Assistant ou Assistante de Direction — Smeat

Le SMEAT est un syndicat constitué par 5 intercommunalités (Toulouse Métropole, Muretain Agglo, Sicoval, Grand Ouest Toulousain et Coteaux Bellevue), qui regroupe 114 communes et dépasse le million d’habitants. Il pilote le schéma de cohérence territoriale (SCoT), outil stratégique de planification de l’aménagement du territoire à 20 ans.

Au titre de la mise en œuvre du SCOT, il assure une mission d’information, de réflexion, de concertation en vue de tendre vers une harmonisation des politiques publiques dans les domaines du développement économique, incluant le développement commercial, des grands équipements et des services, de l’habitat, de l’environnement, des transports et des déplacements.

Au sein d’une équipe de 3 agents, sous la responsabilité du Directeur du syndicat, vous procédez à l’ensemble de l’exécution budgétaire et comptable des finances du syndicat, vous êtes garant de la fiabilité et de la sécurité des procédures budgétaires, d'exécution et de contrôle, et intervenez par ailleurs dans l’exécution des autres missions du syndicat : aide à la gestion des instances de pilotage et de gouvernance (36 élus), aide à la préparation des commissions Prospective & Synergie Economique et Stratégie Territoriale & Planification, activités administratives multiples, relation avec les assistants des élus, etc.

Activités principales :

Réaliser l’exécution budgétaire et comptable :

• Réaliser le traitement comptable des dépenses courantes de la collectivité : gérer les commandes des services (les devis et les fiches commandes), tenir une comptabilité d’engagements des dépenses, vérifier la conformité des factures et le service fait avec les services, contrôler le montant disponible budgétaire, réaliser l’émission des mandats, titres et bordereaux, gestion des rejets, anomalies, et corrections des imputations comptables, suivi avec les fournisseurs, création des fiches d'immobilisations, déclarations de FCTVA et déclarations de TVA, réaliser les annexes budgétaires, etc
• Réaliser les amortissements et les immobilisations,
• Suivre la trésorerie,
• Suivre les tableaux de bord d’exécutions des dépenses et recettes, les contrats, les conventions,
• Assurer la gestion des relations avec les fournisseurs, les Services de la DGFIP et SGCTM

Administration des ressources humaines : mise en œuvre des décisions et évolutions statutaires, gestion des dossiers personnels des agents.

Elaboration de la paye et des cotisations.

Organisation et suivi des assemblées : aide à la préparation du Comité Syndical et du Bureau (convocation, phoning, enregistrement et publication des délibérations, réservation des salles).

Suivi des actes administratifs : délibérations, arrêtés, décisions.

Assurer les tâches de secrétariat : accueil physique et téléphonique, enregistrement du courrier départ et arrivée, remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, mise en forme Word…).

Gestion de la régie d’avances (sous la responsabilité du receveur des finances).

Activités secondaires :

Collaboration à l’élaboration budgétaire avec le directeur du syndicat.

Gestion des commandes publiques liées à l’administratif (demande de devis, aide au choix, élaboration des bons de commande, suivi des contrats...).

Suivi de l’inventaire des biens du syndicat.

Gestion de l’agenda et des priorités.

Entretien des relations avec les assistants des élus.

Recherche d’information via la lecture de documents et/ou de bases de données, restitution.

Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes et/ou de dossiers.

Assistance sur les dossiers retraite.

Participation au suivi du Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels (suivi annuel, évaluation, mise à jour du plan d’actions).

Missions spécifiques de Délégué à la protection des données / assistant de prévention sous réserve d’une formation.

Vous disposez de connaissances solides du statut de la fonction publique territoriale, de la gestion budgétaire des finances publiques, des carrières et de la paie publique.

Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Excel, et êtes à l’aise avec les logiciels métiers de gestion RH, de paye, de facturation.

Compétences techniques

• Connaissance générale du fonctionnement des collectivités territoriales
• Maitrise des règles de comptabilité publique
• Connaissance de la M57
• Connaissance des techniques d'analyse budgétaire et prospective financière
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Faire preuve de polyvalence
• Maitrise des outils bureautique (office 365) et des logiciels Berger Levraut
• Formation supérieure a minima bac+2 en comptabilité, finance, ou gestion publique

Savoir être

• Rigueur, Autonomie, discrétion, professionnalisme, devoir de réserve et de confidentialité
• Sens du travail en équipe
• Rendre compte de son activité et alerter si nécessaire

Une expérience sur des fonctions similaires en collectivité territoriale est souhaitée.