Chargé de l'accueil et des admissions H/F H/F — EHPAD Lasserre

Sous la responsabilité du directeur d’établissement, l’agent d’accueil est chargé de :

1- Accueillir et assurer la gestion administrative des usagers de la MVR et du CRT :

• Recevoir les demandes d’informations des visiteurs
• Présenter et communiquer positivement sur la structure
• Organiser l’admission en lien avec les autres services en s’assurant de la qualité de l’accueil réservé au futur usager
• Gérer la liste d’attente : préparation des courriers, relance des familles ayant déposé un dossier
• Suivre les mouvements des personnes accueillies
• Rédiger et traiter le courrier relatif aux admissions, sorties, modifications de séjours et autres gestions propre aux résidents
• Contrôler et actualiser annuellement les dossiers d’admissions en lien avec le responsable financier
• Suivre les réclamations des familles
• Apporter conseils et aides aux personnes accueillies et aux proches

2- Garantir le suivi de l’activité :

• S’assurer du traitement rapide des demandes d’admission
• Alerter la direction lors de délais trop importants pour la réfection des chambres
• Remplir le tableau du taux d’occupation des chambres mensuellement

3- Réaliser la facturation des usagers :

• Réaliser la facturation des séjours des résidents et procéder à l’archivage des factures
• Répondre aux sollicitations en lien avec la trésorerie
• Etablir, mettre en œuvre et analyser avec le responsable Finances des tableaux de bord pour maîtriser les recettes
• Identifier les dossiers administratifs à risque et en informer le responsable des Finances et la Direction

4- Assurer la récupération des frais de séjour et contributions des personnes accueillies et des autres recettes :

• Anticiper les risques d’admissions en non valeur
• Travailler avec le responsable des Finances sur les risques d’impayés
• Analyser mensuellement le tableau de la trésorerie sur les restes à recouvrer
• Suivre les procédures en cas d’impayés afin de recouvrer les sommes dans les meilleurs délais
• Remplir le tableau de suivi des actions entreprises pour le recouvrement des impayés

5- Assurer l’accueil de la MVR et du CRT :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique
• Accueillir le public sur place ou par téléphone
• Renseigner le public sur place ou par téléphone
• Gérer le courrier, diffuser l’information et la documentation

6- Participer au Conseil de la Vie Sociale et contribuer à la bonne relation avec les usagers :

• Réaliser le compte rendu des CVS
• Diffuser les documents de la loi 2002-2 (livret d’accueil, charte des droits et libertés, règlement de fonctionnement, contrat de séjour, projet d’établissement)
• Garantir le respect des obligations de la loi 2002-2

SAVOIR FAIRE :

• Analyser des données, des tableaux de bord et justifier des résultats relatifs aux activités de son domaine
• Argumenter, influencer et convaincre un ou plusieurs interlocuteurs (interne et/ou externe), dans son domaine de compétence
• Conseiller les parties prenantes dans son domaine de compétence
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence

SAVOIR ÊTRE :

• Faire preuve de capacités relationnelles et de communication
• Faire preuve de responsabilité
• Savoir écouter
• Savoir communiquer à l'écrit et à l'oral
• Savoir planifier et organiser sa charge de travail
• Savoir travailler en équipe
• Être force de proposition
• Savoir prioriser ses activités
• Savoir s'adapter
• Savoir prendre en compte les enjeux collectifs
• Savoir détecter les risques psycho-sociaux

L’Ehpad Lasserre comprend 131 chambres individuelles réparties sur 3 niveaux d’hébergement de 44 lits autour de 2 lieux de vie.

Au 3ème étage, l’unité Henri Matisse est organisée en Unité de Vie Protégée (UVP) sur une aile de 14 chambres accueillant en priorité les malades d’Alzheimer ou apparentés, les 29 autres chambres de l’étage étant organisées en unité conventionnelle.

Le 4ème étage comprend un Pôle d’Activités et de Soins Adaptés (PASA), organisé autour d’un appartement thérapeutique, situé en terrasse au 4ème étage.

A la rentrée 2025, cet établissement sera pilote du Centre de Ressources Territoriales (CRT) à l'échelle de trois villes du sud des Hauts-de-Seine : Issy-les-Moulineaux, Meudon et Clamart.

Aussi, il est également engagé dans la construction d'une Maison de Vie et de Répit (MVR) rue Paul Bert à Issy-les-Moulineaux dont il va assurer l'ouverture et la gestion d'ici à la rentrée 2026.