Assistant(e) de direction ressources humaines – référente QVCT RH F/H — Hôpital Saint-Louis

Missions générales et permanentes

Assurer le secrétariat du DRH et contribuer au fonctionnement collectif du secrétariat DRH / Direction des soins

Gérer l’agenda, les réunions, déplacements et sollicitations du DRH.

Préparer, rédiger et suivre les dossiers et documents administratifs.

Assurer le suivi des signatures, échéances et relances

Organiser la logistique des réunions et le classement des dossiers

Contribuer aux actions transversales RH (QVT, communication RH, expérience collaborateur), ainsi qu’à la gestion des commandes et moyens matériels.

Référente qualité de vie et des conditions de travail (QVCT) Assurer, sous l’autorité du DRH, la coordination administrative et opérationnelle du programme local QVCT. Préparer et tenir à jour le calendrier des actions QVCT du site. Gérer la bulle bien-être de Saint-Louis. En lien avec la direction de la communication, organiser les campagnes, événements et temps institutionnels : semaine QVCT, actions de prévention, ateliers, conférences, espaces de convivialité et initiatives en faveur du collectif de travail.

Recueillir les propositions des secteurs, instruire leur faisabilité administrative et logistique et assurer le suivi des arbitrages. Coordonner les intervenants internes et externes, les réservations, les inscriptions, les supports de communication et l’évaluation des actions. Contribuer à la valorisation des dispositifs existants : santé au travail, prévention, service social, accompagnement professionnel, crèche, œuvres sociales et soutien psychologique

Communication RH et expérience collaborateur : Préparer et diffuser, après validation, les communications RH du site sur les canaux disponibles : messagerie, intranet, affichage et supports événementiels. Garantir la cohérence, la lisibilité et l’actualisation des informations pratiques mises à disposition des professionnels, notamment sur l’intranet. Contribuer à l’accueil des nouveaux arrivants : préparation des supports, coordination des journées d’accueil, orientation vers les interlocuteurs utiles et suivi logistique.

Participer à l’organisation des cérémonies et événements RH : médailles, temps d’accueil, forums, journées thématiques et actions de reconnaissance. Mettre à jour la bibliothèque partagées de support, modèles, procédures et contacts utiles

Contribution au secrétariat commun et continuité de service

Participer à l’accueil et assurer la suppléance sur les activités essentielles du secrétariat.

Favoriser le partage d’informations, la coordination et la continuité de service.

Contribuer à l’amélioration des circuits administratifs et à leur dématérialisation.

Missions ponctuelles ou spécifiques

Assurer la suppléance administrative sur des dossiers sensibles, dans le respect du périmètre défini.

Assurer le secrétariat administratif de la formation spécialisée locale en l’absence du chargé des relations sociales.

Contribuer à toute mission nécessaire à la continuité du service et compatible avec le grade.

COMPETENCES REQUISES :

SAVOIR FAIRE REQUIS

• Identifier les informations communicables à autrui en respectant la réglementation et le secret professionnel : sens de la confidentialité et rigueur professionnelle
• Rechercher, organiser et classer des données, des informations, des documents : méthode, sens de l'organisation et des priorités
• Travailler en équipe : esprit d'équipe et polyvalence indispensable
• Maîtriser les outils bureautiques
• Facilités d'écriture (grammaire, orthographe)
• Prise de note rapide

Qualités requises

Savoirs et connaissances associées

• Connaissance de l'environnement hospitalier, de l'organisation de l'AP-HP et des principaux processus RH
• Règles de confidentialité, de discrétion professionnelle, de protection des données et de communication des documents
• Techniques de secrétariat de direction, de gestion de projet et d'organisation d'événements
• Outils bureautiques et collaboratifs : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams et outils institutionnels

Savoir-faire requis

• Organiser et hiérarchiser des sollicitations multiples
• Gérer un agenda complexe et anticiper les échéances
• Rédiger et mettre en forme des documents fiables, clairs et adaptés aux destinataires
• Construire et tenir des tableaux de bord simples
• Coordonner plusieurs acteurs et conduire un projet administratif jusqu'à son terme
• Identifier les informations communicables et préserver la confidentialité des dossiers
• Travailler en équipe, assurer une suppléance et partager les connaissances
• Utiliser avec aisance les outils numériques et proposer des améliorations de processus

Qualités requises

• Loyauté et discrétion professionnelle
• Rigueur, fiabilité et sens de l'organisation
• Autonomie et capacité d'initiative dans le cadre fixé
• Qualités relationnelles, diplomatie et sens du service
• Capacité d'écoute et de prise de recul
• Réactivité et capacité à gérer les imprévus
• Goût du travail en équipe et de la coopération
• Aisance rédactionnelle et qualité de l'expression orale