ou expérience professionnelle souhaitables

Une expérience en tant qu'assistante de direction serait un plus

L’Université de Montpellier Paul-Valéry (UMPV) est une université des Humanités : Lettres, Langues, Arts, Sciences Humaines et Sociales. Plus de 22 000 étudiants sont inscrits de la licence au doctorat et 240 diplômes en lien avec les besoins socio-économiques y sont préparés.

Héritière de la Faculté des Arts fondée au Moyen Age, l’UMPV poursuit avec dynamisme cette longue tradition académique tout en sachant continuellement se transformer pour s’adapter et répondre aux grandes mutations de nos sociétés.

Université citoyenne et durable, dont le site principal est installé sur un campus arboré de plus de 10 hectares labellisé Patrimoine du XXe siècle, elle est dotée d’équipements pédagogiques exceptionnels, tels le Musée des Moulages classé, le Théâtre La Vignette « scène conventionnée pour l’émergence et la diversité », le Learning center ATRIUM conçu comme un lieu de savoir vivant, modernisant la fonction de bibliothèque universitaire et les services aux étudiants.

La Direction Générale des Services Adjoint – domaine appui à la Formation et Accompagnement à la Réussite (DGSA FAR) est sous la responsabilité de la Direction Générale des Services (DGS) et en lien étroit avec la Présidence. La DGSA FAR regroupe 7 directions et services, dont la DES, pour un total d’environ 180 agents. Elle assure le pilotage global des formations ainsi que la coordination de l’ensemble des actions destinées à la réussite étudiante et garantit le bon fonctionnement du CEVU.

La Direction des Etudes et de la Scolarité (DES), composée de 36 agents, est sous la double responsabilité du Directeur Général des Services Adjoint, domaine appui à la Formation et Accompagnement à la réussite et du Vice-Président du CEVU. La Direction des Etudes et de la Scolarité est composée de deux pôles et d’un service d’accueil des étudiants en situation de handicap, chargés du bon fonctionnement des formations proposées par l’université à ses quelque 23 000 étudiants.

Elle travaille en interface avec les services ministériels pour la gestion des procédures d’accréditation, et avec les composantes pour la mise en œuvre de l’offre de formation et le suivi individuel des étudiants. Au sein de la Direction, les services assurent les missions transversales et de logistique commune à l’ensemble des filières, depuis l’inscription des étudiants jusqu’à la délivrance des diplômes.