Chargé de mission / Assistant de Direction (h/f) — Mairie de Nice

• Vous assurerez la réalisation des missions de chargée de missions en suivant et coordonnant les dossiers sensibles ou prioritaires, en optimisant la circulation de l’information en interne et en externe, en développant les actions visant à structurer la Direction et favoriser l’échange d’expériences, en préparant et rédigeant le compte rendu d’activité de la cuisine centrale, et en prenant en charge l’élaboration de la communication de la direction vis-à-vis des usagers, des élus et du cabinet
• Vous organiserez et suivrez les réunions avec les élus, co-organiserez les réunions inter-direction pour créer du lien, rédigerez et diffuserez les comptes rendus des réunions inter et intra service, analyserez et synthétiserez les dossiers et documents, gérerez les tableaux de bord afférents aux missions, assurerez la relation et le suivi des dossiers de la direction avec les élus, et serez chargé de la communication auprès des parents ainsi que des réponses aux familles, tout en gérant le site cantines et en réalisant les comptes rendus de réunion
• Vous exercerez les tâches d’assistante de direction en tenant l’agenda du Directeur de la Restauration, en filtrant les appels, prenant les messages et orientant les interlocuteurs, en établissant et contrôlant les dossiers et parapheurs nécessaires au service, en effectuant la reprographie et le classement des documents, en gérant les commissions de menus (présentation et compte rendu), et en suivant la satisfaction mensuelle des prestations (Excel TDC avec Fusion)
• Vous participerez à la réalisation de projets transversaux en montant et coordonnant les projets, en définissant les objectifs, la stratégie, les moyens et le calendrier, en animant l’équipe autour du projet et en optimisant la circulation de l’information entre les différentes directions, en suivant le dossier du compostage dans les offices, en contribuant au Conseil Scientifique de la Nutrition, et en assurant le suivi et la prospection des évolutions de la restauration collective
• Vous assurerez également des tâches RH pendant les congés du correspondant RH, incluant l’aide sur la gestion du tableau de planning, le suivi des congés de l’encadrement, la transmission de documents à la DRH (astreintes via logiciel Jaguar, heures supplémentaires), la saisie des droits aux tickets restaurants, et les autorisations d’accès à la cuisine centrale

Missions ponctuelles : vérification via l’informatique des patrouilles de l’agent SSIAP et modification des droits d’accès (y compris horaires) des badges du personnel de la cuisine centrale

Ce poste est fait pour vous si :

• Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau BAC à BAC+2 en gestion administrative, communication et/ou assistance managériale
• Vous maîtrisez l’orthographe, la syntaxe et possédez des qualités rédactionnelles et de synthèse
• Vous connaissez les procédures administratives, l’organisation fonctionnelle de la mairie et suivez les évolutions réglementaires
• Vous maîtrisez l’outil informatique et les logiciels bureautiques ou métiers
• Vous êtes organisé(e), méthodique, rigoureux(se) et savez mettre en place des procédures et modes de classement efficients
• Vous savez anticiper et analyser les suites probables des dossiers sensibles
• Vous possédez un bon sens relationnel, faites preuve de diplomatie, savez travailler en équipe et respectez la confidentialité des informations

Et c’est un vrai plus si : Vous justifiez d’une expérience significative dans un poste administratif, idéalement en collectivité territoriale, dans le suivi de dossiers et la gestion de projets.

Ce poste est ouvert à un agent de catégorie B ou C de la filière Administrative.