Secrétaire assistant(e) H/F — Agence de l'Eau Seine Normandie

Définition des fonctions :

1. Appui à l’organisation des instances de gouvernance

Sous l’autorité de la chargée de mission Instances :

• Planifier et coordonner les échéances des réunions des instances telles que le comité de bassin, le conseil d'administration et leurs commissions (commission des aides, commission des finances)
• Rédiger des projets de courriers, comptes rendus de réunions, ordre du jour, rétroplanning, trame des éléments de langage, supports de présentation, et assurer le lien simple avec le président
• Accueillir les nouveaux membres des instances : mise à jour des outils, envoi des documents d’accueil, charte de déontologie
• Constituer des fichiers interlocuteurs (membres des instances, parlementaires) et appui lors des désignations et renouvellement des instances
• Gérer la relation avec les prestataires titulaires des marchés pour la transcription écrite des comptes-rendus des réunions, traiteur et pour la location des salles, assurer les consultations pour les commandes de moins de 10 000€ et le suivi des paiements

En binôme avec la deuxième assistante intervenant sur les instances :

• Préparer et envoyer les convocations, gérer les quorums et les pouvoirs,
• Coordonner la préparation des dossiers de séances (notes, délibérations) ainsi que les autres documents nécessaires (supports de présentations)
• Assurer une première lecture des notes et procès-verbaux
• Assurer la logistique des réunions (réservation de salles, équipements, accueil des participants)
• Veiller à la transmission des documents aux autorités compétentes (préfecture, ministères, publication des actes sur site internet)
• Veiller à la mise à jour des fichiers des membres et à leur suivi
• Gérer les ordres de missions, les frais de déplacement des membres des instances et assurer le suivi du paiement avec les autres services de l’agence de l’eau
• Participer à l'archivage des actes administratifs et à la gestion documentaire

Le(la) secrétaire assistant(e) pourra être mobilisé(e) par ailleurs sur l’appui administratif au service et à la direction, notamment sur la gestion documentaire.

2. Appui à l’attribution des aides

• Appui à l’élaboration des dossiers de commission des aides : mise en forme des volumes, préparation de l’ordre du jour et des documents nécessaires à la commission (supports de présentation)
• Assurer la logistique des réunions (réservation de salles, équipements, accueil des participants)
• Appui à la validation des aides : intégration des corrections à la suite du contrôle de supervision
• Participation à l’élaboration des délibérations nécessaires

Dans le cadre de cette mission, le(la) secrétaire assistant(e) sera mobilisé(e) pour renforcer l’équipe sur le projet de changement d’applicatif métier, notamment pour l’orientation des utilisateu

Conditions de recrutement

Non titulaires :

Conformément au décret 2007-832 portant statut des agences de l’eau, les candidats devront justifier soit d’un titre ou diplôme de premier cycle de l’enseignement supérieur soit d’un titre ou diplôme certifié de niveau 5.

Expérience souhaitée dans un poste similaire, de préférence au sein d'une collectivité territoriale ou d'une agence publique.

Non titulaires internes :

Les candidats en CDI à l’agence doivent pour postuler, remplir les conditions de l’article 8-D-2 du décret 2007- 832, cité plus haut.

Fonctionnaires:

Les candidats, de catégorie B, seront de manière privilégiée issus de la filière administrative.

Groupe 2 RIFSEEP

Les fonctionnaires d’État seront placés en position d’affectation via notre ministère de tutelle.

Les fonctionnaires territoriaux ou hospitaliers seront recrutés par détachement sur corps État équivalent, via notre tutelle.