Assistant(e) du cabinet de direction — Direction Départementale des Territoires du Tarn-et-Garonne (DDT 82)

En tant qu'assistant(e) du cabinet de direction, vous serez chargé(e) des missions suivantes :

• Assister le cabinet de direction dans les tâches liées à la gestion des ressources humaines du quotidien des 116 agents de la DDT (contrats, décisions télétravail, primes, CET, préparation et accueil des nouveaux arrivants, procès verbaux d'installation),
• Participer à la communication interne (organigramme, annuaire, plans des bureaux, trombinoscope, envoi des revues de presse et communiqués du préfet),
• Etre l'administrateur de l'Intranet de la DDT,
• Gérer la boite mail d'accueil de la DDT et la boite mail du cabinet de direction,
• Assister les assistantes des services dans la gestion des tâches simples (envoi courriers, saisie des états de frais),
• Assurer un premier niveau de suivi et d'orientation des visiteurs et entreprises venant à la DDT (cahier de présence),
• Etre le référent archive de la DDT : assurer un appui aux services, être l'interface avec les archives départementales
• Gérer les ordres de mission et frais de déplacement de la direction et du cabinet de direction

En tant que binôme de l'assistante de direction, vous serez amené(e), pendant ses absences, au traitement des sujets récurrents qu'elle assure pour l'équipe de direction :

• Organisation et gestion des agendas, secrétariat,
• Assurer un premier niveau de prise en charge des informations (appels, dossiers) et d'orientation en vue de leur traitement,
• Définir et mettre en oeuvre la logistique générale des réunions, missions et déplacements
• Composer les dossiers en préparation des réunions,
• Rédiger et mettre en forme les courriers,
• Réception, tri, enregistrement et diffusion du courrier dans les services,
• Assurer l'accueil téléphonique de la direction et la réception des rendez-vous,
• Assurer la gestion de la boîte mail fonctionnelle de la direction

Management et positionnement :

• aucun encadrement
• sous l'autorité directe du chef du Cabinet de Direction

Relations internes et externes :

• Interne : tous les agents de la DDT et des organismes hébergés
• Externe : Préfecture, autres services de l'Etat dans le département, organisations professionnelles agricoles, Conseil Départemental, élus, usagers, particuliers..

Compétences techniques :

• informatique : maitrise des outils bureautiques courants Writer et Calc (Libre Office) et d'outils de gestion de site internet
• Connaissance du service et des responsabilités de chacun
• Connaissance de l'environnement du service et des principaux interlocuteurs
• Connaissance des règlements intérieurs du service
• Suivi des différents délais, anticiper et alerter

Savoirs faire :

• Utiliser la charte bureautique
• Faire preuve de disponibilité
• Faire preuve d'une grande discrétion professionnelle
• Rédiger et mettre en forme des courriers simples
• Savoir hiérarchiser l'importance des informations
• Accueillir, écouter et communiquer avec amabilité, courtoisie et diplomatie
• Qualité de l'expression rédactionnelle
• Savoir présenter et composer des dossiers
• Savoir publier des articles sur intranet

Savoirs être :

• Être capable de s'adapter aux situations et aux interlocuteurs
• Être réactif
• Faire preuve de dynamisme
• Avoir un bon sens des relations humaines
• Être rigoureux(se)
• Faire preuve d'organisation
• Savoir apprécier les priorités et les alertes

Être titulaire du permis B

Le cadre d'action : une DDT engagée pour d'un aménagement durable du territoire

Placée sous l'autorité du préfet, la Direction départementale des territoires (DDT) du Tarn-et-Garonne oeuvre pour un développement équilibré et durable du territoire.

Elle met en oeuvre les politiques publiques de l'État dans des domaines clés : urbanisme, logement, mobilités, agriculture, prévention des risques, gestion de l'eau et des milieux naturels. Elle accompagne les acteurs locaux, publics ou privés, dans leurs projets, en veillant au respect des réglementations et à la bonne conduite des procédures administratives.

Vous intégrerez le cabinet qui est chargé de la coordination et de la gestion des sollicitations externes et de l'organisation du fonctionnement interne de la DDT. Il est composé d'une cheffe de cabinet, d'une adjointe conseillère gestion et management et assistante de prévention, du secrétariat de direction et du chargé de mission sécurité défense. Le cabinet conseille la direction pour le pilotage, le management et l'impulsion de démarches de modernisation ainsi que sur les évolutions des politiques publiques.

Il anime la communauté de travail. Il prend en charge des dossiers spécifiques et assure la fonction de Responsable Sécurité Défense.