Assistant(e) de direction - H/F - Crous de Versailles — Crous de Versailles

Auprès de la direction générale, l'assistant(e) de direction occupe des fonctions stratégiques pour faciliter le travail de la direction générale.

Activités principales :

• Accueillir, informer et orienter les visiteurs et interlocuteurs de la direction
• Planifier et organiser des rendez-vous et réunions internes et externes (mise à l'agenda, préparation des ordres du jour, convocations et dossiers, réservations des salles et repas, etc.)
• Participer à l'organisation d'évènements
• Tenir les agendas du directeur général et de son adjoint
• Recevoir, traiter et orienter des appels et messages téléphoniques
• Organiser les déplacements de la direction générale
• Gérer les demandes de réservation de salles de réunion
• Rédiger et mettre en forme des courriers et documents administratifs
• Exploiter et mettre à jour les outils de suivi du secrétariat de direction (suivi des courriers et sollicitations extérieures, répertoires et annuaires)
• Classer et archiver les dossiers de la direction générale
• Travailler, selon les nécessités de services, pour les services logement et dossier social étudiant au sein du Crous
• Intervenir, selon les besoins, en appui du service chargé de la logistique et des moyens généraux sur la gestion du courrier des services centraux du Crous

Savoir-faire :

Maitrise des logiciels de traitement de texte (styles, publipostages, étiquettes) et bonne connaissance d'Excel et PowerPoint

Maîtrise avancée des logiciels de messagerie électronique

Familiarité avec le style administratif Respect des échéances

Rigueur Maitrise de la prise de notes

Aptitudes rédactionnelles confirmées

Gérer la confidentialité des informations

Savoir être :

Sens des relations humaines

Savoir faire preuve de diplomatie

Réactivité, capacité à faire face à l'imprévu / à l'urgence Capacité d'adaptation, d'anticipation et d'organisation

Discrétion et respect de la confidentialité

Sens du service public

Connaissances professionnelles requises :

Connaissance des techniques de secrétariat et de l'environnement bureautique

Connaissance de l'environnement administratif Bonne expression écrite (orthographe et grammaire)

Une expérience auprès d'un élu local ou national, d'une direction d'établissement public ou dans une direction d'administration centrale serait un plus.

Le CROUS de l’académie de Versailles, établissement public administratif régi par le décret n° 2015-652 du 29 juillet 2016 relatif aux dispositions réglementaires des livres VIII et IX du code de l'éducation, accompagne la vie étudiante dans les

4 départements des Yvelines (78), de l’Essonne (91), des Hauts-de-Seine (92), du Val-d’Oise (95) qui composent l’académie de Versailles. Il sert plus de 3,5 millions de repas par an par l’intermédiaire d’un réseau d’une soixantaine de restaurants et de cafétérias. Il compte une capacité de logements étudiants de 10 000 lits répartis au sein de 38 structures d’hébergement.

Effectifs : 738 ETP, répartis sous différents statuts : fonctionnaires, CDI, CDD.

Domaine d’activité : Opérateur « Vie étudiante ».

Missions : Restauration, hébergement, aides financières directes (bourses sur critères sociaux) et aides spécifiques, action sociale, actions culturelles.