Assistant-e administratif-ve — Université de Strasbourg

CDD 8 mois

Démarrage à compter du 07/01/2027 jusqu'au 31/08/2027

Catégorie : B Corps : Technicien

Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement

Rémunération selon grille de la Fonction Publique

Fonction exercée: Assistant-e administratif-ve au service de développement des formations professionnelles (Alternance, ingénierie, partenariats, Alumni)

Missions

L’assistant.e administratif.ive assure la gestion administrative et le suivi des diplômes en alternance. Il/elle participe à la gestion logistique des évènements organisés par le service et contribue aux actions de partenariat destinées à développer les formations professionnelles.

Ses missions s'inscrivent dans le cadre de la stratégie de la Faculté en matière d'apprentissage et de développement des relations partenariales avec le monde socio-économique.

Activités principales

>> Gestion administrative des diplômes en alternance

Suivi administratif et outils de gestion :

• Tenir à jour les tableaux de bord (suivi des alternant·es) et la plateforme de gestion dédiée au CFAU (Studéa)

Gestion des plannings et de la logistique d'enseignement :

• Élaborer et actualiser l'emploi du temps du Master Wellness Management et soutenir sa programmation,
• Soutenir la mise en place de l’emploi du temps du master Marketing du sport 2ème année,
• Organiser les déplacements des intervenant∙es extérieur∙es (réservations des hôtels, ordres de mission, bons de commande, suivi des remboursements) et assurer ponctuellement leur accueil

Évaluation et accompagnement :

• Administrer, suivre et relancer les évaluations des enseignements réalisées par les étudiant∙es,
• Assurer la mise en oeuvre des aménagements pour les étudiants bénéficiant du dispositif « Mission Handicap »

Campagne de recrutement (Mon Master) :

• Établir les plannings et ordres de passage des entretiens de sélection,
• Préparer et transmettre les dossiers de candidature (CV) aux responsables de diplôme,
• Assurer la logistique d'accueil des candidat·es (signalétique, préparation des salles)

>> Soutien logistique à l’organisation d’événements (forum, conférences, sorties pédagogiques)

• Co-piloter l’organisation du forum de l’alternance en lien étroit avec la responsable du service,
• Contribuer à la préparation logistique et opérationnelle des manifestations, conférences ou sorties pédagogiques

portées par le service ou par les équipes pédagogiques des diplômes en alternance,

• Gérer la réservation des espaces, planifier la logistique de mise en place et déployer la signalétique,
• Assurer le suivi budgétaire et administratif des événements (demandes de devis, émission des bons de commande

et des ordres de mission, réservations des hébergements, suivi des dotations accordées).

Fiche de poste complète sur le site de l'Université de Strasbourg

a) savoir sur l’environnement professionnel :

Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur

Fonctionnement des dispositifs de formation continue et d'alternance universitaire

Environnement socio-économique (secteur sportif)

b) savoir-faire opérationnel :

Maîtriser les outils numériques du pack office

Savoir s’organiser, planifier ses activités, hiérarchiser ses tâches et respecter les délais

Savoir travailler de manière autonome

Maîtriser l’écrit (orthographe, grammaire, syntaxe)

Bonne expression orale

Témoigner d'une grande polyvalence et d’adaptabilité à un environnement en constante évolution

c) savoir-faire comportemental :

Autonomie

Sens de l’organisation : rigueur, bonne gestion des priorités et des urgences

Fiabilité : informer, rendre compte

Capacités d’adaptation et d’anticipation

Sens relationnel et capacité à travailler en équipe

Dynamisme

Prise d’initiatives

Capacité à travailler avec des interlocuteurs variés