Assistant-e administratif-ve — Communauté d'agglomération Arche Agglo

Gestion des pré-inscriptions en crèche :

Vérifie et valide les pré-inscriptions via le portail famille, ou saisit les formulaires « pré-inscriptions papiers ». Pendant la première année de déploiement du logiciel (phase de test), assure la tenue et la mise à jour des listes sous Excel

Assure la mise à jour régulière de la liste

Assure le suivi des statistiques des listes d’attente

Contribue à la préparation des admissions en crèche, en appui à la chargée comptable avant validation hiérarchique

Informe les familles de l’attribution d’une place en crèche, par téléphone et par courrier (et par courrier si aucune place attribuée)

Gestion des accueils d’urgence : Assure le suivi administratif des demandes en lien avec les interlocutrices compétentes :

Gestion des places réservées :

En qualité d’interlocutrice privilégiée du Département, assure le suivi des demandes de places réservées

Participe à la préparation de la facturation trimestrielle, en coordination avec la chargée comptable

Assure la coordination avec les directrices de crèches pour le suivi des places réservées

Rédige les bilans relatifs à la gestion des places réservées

Participe aux réunions en lien avec cette activité

Suivi des stagiaires et alternants :

En lien avec l’adjointe à l’accueil collectif :

Recense les demandes de stage et envoie les réponses aux candidats à partir de modèles de mail prédéfinis

Participe à la planification des périodes d’accueil des stagiaires, en lien avec les directrices de

crèches et les animatrices de Relai Petite Enfance

Assure les échanges avec les établissements de formation

Assure la gestion des conventions de stage et le suivi administratif des stagiaires (absences,

documents administratifs, etc.).

Assure l’interface avec la direction des RH pour les stages de longue durée et les contrats

d’apprentissage

Gestion des bons de commandes

Gestion des commandes et des dépenses de fonctionnement, hors marchés, des crèches :

Établit les bons de commande relatifs aux dépenses de fonctionnement des crèches, hors

marchés publics, dans la limite des budgets alloués et des crédits disponibles

Assure la gestion administrative des contrats de session (animation par des prestataires

extérieurs,…) et des documents réglementaires associés (attestations d’honorabilité, extraits de

casier judiciaire, etc.)

Enregistre les bons de commande dans les outils de suivi financier et veille au respect des crédits disponibles

Assure l’interface avec les médecins des crèches pour le suivi de la facturation

Gestion des commandes et suivi financier des marchés publics :

Etablit les bons de commande dans le cadre des marchés publics relatifs au fonctionnement des structures Petite Enfance (fournitures administratives, couches, entretien et réparation de l’électroménager, etc.)

Assure l’enregistrement et le suivi des bons de commande liés aux marchés publics

Assure le suivi financier des marchés publics propres à la Petite Enfance et contribue au suivi

des marchés transversaux concernant ce secteur

MISSIONS SPÉCIFIQUES :

Assure le classement informatique et l’archivage des documents liés à ses missions

Participe à la préparation des réunions et commissions et assure la rédaction des comptes rendus lorsque sa présence est requise