Chargé de communication évènementiel Vie étudiante (F/H) - BVE — Université Marie et Louis Pasteur

Votre mission globale est de mettre en œuvre la conduite de projets de dossiers relatifs au BVE et à la vie étudiante au sein de l’UMLP en lien avec les différents services et composantes de l’UMLP, par l’organisation d’évènements et la centralisation de la communication globale des évènements de Vie Étudiante à l’UMLP.

Vous aurez également en charge un évènement d’ampleur : Bienvenue aux Etudiants (BAE).

Mission 1 : Organisation et conduite de projets

Pour chaque projet en responsabilité :

Piloter et suivre la mise en œuvre des plans d’actions.

Analyser les besoins de communication.

Proposer des outils et plans d’action adaptés aux problématiques et publics.

Définir et mettre en œuvre le plan de communication.

Déterminer les moyens humains, techniques et financiers nécessaires.

Recueillir, analyser et traiter les informations pour les supports.

Participer à la rédaction des supports de communication.

Assurer le suivi, le reporting et les actions correctives.

Mission 2 : Évènementiel Vie Étudiante

Pour chaque évènement en responsabilité :

Définir cahier des charges, cibles et objectifs.

Organiser et animer les réunions de pilotage et de suivi.

Établir et négocier le budget.

Concevoir les modalités de l’événement selon objectifs et budget.

Proposer des idées créatives, animations et outils.

Établir et respecter un rétroplanning.

Assurer un suivi et reporting rigoureux.

Mission 3 : Cheffe de projet du Festival Bienvenue aux Étudiants (BAE)

Coordonner l’événement BAE.

Construire et animer un groupe de travail communication BAE.

Recueillir les besoins de communication des partenaires.

Centraliser les épreuves de communication et vérifier la cohérence avec la charte graphique.

Réaliser les supports communs (affiche, flyers, banderoles, t-shirts, écocup, visuel web).

Gérer l’impression, la diffusion et la distribution des supports.

Représenter le responsable de service lors des rendez-vous de préparation des actions partenariales liées à BAE.

Mission 4 : Relai communication des pôles du BVE

Rechercher, recueillir et diffuser l’information dans les réseaux de l’UMLP.

Appuyer l’élaboration de supports de communication (affiches, dépliants, site web).

Représenter le service dans les événements étudiants et partenaires, et en rendre compte en réunion de service.

Mettre à jour un document recensant les actions des pôles.

Mission 5 : Relai communication BVE

Rechercher, recueillir et diffuser l’information dans les réseaux de l’UMLP.

Gérer les réseaux sociaux du service.

Tenir des stands lors de salons, forums...

Mission 6 : Encadrement d’un alternant en communication et/ou stagiaire

Assurer l’encadrement de l’alternant et/ou stagiaire.

Travailler en binôme et assurer une formation en communication/événementiel.

Faire le lien avec la composante concernant l’alternance et/ou le stage.

Être présent aux temps de restitution de mémoire et/ou rapport de stage.

Compétences opérationnelles :

Formation Bac+3/5 dans la conduite de projets / évènementiel / communication

Expertise dans les langages de la communication, techniques de communication et des plans média

Expertise dans les différents domaines de la communication institutionnelle,

Maîtrise du mode projet

Connaissance de l'environnement institutionnel et des partenaires locaux

Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels de bureautique standards (word, excel), connaissance des outils de PAO appréciée

Production de contenus (rédactionnels, interview, vidéo, …) pour l’animation des supports site internet et intranet.

Connaissance de la chaîne graphique et des outils numériques et du multimédia

Connaissance des acteurs de la communication

Compétences comportementales :

Expérience souhaitée dans le domaine

Qualités relationnelles, sens du travail en équipe, transversal et partenarial

Faire preuve d’adaptabilité, d’autonomie et d’initiative, de patience et de maîtrise de soi

Rigueur et organisation

Créativité

Force de propositions

Disponibilité

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L’Université Marie et Louis Pasteur incarne une nouvelle ère pour l’enseignement supérieur et la recherche en Bourgogne-Franche-Comté.

Avec plus de 27 000 apprenants et 2 500 personnels administratifs et enseignants-chercheurs, elle s’appuie sur une administration innovante et des synergies renforcées pour relever les défis académiques, scientifiques et sociétaux d’aujourd’hui et de demain.

Ce que l’université vous propose :

• Organisation flexible avec plusieurs formules horaires et la possibilité de travailler sur 4,5 jours
• Droit aux congés annuels de 25 jours, auxquels s’ajoutent des jours supplémentaires au titre de l’ARTT (aménagement et réduction du temps de travail), au prorata du volume horaire et de la durée du contrat
• Possibilité de développement professionnel en interne et externe (concours, mobilité, formation continue…)
• Accès à des prestations d’action sociale (aide aux loisirs culturels et sportifs pour les personnels et leurs enfants, restauration…) et d’offres variées du service sciences, arts et culture (animations, expositions, conférences…)

A l’UMLP, accueillir des personnes en situation de handicap fait partie de notre ADN. Notre objectif est d’ouvrir nos portes à toutes les compétences et toutes les personnalités. L’université s’inscrit dans une politique d’inclusion et de non-discrimination.

Le Service Commun de Documentation, animé par plus de 100 agents, regroupe 10 bibliothèques universitaires, 3 pôles et 4 missions transversales. Implanté sur les 5 sites de l’établissement, il est labellisé Marianne depuis 2020 et engagé dans la démarche Services Publics +.

Le SCD conduit une politique documentaire et de services en appui de la stratégie de l’établissement et de ses labels : aide à la réussite, excellence de la recherche, promotion de la science ouverte, actions inclusives et solidaires, accès à la culture. Il offre un Learning Centre équipé d’un Openlab et d’une salle d’immersion en réalité virtuelle. Il est également acteur du projet « Grande bibliothèque » qui réunira en 2028, la BU SLHS, la Médiathèque Pierre Bayle et la bibliothèque d’étude et de conservation.

Pour plus de renseignements sur le Service Commun de Documentation, nous vous invitons à consulter le site : https://bu.univ-fcomte.fr/