Assistant de direction - Gestionnaire administratif de l'IFR InSPA F/H (réf. RPS5) — Sorbonne Université – Faculté de Médecine

Fonctions : Assistant-e de direction - Gestionnaire administratif-ve de l’IFR InSPA

Catégorie : B

Corps : TECH

BAP : J

Emploi-type : Assistant-e de direction

CDD d’un an.

A pourvoir dès que possible.

Missions :

Assurer l’appui administratif et organisationnel de la direction de l’InSPA

Assurer la coordination administrative entre la direction et ses interlocuteurs universitaires et institutionnels

Contribuer à la communication de l’InSPA à travers la gestion de ses sites internet

Préparer et formaliser les documents de la direction, en veillant au suivi des circuits de validation et de signature

Activités principales :

Assurer les échanges administratifs avec les enseignants, les étudiants, les services de la Faculté de Santé et les partenaires extérieurs ; transmettre les informations et orienter les demandes vers les interlocuteurs compétents

Mettre à jour les tableaux de bord et outils de suivi utiles au pilotage de l’activité et signaler les échéances ou points nécessitant une décision

Gérer les agendas et les plannings de l’équipe de direction ; rédiger et mettre en forme les courriers et présentations

Préparer les réunions :

• organisation logistique, convocations et préparation des documents
• rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions

Aider à organiser et à coordonner les jurys auxquels participe l’équipe de direction : planification, convocations, préparation des dossiers et suivi administratif

Gérer et mettre à jour les sites internet de l’équipe de direction : actualiser les contenus, mettre en ligne les informations et les documents et coordonner les interventions des services spécialisés

Connaissances transversales requises :

Bonne connaissance ou capacité à acquérir rapidement le fonctionnement du milieu universitaire, de la Faculté de Santé et des cursus en santé

Très bonne maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs :

• Word, Excel, Outlook, PowerPoint, agendas partagés, outils de visioconférence et espaces documentaires
• facilités d’adaptation à de nouveaux outils bureautiques

Excellente maîtrise du français écrit : orthographe, syntaxe, rédaction et mise en forme de courriers et comptes rendus

Connaissances de base en gestion administrative

Savoir-faire :

Organiser et prioriser des activités multiples, anticiper les échéances et gérer les urgences

Construire et tenir des plannings complexes, coordonner des réunions et en assurer le suivi opérationnel

Rédiger des comptes rendus synthétiques et structurés ; produire des documents administratifs de qualité

Communiquer avec des interlocuteurs variés de manière claire, professionnelle et adaptée ; savoir relancer et obtenir les informations nécessaires

Utiliser et fiabiliser des tableaux de bord, listes de suivi et bases de données simples

Travailler en autonomie tout en rendant compte, identifier les difficultés et proposer des solutions pratiques

Respecter les procédures, les délais et la confidentialité des informations traitées

Savoir-être :

Sens aigu de l’organisation, rigueur et fiabilité

Très bon relationnel, diplomatie et sens du travail en équipe

Réactivité, disponibilité et capacité d’adaptation

Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité

Sens du service public et qualité d’accueil des étudiants, enseignants et partenaires

Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires.

Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Île-de-France et en régions http://www.sorbonne-universite.fr

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté de santé • https://sante.sorbonne-universite.fr

L’Institut de soins primaires et ambulatoires (InSPA) est un institut fédératif de recherche visant à structurer, coordonner et soutenir la recherche en soins primaires en Île-de-France. Issu d’une initiative de Sorbonne Université, il fédère les universités, les établissements de santé, dont l’AP-HP, et les professionnels de santé autour de projets de recherche en soins primaires et ambulatoires.

Il a pour objectifs de fédérer les activités de recherche de ses membres, de favoriser les collaborations interdisciplinaires et de diffuser une culture de recherche au service de l’amélioration des pratiques et de la qualité des soins. Il soutient des travaux portant notamment sur l’organisation et les parcours de soins, la santé des populations, le recours aux soins et les inégalités, ainsi que l’évaluation des outils, des interventions et des pratiques professionnelles.

Il contribue à la diffusion et à la valorisation des travaux scientifiques.

Localisation :

Le poste est rattaché à l’InSPA, en lien avec son équipe de direction. Il est situé sur le campus Saint-Antoine de la Faculté de Santé de Sorbonne Université, 27 rue Chaligny, 75012 Paris.