Assistant de direction — Mairie de Saint-Jean-de-Braye

La ville de Saint-Jean de Braye, 3ème ville du Loiret, est située dans la première couronne de la Métropole d’Orléans, dont elle fait partie (22 communes) en région Centre Val de Loire et à une heure de Paris.

Située entre Loire et Forêt, au cadre de vie préservé, elle est labellisée au Patrimoine Mondial de l'UNESCO, pour la beauté de ses paysages culturels et naturels. Elle est par ailleurs, depuis 2019, reconnue territoire engagé pour la nature.

Ville dynamique et attractive, disposant de nombreux logements et commerces, elle est implantée au cœur de la Cosmetic Valley. Forte de sa centaine d’associations et de ses comités de quartier, elle concerte et fait participer régulièrement ses habitants aux décisions municipales. Elle possède, sur son territoire plusieurs zones économiques et d’activités, de nombreuses entreprises, dont les usines de fabrication de Dior.

Elle dispose des atouts d’une commune urbaine de la première couronne orléanaise où toutes les mixités sont préservées (sociales, urbaines, environnementales) et elle possède d’ailleurs deux écoquartiers.

La direction générale est l'animatrice de l'organisation de la commune dans son ensemble et le pivot de l'équipe de direction.

Elle participe à l'explicitation des orientations de la collectivité et à la mise en forme, avec l'équipe politique, de projets partagés par toutes les parties prenantes de l'action publique.

Elle pilote l'organisation territoriale en cohérence avec les orientations préalablement définie

MISSIONS PRINCIPALES :

Sous la responsabilité hiérarchique du directeur général des services et sous l'autorité fonctionnelle du cabinet, l'assistante de direction :

• collabore avec la direction générale et le cabinet du maire, les différentes directions de la collectivité / Interface entre les directions, partenaires extérieurs, élus et usagers
• apporte une aide permanente et réactive à la direction générale et au cabinet (en termes notamment de coordination, anticipation, organisation, gestion des priorités...)
• travaille en lien fort avec l'ensemble des directions de la collectivité

ACTIVITÉS :

• Préparer le courrier du Maire : préparer la pochette journalière du courrier du maire, réceptionner les courriers et courriels, les notes, les organiser, les classer
• Réceptionner, suivre, répondre aux courriers et courriels (externes et internes)
• Transmettre les messages
• Préparer les dossiers du Maire : centraliser les notes, les éléments à disposition, les mettre en forme, les ordonner
• Mettre en forme tous type de documents
• Réaliser la saisie de documents de formes et de contenus divers
• Rédiger des courriers, assurer leur expédition, leur diffusion et leur classement
• Organiser et suivre le classement et l’archivage
• Accueil physique et téléphonique, renseigner les interlocuteurs et réorienter si nécessaire
• Assurer un reporting régulier sur les sujets suivis
• Assurer le suivi budgétaire du service
• Mettre à jour et transmettre le semainier
• Accompagner les élus dans la gestion de leurs agendas (réunions, formations), les problèmes informatiques..
• Préparer, en lien avec le service communication et le Cabinet, les dossiers de presse et les communiqués de presse
• Répondre aux usagers sur les réseaux sociaux en lien avec les services
• Préparer en lien avec le service et le Cabinet les communications du Conseil Municipal
• Coordonner les représentations des élus
• Accompagner le Cabinet dans l'organisation protocolaire (invitation, planification, réservation...)
• Suivre le fichier de contacts institutionnels du Cabinet et procéder aux envois des vœux

SAVOIRS :

• Fonctionnement des services de la collectivité (organisation, fonctionnement, rôle)
• Règles de l'expression orale et écrite de qualité
• Techniques de secrétariat (prise de notes)
• Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
• Outils numériques
• Tableaux de bord et outils de planification et suivi
• Principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte-rendu

SAVOIR-FAIRE :

• Organiser la vie professionnelle du service (agenda, rappel des informations importantes, relation de confiance)
• Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique
• Suivre les projets et activités du service
• Accueillir les usagers téléphoniquement et physiquement
• Organiser et planifier les réunions (ordre du jour, respect des délais, compte-rendu)

SAVOIR-ÊTRE :

• Soucis de progresser
• Rigueur et méthode
• Sens du travail en commun
• Sens du service public
• Efficacité
• Implication, motivation
• Capacité d’écoute
• Autonomie
• Ponctualité et disponibilité
• Adaptabilité