Assistant de Direction - Coordination administrative du Cabinet du Maire (h/f) — Mairie de Beausoleil

Encadrement des deux assistantes administratives :

• Organiser, répartir et coordonner les activités des deux assistantes administratives
• Assurer le suivi et le contrôle de la réalisation des missions confiées
• Accompagner les agentes dans l'exercice de leurs fonctions
• Organiser la continuité du service et la répartition des tâches en cas d'absence
• Assurer un rôle de soutien et d'appui auprès des agentes dans la gestion des situations complexes ou urgentes

Coordination administrative :

• Organiser et superviser l'activité administrative du Cabinet
• Planifier et prioriser les tâches et dossiers
• Coordonner les différentes activités du secrétariat
• Assurer le suivi des dossiers
• Contrôler la bonne circulation des informations et documents
• Assurer les relances auprès des différents interlocuteurs
• Participer à l'amélioration des procédures et outils de fonctionnement du Cabinet
• Garantir la continuité du service
• Assurer un reporting régulier auprès de la Direction du Cabinet

Secrétariat :

• Gestion de la réservation des salles de réunion du Cabinet
• Gestion des instances : Conseil Municipal, Conseil Communautaire et réunion de majorité
• Préparation des dossiers pour Monsieur le Maire
• Encadrement du suivi des présences pour les majorités, les conseils municipaux et les évènements, en lien avec le secrétariat général
• Supervision de la préparation des dossiers en lien avec les RDV, les réunions et le Conseil Municipal
• Encadrement des saisies agendas et prise de rendez-vous de Monsieur le Maire

Accueil physique et téléphonique des administrés :

• Encadrement de la réception et de l’orientation des appels et messages aux membres du Cabinet, des différents services et des élus

Protocole :

• Gestion et encadrement du processus protocolaire (fichiers et envois)

Courriers et correspondances :

• Superviser le traitement et le suivi des mails du Cabinet
• Superviser l'enregistrement, le traitement et le suivi des courriers via Maarch
• Coordonner la rédaction, l'enregistrement, le tri, la diffusion et l'archivage des courriers
• Contrôler le suivi des demandes nécessitant une réponse ou une transmission
• Assurer les relances nécessaires

Parapheurs et circuits de signature :

• Organiser et superviser la préparation des parapheurs soumis à la signature de Monsieur le Maire, en l’absence du Directeur de Cabinet

Gestion documentaire :

• Superviser le rangement, le classement et l'archivage des documents du Cabinet
• Organiser la gestion documentaire du Cabinet
• Veiller à la traçabilité et à la disponibilité des documents

Salles et réunions :

• Organiser et superviser les réservations des salles de réunion du Cabinet
• Coordonner les aspects administratifs et logistiques liés aux réunions
• Veiller à la préparation des documents nécessaires

Horaires (36h30) : 8h30-12h30 / 13h30-17h et 16h le vendredi.

Degré d’autonomie du poste :

Le titulaire du poste bénéficie d'une autonomie dans l'organisation et la coordination des activités relevant de son périmètre de responsabilité, dans le respect des orientations fixées par la Direction du Cabinet de Monsieur le Maire.

Contraintes spécifiques du poste :

• Adaptabilité
• Polyvalence
• Présence aux manifestations sur demande du Maire