Chargé(e) d’Accueil et des Titres d’identités — Mairie d'Altkirch

MISSIONS PRINCIPALES :

-Accueil :

Sous la tutelle de son supérieur hiérarchique, l’agent aura à charge les missions suivantes :

Réceptionne des appels ; mise en relation et suivi des appels

Trouve les informations nécessaires dans les documents mis à disposition

Accompagne l’usager dans certaines démarches et orientation, si nécessaire vers le service compétent, parfois vers d’autres administrations

Analyse la demande et apporte la réponse par le canal de contact le mieux adapté (téléphone, accueil physique, courriers et courriels)

Applique la règlementation dans son domaine

L’affranchissement du courrier, mise sous plis d’envois multiples.

La tenue de l’affichage de l’espace accueil et la présentation des espaces dédiés.

La remise des sacs de tri.

La gestion de la voiture de service.

L’inscription sur les listes électorales.

Renseigne l’outil de suivi de la relation usager

Délivrance d’actes d’État-Civil (naissance, mariage, décès)

-Titres d’identité :

L’agent aura diverses tâches de secrétariat liées au fonctionnement du service :

Traite les dossiers administratifs simples et prendre en charge la pré-instruction de demandes complexes avant leur transmission vers le service compétent

Procéder à la remise de nouveaux titres d’identités aux usagers

Participe à la mise à jour de la documentation collective

Classer les demandes en cours ainsi que les titres disponibles

RELATIONS FONCTIONNELLES :

Contacts directs et permanents avec le public, les élus et les partenaires de la Collectivité.

Relations fréquentes avec les services municipaux.

Représentation de la Collectivité dans ses missions d’accueil.

SAVOIR FAIRE :

-Accueil physique et téléphonique :

Accueillir le public avec amabilité

Prendre des messages

S’exprimer clairement et reformuler les demandes

Favoriser l’expression de la demande

Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques

Appliquer les règles de communication et de protocole

Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous

Mettre en relation des correspondants

Gérer les situations de stress et réguler les tensions

Réagir avec pertinence aux situations d’urgence

Conserver neutralité et objectivité face aux situations

S’adapter aux publics de cultures différentes

Adapter son intervention aux différents publics

Réguler l’entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès

Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité

-Renseignement et orientation du public :

Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence

Présenter des documents d’information et de communication

Gérer un planning de réservation

Orienter vers les personnes et services compétents

Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité

Aider à rédiger des documents administratifs

-Savoirs socioprofessionnels :

Techniques d’accueil, règles de la communication

Organisation et activités des services

Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d’internet

Caractéristiques des publics

Notions en langues étrangères

Techniques de médiation et de négociation

Techniques de secrétariat

Techniques de recherche d’information

Connaissance de base en état civil.

Savoirs généraux :

Organisation et organigramme de la collectivité

Organismes extérieurs en relation avec la collectivité

Procédures de transmission des demandes

Droits et obligations des usagers

SAVOIR ETRE :

Souriant(e)

Courtoisie.

Serviabilité.

Disponibilité.

Rigueur.

Discrétion.

Capacité Relationnelle.

Bonne présentation.

CONDITIONS D’EXERCICE :

Travail en bureaux et guichet d’accueil avec horaires réguliers et amplitudes variables en fonction des heures d’ouverture du service.

Contact direct avec le public.