ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF (VE) AGENT D'ACCUEIL ET D'ANIMATION au PT et PAT — Parc National de la Guadeloupe

L’agent est un soutien quotidien dans l’organisation du travail et assure la gestion administrative au Pôle Terrestre, au service Patrimoines et à l’unité comptabilité/finances du Secrétariat Général.

Il contribue au bon déroulement des activités de ces services, dans le respect de la réglementation en vigueur et des directives des services administratifs dont il dépend.

Activités principales du poste :

ASSURE L'ACCUEIL ET LA COMMUNICATION

assure l'accueil physique, téléphonique et digital ;

fournit une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes ;

se charge de répondre aux demandes ponctuelles par courriel ;

participe à la mise en œuvre du programme du COP 2024-2028.

GÈRE LE SECRÉTARIAT

rédige et prépare les envois de courriers, des ordre du jour, des compte rendus de réunion, des formulaires administratifs ;

gère le courrier « Arrivée et Départ » (réceptionne, enregistre, diffuse et classe le courrier attribué aux services ;

met en forme et valorise les supports écrits techniques ;

l’agent est en charge de l’archivage des données des services.

ASSURE LA LOGISTIQUE

gère la planification collective, les agendas, les déplacements et l’organisation des réunions de services PT et DPAT, du Conseil Scientifique ;

prépare et organise les réunions en extérieur des agents du PT et du PAT.

ASSURE LE SUIVI COMPTABLE

saisit les engagements juridiques sur le logiciel comptable ;

assure le suivi du budget ;

participe au suivi des procédures de marchés publics ;

participe au suivi des dossiers de demande de fonds européens ;

participe au suivi des contrats de prestation et conventions et des procédures.

Activités annexes du poste

L’agent suit avec sa hiérarchie les conventions et contrats de prestation de service gérés par le PT et le service PAT. Il participe à l’élaboration et la mise en œuvre des procédures d’organisation des missions internes.

A la demande de son manager, l’agent peut être amené à effectuer toutes autres tâches, nécessaires et compatibles avec ses fonctions, relevant du service.

Compétences attendues

Connaissances

Techniques de secrétariat

Techniques d’accueil physiques et téléphoniques

Techniques d’expression orales et écrites

Techniques de classement et archivage

Techniques de communication non violente

Connaissance de l’environnement professionnel, du Parc et ses patrimoines

Connaissance institutionnelle et politique

Connaissance des droits et obligations des agents publics (Code général de la fonction publique)

Savoir-faire

Sens de l’organisation

Rigueur

Savoir prioriser

Savoir mettre en place une réunion

Savoir diffuser des informations

Savoir exploiter des publications

Savoir respecter les procédures

Outils informatiques et bureautiques

Savoir-être

Bon état d’esprit impératif

Sens de l’accueil et du relationnel

Maîtrise de soi, politesse

Esprit d’initiative

Capacité d’analyse

Capacité d’autonomie

Respect de la confidentialité

Aptitude à travailler en équipe et en réseau

Aptitude à la rigueur

Polyvalence et organisation

Le Parc national de la Guadeloupe est un établissement public qui couvre des espaces protégés parmi les plus riches et les plus emblématiques de la Guadeloupe. Septième parc national français, premier en milieu tropical, il a été créé par décret n°89-144 du 20 février 1989, et profondément réformé par le décret n°2009-614 du 3 juin 2009, en accordant une place majeur aux élus locaux et à leurs territoires en transition.

A ce jour, le Parc national de la Guadeloupe regroupe les espaces suivants :

21 000 hectares de classés « cœurs de parc national » (zone de protection maximale) soit :

17 300 ha du massif forestier de la Basse-Terre

3 200 ha dans le Grand Cul-de-Sac marin ;

les parties terrestres des îlets Kahouanne et Tête-à-l'Anglais, Fajou, Christophe, Labiche, Carénage,

les marais Choisy et Lambis, la Pointe de la Grand Rivière à Goyaves

les parties terrestres et marines des îlets Pigeon.

Une aire maritime adjacente de 130 000 hectares.

Une aire d'adhésion réunissant les 21 communes de la Guadeloupe qui entretiennent des liens écologiques avec les cœurs du Parc.

Depuis l'arrêté préfectoral du 3 mars 2015, ces communes peuvent adhérer à la charte de territoire, devenant ainsi « communes du Parc national ». Ce partenariat leur permet de bénéficier de l’expertise, de la valorisation, de l’accompagnement technique, des financements et de l’animation du Parc national. La charte fait l'objet d'une échéance triennale à compter de sa date d'approbation ou de sa révision

Le Parc national de la Guadeloupe dispose de trois instances : le Conseil d’Administration, le Conseil économique et social, et le Conseil scientifique.

Au sein de l'établissement, il existe une grande diversité de métiers et d'origines professionnelles, à l'image de la diversité des milieux concernés par le Parc. Répartis sur 3 sites principaux dans différentes communes, les agents du PNG utilisent au quotidien l'outil informatique.

Le Parc national couvre des espaces protégés parmi les milieux les plus riches et emblématiques de la Guadeloupe. Le siège du Parc est composé d’une direction, d’un secrétariat général, d’un service de système d’information, de 2 pôles (pôle terrestre, pôle marin), de 2 services (patrimoines et appui aux territoires) et d’un département communication, accueil et pédagogie).

Le poste d’assistante administrative s’intègre, aussi bien, dans l’équipe du Pôle Terrestre (PT) que dans celui du service patrimoines (PAT) ainsi que celui de l’unité comptabilité et finances du secrétariat général. Il est affecté entre le PT et le PAT ainsi que 20 % pour l’unité comptabilité et finances.