Gestionnaire administratif et financier (H/F) du Service de Santé Etudiante (SSE) — Université des Antilles

Missions et objectifs principaux :

• Secrétariat administratif et accueil :

Assurer le secrétariat de la direction du SSE : agenda, courrier, accueil téléphonique et messagerie du service

Accueillir, informer et orienter les étudiants et les partenaires

Planifier et coordonner les rendez-vous des professionnels de santé (logiciel CALCIUM)

Rédiger et mettre en forme courriers, notes et comptes rendus

Organiser les réunions de gouvernance (conseil de service) : convocations, dossiers, comptes rendus

Classer et archiver les documents papier et numériques dans le respect de la confidentialité

Gestion budgétaire et financière :

Préparer et suivre l’exécution du budget du service (fonctionnement, CVEC, dotations par pôle)

Réaliser les demandes d’achat, bons de commande et engagements juridiques

Constater le service fait et suivre la liquidation et le paiement des factures des prestataires

Suivre la consommation des crédits par code NACRE et alerter sur les seuils de la commande publique

Suivre les recettes (subventions, partenariats) et leur recouvrement

• Conventions et partenariats :

Préparer, faire signer et suivre les conventions avec les professionnels de santé prestataires et les partenaires (URML, CPTS, associations, collectivités, CGSS…)

Assurer le suivi administratif et financier des dispositifs, dont Santé Psy Étudiant : heures réalisées, facturation, rapprochement avec les crédits alloués

Anticiper les échéances, préparer les renouvellements et avenants

• Appui ressources humaines :

Préparer les dossiers de recrutement (vacataires, contractuels, étudiants employés) en lien avec la DRH

Suivre les états de service, les heures et les congés de l’équipe

Accueillir les nouveaux arrivants et tenir à jour les documents de référence du service

a) Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires

• Règles de la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP), circuit de la dépense et de la recette
• Notions de commande publique et de droit des contrats
• Règles de confidentialité et de protection des données personnelles et de santé (RGPD)

b) Savoirs sur l’environnement professionnel

• Avoir une bonne connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’université et de ses services communs
• Connaissance de l’environnement de santé du territoire et des dispositifs d’aide aux étudiants appréciée

c) Savoir-faire opérationnel

• Savoir utiliser les outils bureautiques : maîtrise du Pack Office (Excel avancé)
• Utilisation d’un logiciel de gestion financière ; connaissance de CALCIUM appréciée
• Maîtrise de la rédaction administrative
• Appliquer des procédures et des règles ; construire et tenir des tableaux de bord
• Planifier son activité et respecter les délais

d) Savoir-faire comportemental

• Rigueur, fiabilité et sens de l’organisation
• Confidentialité et discrétion professionnelle absolues
• Polyvalence, autonomie et capacité à rendre compte
• Sens de l’accueil et du service public ; esprit d’équipe et diplomatie

Capacité d’adaptation et réactivité

• Diplôme de niveau baccalauréat minimum ; BTS/BUT en gestion, comptabilité ou assistanat apprécié

• Expérience d’au moins 2 ans en gestion administrative et financière, idéalement au sein de l’Université des Antilles, d’une université ou d’une structure de santé

Poste ouvert aux titulaires de la fonction publique et aux contractuels

Relation hiérarchique

Sous l’autorité directe de la direction du Service de Santé Étudiante.

Relations fonctionnelles

• L’équipe du SSE et les professionnels de santé prestataires des trois sites ;

• La Direction des affaires financières, l’Agence comptable et le service des marchés ;

• La Direction des ressources humaines ;

• Les Vice-présidences de pôle et la Direction générale des services ;

• Les services de la vie étudiante (SUAPS, handicap, CVEC) ;

• Les partenaires extérieurs : ARS, CGSS, URML, CPTS, CROUS, collectivités, associations.

Contraintes particulières

Déplacements réguliers sur le site de Camp Jacob et ponctuels au pôle Martinique (Schœlcher) ; pics d’activité à la rentrée universitaire et à la clôture budgétaire ; respect strict du secret professionnel lié aux données de santé

L’Université des Antilles (UA) a été transformée par la loi n°2015-737 du 25 juin 2015, à l’issue de la création de l’Université de Guyane. Elle constitue une particularité du livre VII de la troisième partie du code de l’Éducation par la création de deux pôles universitaires régionaux autonomes : la Guadeloupe et la Martinique.

L’UA est un Etablissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP) pluridisciplinaire avec secteur santé. Son siège se trouve sur le campus de Fouillole, à Pointe à Pitre, en Guadeloupe.

L’université implantée sur deux territoires comprend :

Le pôle universitaire régional de Guadeloupe : 4 UFR, 1 INSPE, 1 IUT, 1 Service de formation continue et apprentissage et 1 Service culturel ;

Le pôle universitaire régional de Martinique : 3 UFR, 1 INSPE, 1 IUT, 1 Service de formation continue ;

Des structures transversales : 1 UFR de Santé, 7 Services communs, 1 IPAG.

25 structures de recherche (Équipes d’accueil, UMR, structures fédératives, …).

Elle accueille plus de 14.000 étudiants, emploie près de 990 personnels et dispose d’un bâti universitaire d’environ 91.185 m2 et d’un budget annuel global de 100 millions d’euros.