Assistant(e) du cabinet du Maire — Mairie d'Osny

Affectation : Secrétariat général

Autorité hiérarchique : Directrice générale des services

Autorité fonctionnelle : Directrice de cabinet du maire

Cadre d’emplois : Adjoint administratif

L’assistante du cabinet du maire assure les missions de secrétariat, d’accueil, d’organisation et de suivi administratif nécessaires au fonctionnement du cabinet et à l’exercice des fonctions du maire. Placée sous l’autorité hiérarchique de la DGS et sous l’autorité fonctionnelle de la directrice de cabinet, elle organise son activité quotidienne selon les priorités fixées par cette dernière, à laquelle elle rend compte. Elle respecte les circuits de validation et la confidentialité des informations.

Elle travaille en binôme avec l’agent en charge des assemblées et des actes administratifs, secrétaire de la direction générale : courriers et mails entrants, suivi des actes administratifs de la collectivité, télétransmission des actes, suivi des assemblées et courriers de la direction générale.

MISSIONS PRINCIPALES

A. Gestion de l’agenda du maire

• Tenir et mettre à jour l’agenda du maire
• Réceptionner et enregistrer les demandes de rendez-vous ; recueillir leur objet précis et les coordonnées des demandeurs
• Soumettre à la directrice de cabinet les demandes nécessitant une décision sur leur opportunité, priorité ou orientation
• Programmer les rendez-vous conformément aux arbitrages du maire et de la directrice de cabinet
• Organiser les réunions, déplacements, confirmations, modifications et annulations ; signaler les conflits d’agenda
• Veiller à la disponibilité des documents nécessaires

B. Accueil et sollicitations

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs du maire et du cabinet
• Identifier l’objet des demandes et apporter les renseignements administratifs relevant de son périmètre
• Orienter les sollicitations selon les procédures définies par la directrice de cabinet
• Signaler sans délai les demandes urgentes ou sensibles et assurer la transmission des messages

C. Courriers et correspondances du cabinet

• Réceptionner, enregistrer et classer les courriers et courriels adressés au maire et au cabinet
• Soumettre les correspondances à la directrice de cabinet
• Préparer et mettre en forme les courriers, invitations et réponses ; procéder aux envois après validation
• Tenir les tableaux de suivi, assurer les relances administratives demandées et l’archivage réglementaire

D. Préparation administrative des réunions

• Constituer les dossiers matériels des rendez-vous du maire et de la directrice de cabinet
• Rassembler les pièces transmises et vérifier la présence des éléments demandés
• Préparer convocations, ordres du jour et listes de participants
• Tenir à jour les échéanciers et tableaux de suivi administratif

E. Invitations et représentations

• Centraliser les invitations, les enregistrer et les soumettre à l’arbitrage de la directrice de cabinet
• Préparer confirmations, refus et réponses selon les décisions prises
• Organiser la logistique des déplacements et transmettre les informations pratiques aux élus désignés

F. Fonctionnement administratif du cabinet

• Assurer le secrétariat quotidien du cabinet et de la directrice de cabinet
• Organiser les réunions, tenir à jour les contacts et listes de diffusion
• Participer à la préparation matérielle des cérémonies, commémorations, inaugurations et manifestations
• Assurer le classement et la continuité administrative du cabinet

MISSION COMPLÉMENTAIRE — SECRETARIAT GÉNÉRAL

En l’absence de l’assistante de la direction générale des services en charge des assemblées et des actes administratifs, l’assistante du cabinet du maire assure la continuité du traitement du courrier général entrant :

• Réceptionner et trier le courrier entrant
• Enregistrer les correspondances dans l’outil de gestion du courrier de la collectivité
• Identifier les services destinataires et répartir le courrier selon les circuits établis
• Signaler les courriers urgents aux interlocuteurs habilités
• Suit les actes administratifs de la collectivité en l’absence du binôme
• Respecter les règles de confidentialité, d’habilitation et de traçabilité

ORGANISATION ET RELATIONS DE TRAVAIL

La directrice de cabinet définit les priorités opérationnelles et supervise les missions quotidiennes. L’assistante lui rend compte des demandes reçues, des tâches réalisées et des difficultés rencontrées. Les demandes administratives directement confiées par le maire sont portées à la connaissance de la directrice de cabinet afin de garantir la cohérence de l’organisation. Les échanges avec les services municipaux interviennent sur instruction de la directrice de cabinet.

COMPÉTENCES ET CONNAISSANCES

• Techniques de secrétariat, gestion d’agendas complexes et maîtrise des outils bureautiques
• Excellente expression écrite et orale, organisation, suivi administratif et classement
• Connaissance du fonctionnement communal, du rôle des élus et des circuits administratifs
• Respect des règles de confidentialité, de protection des données et de protocole
• Capacité à repérer une urgence, à alerter et à rendre compte avec précision

QUALITÉS PROFESSIONNELLES

Discrétion, rigueur, fiabilité, réactivité, sens de l’accueil, diplomatie, discernement, adaptabilité, autonomie dans les missions confiées, esprit d’équipe et sens du service public.

CONDITIONS PARTICULIÈRES D’EXERCICE

Les fonctions peuvent nécessiter une présence ponctuelle en dehors des horaires habituels de travail, notamment à l’occasion de cérémonies, de commémorations ou de manifestations officielles organisées par la Ville, dans le respect de la réglementation relative au temps de travail.

Gère ses absences en lien avec la secrétaire de la direction générale en charge des assemblées.

INFORMATIONS PRATIQUES

Rémunération

37h30 compensées par 14,5 jours de JRTT – Statutaire – Régime indemnitaire – Prime annuelle – Amicale du personnel – Carte titres restaurant

Date de recrutement souhaitée : dès que possible